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Bibliothek der University of Minnesota

Auf bestehende Dienste bauen, um Studierende besser zu unterstützen

Student in der Bibliothek der University of Suffolk
© The University of Winnipeg

Mit der Implementierung von WMS können wir unsere Arbeitsstunden zum Teil umschichten und uns Dingen widmen, die wir wirklich umsetzen wollen, wie z. B. die Verwendung von SUSHI Analytics oder ein KBART-Projekt.

Emma Hill Kepron
Digital-Initiatives-Bibliothekarin, University of Winnipeg

Seit vielen Jahren werden für die Bibliothek der University of Winnipeg OCLC-Dienste in Anspruch genommen, um Ressourcen zu katalogisieren, zu teilen und um Studierende bei der Ressourcensuche zu unterstützen. Als die Mitarbeiter bereit waren, ihr bestehendes Bibliothekssystem zu aktualisieren, stellten die wenigen verbleibenden Dienste, die in WorldShare® Management Services (WMS) enthalten sind, die effizienteste Lösung dar. Digital-Initiatives-Bibliothekarin Emma Hill erklärt: „Ehrlich gesagt, war einer der Gründe, warum wir uns für WMS entschieden haben, die Tatsache, dass wir dadurch nicht viel umstellen mussten.“ Doch durch die Änderungen, die sie mit der Implementierung von WMS vorgenommen haben, konnten Mitarbeiter viel Zeit und Nerven sparen, Informationen der Studierenden sicherer machen und sich einer zunehmend größeren Bibliotheksgemeinschaft widmen.

Eine willkommene Veränderung ist die automatisierte Integration von Studierendendaten in WMS in jedem Semester, was zuvor in einem manuellen Prozess erfolgte. Emma erklärt: „Dank der Verwendung von SFTP konnten wir den Import automatisieren...vom Hochschulinformationssystem zu OCLC.“ OCLC-Mitarbeiter versichern zudem, dass die Studierendendaten in die WMS-Instanz geladen werden. Auf diese Weise verfügen Studierende in der Bibliothek über einen authentifizierten Zugriff mit Campus-Zugangsdaten, wodurch ihre Informationen im Campus-Portal zuverlässiger gespeichert werden. Ein weiterer Vorteil: Bibliotheksmitarbeiter müssen sich nicht mehr mit dem Lösen von Kennwortproblemen befassen.

Zusätzlich verwendet die Bibliothek Digby®, eine inbegriffene mobile App mit WMS, die die Verwaltung von Abräumlisten, das Einsortieren von Büchern, Bestandsaufnahmen und viele weitere Aufgaben erleichtert. „Wenn wir unsere Referenzsammlung ordnen oder wir etwas in das Hauptmagazin befördern möchten, können wir das unterwegs erledigen.“ Mit Digby „ist die Bestandsaufnahme ein Leichtes. Standortveränderungen sind großartig zu meistern.“

„Wir konnten das System konfigurieren, um für uns wichtige Arbeitsabläufe beizubehalten. Dennoch gibt es definitiv Dinge, die wir jetzt anders umsetzen und – v.a. im Fall von Akquisitionen und Metadaten – meiner meiner Meinung nach auch besser machen.“

„In unserer Akquisitionsabteilung müssen Datensätze nicht mehr manuell eingegeben werden“, sagt Emma. Das Resultat sind signifikante Zeiteinsparungen. „In unserem alten System waren Auftragsverfolgungen, Rechnungsstellungen oder Gebührenerhebungen Teil eines Prozesses auf mehreren Plattformen. Nun geschieht alles auf einer einzigen Plattform: auf WMS. Uns fällt es viel leichter zu sehen, an welcher Stelle im Prozess die Dinge ablaufen.“ Da WMS verschachtelte Haushaltslinien mit einkalkuliert, gestaltet sich die Ausgabenverwaltung für Mitarbeiter unkomplizierter. „Ich bin außerdem die verantwortliche Kontaktperson für das Englische, und nun kann ich meine Ausgaben für E-Books und Monographien besser nachverfolgen.“ Nun wird mir auf einem Kuchendiagramm angezeigt, wieviel Budget mir noch zur Verfügung steht.“

Durch das Harvesting von SUSHI-Berichten bietet der WorldShare License Manager der Bibliothek erstmals direkten Zugang zu Daten, die Auskunft über die Verwendung ihrer Elektronischen Sammlungen geben. Emma: „So sind Sie nicht von Anbietern abhängig, die solche Dienste bereitstellen.“ Der License Manager macht außerdem öffentliche Hinweise in WorldCat® Discovery sichtbar, wodurch Bibliotheksnutzer eine besseres Verständnis für die Nutzungsmöglichkeiten ihrer Ressourcenfunde entwickeln können.

Mit diesen und anderen Änderungen an ihren Arbeitsabläufen können Mitarbeiter einen größeren Beitrag zur Bibliotheksgemeinschaft leisten. Nachdem Emma jahrelang von KBART-Dateien profitierte, die andere Bibliotheken erzeugt und geteilt haben, möchte sie nun selbst Dateien für andere zur Nutzung bereitstellen. „Wir arbeiten an einem zukünftigen Projekt, in dem wir für eine kleine Sammlung hier vor Ort unsere eigenen KBART-Dateien aus bestehenden MARC-Datensätzen erzeugen möchten.“ Die Metadaten-Abteilung plant außerdem die Verstärkung von bestehenden Katalogdatensätzen für Titel, die sich thematisch indigenen Wissensbeständen widmen, „was für meinen Campus und für Kanada von großem Interesse ist“, wie sie sagt. „Wir verfügen über eine Vielzahl an Büchern von indigenen Autoren zu indigenen Themen.... Diese möchten wir zusammenführen und leichter auffindbar machen.“ Sie fügt hinzu: „Wie hatten bisher einfach keine Zeit dafür.“

Standort

  • Winnipeg, Manitoba, Kanada

Die Bibliothek auf einen Blick

  • Dient knapp 10.000 Studierenden an einer Universität, die für ihre indigene Wissenschaft, ihr Umweltengagement, kleine Kurse und einen vielfältigen Campus bekannt ist.
  • Sie befindet sich im Treaty 1 Territory im Zentrum der Métis Nation und führt eine indigene Sammlung zur Förderung des Dialogs über Diversität und Vielfalt
  • Sie unterstützt Forschung durch den gesamten Veröffentlichungszyklus in Form von Forschungsdatenmanagement , Förderungen, öffentlichen Zugängen und weiteren Herausforderungen

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