Aktualisieren von Workflows und schnelleres Ausfüllen von Anfragen

Als Laura D'Amato, Head of Access Services and Interlibrary Loan, zur Ritter Library der Baldwin Wallace University kam, stellte sie fest, dass die Arbeitsabläufe für die Fernleihe seit langer Zeit die gleichen waren. Das Bibliotheksteam hielt Anfragen sogar noch per Hand in Notizbüchern fest. Sie fand außerdem heraus, dass die Bibliothek Einstellungen wie konstante Daten und benutzerdefinierte Bestandsgruppen sowie Funktionen wie ILL Fee Management (IFM) und in jüngerer Zeit Smart Fulfillment-Funktionen nicht genutzt hat. Als die Bibliothek während der COVID-19-Pandemie geschlossen wurde, fing sie an, kleine aber wirkungsvolle Änderungen umzusetzen.

Ausleihautomatisierungen sparen Zeit und Aufwand

Laura D'Amato nutzte OCLC-Schulungen und Kenntnisse über neue Funktionen und richtete vier Ausleihautomatisierungen in WorldShare ILL ein: zwei für Kopien und zwei für physische Exemplare. Infolgedessen musste ihr ILL-Team keine Lieferantenlisten mehr nach Kosten, Lieferdauer und geografischem Standort durchsuchen – was erheblich an Zeit und Mühe sparte. Aufgrund ihres Einsatzes für mehr Effizienz verzeichnet die Bibliothek jetzt insgesamt eine bessere Erfüllungsquote und die Bearbeitungszeiten haben sich verkürzt. Bei automatisierten Bestellungen wurden die Ausleihzeiten für Kopien um 20 Stunden und für physische Exemplare um zwei Tage verkürzt. Im vergangenen Jahr erforderten 85 % der Kopieranfragen und 78 % der Leihanfragen aufgrund der Automatisierung nur minimale oder gar keine Eingriffe des Personals.

Echtzeit-Verfügbarkeit hilft Mitarbeiter*innen, schneller zu reagieren

Nach Implementierung der Echtzeit-Verfügbarkeit für die Ritter Library meinte Laura D'Amato, dass es außerdem hilfreich sei, wenn sie die Anfragenwarteschlange ansieht und weiß, dass sich die Anfragen nicht auf ausgeliehene Medien beziehen. Laut eigener Angabe verschwendet sie keine Zeit mehr damit, Anfragen nach physischen Gegenständen zu prüfen, die sie nicht verleihen kann, weil sie bereits ausgeliehen sind. Stattdessen werden diese Anfragen automatisch an den nächsten Anbieter weitergeleitet.  

Digitales Express-Lieferprogramm erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit

Die Ritter Library hat seit dem Start des Programms am digitalen Express-Lieferprogramm teilgenommen. „Da wir dank der Echtzeit-Verfügbarkeit und des automatisierten Request Managers mehr Zeit haben, reagieren wir jetzt schneller auf Kopieranfragen. Dies führte dazu, dass wir eingeladen wurden, an Express teilzunehmen. Unsere Bibliotheksnutzer*innen profitieren davon, weil ihre Kopieranfragen noch schneller bearbeitet werden.“ Die Gesamtergebnisse sind phänomenal. Nutzer*innen erhalten Kopieranfragen jetzt doppelt so schnell. Außerdem wurden in den ersten vier Monaten des Studienjahres 96 % ihrer Kopieranfragen von Express-Bibliotheken erfüllt – 89 % davon automatisiert.

Laura D'Amato erklärt, dass sich die Bemühungen des Teams äußerst positiv ausgewirkt hätten. Bibliotheksnutzer*innen machen bessere Erfahrungen, die Mitarbeiter*innen nutzen ihre Zeit effektiver und sowohl die Erfüllungsquote als auch die Bearbeitungszeiten haben sich verbessert.

Standort

• Berea, Ohio, USA

Die Bibliothek auf einen Blick

• Gesamtanzahl der Einschreibungen = 3.230 (Herbst 2022)
• Drei Campus-Bibliotheken: Ritter Library, Jones Music Library (JML) und das Riemenschneider Bach Institute
• Das älteste Buch in der Ritter Library ist eine nicht im Umlauf befindliche, vollständige Vulgata-Bibel aus der Abtei von Cambrom aus den Jahren 1220 bis 1235