Butler University
Neugestaltung von Arbeitsabläufen, um Benutzern besser dienen zu können
„Unser Altsystem, das für die Prozesse von vor 20 Jahren entwickelt worden war, basierte auf den Papierprozessen von vor 30 Jahren, die vor 20 Jahren automatisiert wurden. Der Umstieg auf ein neues System, das für Arbeitsabläufe mit elektronischen Ressourcen und die gemeinsame Verwendung von Informationen konzipiert wurde, führte dazu, dass wir in unserer Bibliothek noch alle möglichen anderen Dinge geändert haben.“
Josh Petrusa
Associate Dean for Collections & Digital Services, Butler University
„Noch bis vor Kurzem verließen sich die Butler University Libraries auf Arbeitsabläufe, die für eine Umgebung wie vor 20 Jahren geeignet gewesen sind“, sagt Josh Petrusa, Associate Dean for Collections & Digital Services. „Dabei kamen viele Formulare, Unmengen an Briefmarken und tonnenweise Papier zum Einsatz.“ Und obwohl zwei Drittel des Budgets in den Support elektronischer Ressourcen fließen, verwaltete das Bibliothekspersonal sie in Tabellen und die Erfassung von Nutzungsdaten war nicht sehr effizient.
„Unsere Prioritäten haben sich in den letzten Jahren geändert, unsere Arbeitsabläufe jedoch nicht“, so Josh. Die Butler University ist jedoch Mitglied des Private Academic Library Network of Indiana (PALNI), das für seine 23 Mitglieder 2014 WorldShare® Management Services (WMS) implementiert hat. Durch die Umstellung auf ein neues System wurde die Bibliothek dazu ermutigt, alte Arbeitsabläufe zu überdenken und die Fähigkeiten der Mitarbeiter auf die angebotenen Dienste abzustimmen, um sich besser auf die wichtigsten Prioritäten konzentrieren zu können.
„Aufgrund dieser Änderungen, die wir dank WMS durch die Optimierung einiger Prozesse vornehmen konnten, werden wir durch die Arbeitsläufe dazu ermutigt, uns auf neue Aufgaben und Einheiten zu konzentrieren, die sinnvoller sind.“
„Die Arbeit unserer Vollzeitmitarbeiter hat sich erheblich verändert“, erklärt Josh. „Es war wie eine Aufholjagd. Gerade haben wir unseren ersten, nur für elektronische Ressourcen zuständigen Bibliothekar eingestellt.“ Da WMS einfach zu bedienen ist, konnten viele Aufgaben von studentischen Hilfskräften übernommen werden, unter anderem die Bearbeitung von Fernleihbestellungen und die Auswahl von Titeln für das Abwahlprojekt der Bibliothek. Die für den Erwerb zuständigen Mitarbeiter übernehmen nunmehr einen Großteil der Copy-Katalogisierung. „Wir vertrauten schon immer darauf, dass unsere für den Erwerb zuständigen Mitarbeiter in der Lage sind, den besten Eintrag zu finden“, sagt Josh. „Durch die Nutzung von WMS bedeutet das jetzt lediglich, dass sie diesen Eintrag in WorldCat® finden und anfordern müssen.“ Er fügt hinzu: „Dadurch können sich unsere für die Katalogisierung zuständigen Vollzeitkräfte nunmehr verstärkt auf Spezialsammlungen konzentrieren.“
Bibliotheksmitarbeiter und Studenten können problemlos sehen, ob der gewünschte Titel in einer anderen PALNI-Einrichtung verfügbar ist. Für das neue bedarfsgesteuerte Anschaffungsprogramm ist das sehr hilfreich, da die Mitarbeiter feststellen können, ob eine Ressource erworben werden muss oder ausgeliehen werden kann. Dadurch können sie das ihnen zur Verfügung stehende Budget klug einsetzen. Studenten können sich jetzt direkt mit ihrer Studentenausweisnummer an den Bibliotheksdiensten anmelden und Fernleihbestellungen direkt in WorldCat Discovery eingeben.
„Jeder kann das machen, was in WMS zulässig ist, um sich besser in das System einzuarbeiten. So können alle Mitarbeiter ihre Aufgaben besser erledigen“, erläutert Josh. Das Bibliothekspersonal kann sich so verstärkt auf diejenigen Dienste konzentrieren, die für die Benutzer der Bibliothek den größten Nutzen bringen. „Unsere Prioritäten wurden neu gesetzt“, sagt Josh. „Und die Systemänderungen tragen dazu bei, dass wir uns bei unserer Arbeit voll und ganz auf diese neuen Prioritäten konzentrieren können.“
Von der Butler University genutzte Dienste
WorldShare Management Services
- Rund 4.600 Studierende
- Zwei Bibliotheken auf dem Campus, die Irwin Library und die Ruth Lilly Science Library
- Mitglied des Private Academic Library Network of Indiana (PALNI)
- Ermöglicht den Zugriff auf etwa 100.000 E-Books, 200 Datenbanken, 35.000 elektronische Zeitschriftenabonnements und 335.000 Printtitel
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