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New York University

Verbesserter Zugriff auf E-Ressourcen mit zeitsparenden automatisierten Prozessen

Foto des NYU Library Atrium von Bob Handelman
Photo by: Bob Handelman

„Durch automatisierte Bestandsaufnahmen über World Share Collection Manager konnten wir Zeit sparen und schneller Datensätze im System abrufen. Dank dieser Zeiteinsparungen konnten wir uns stärker auf andere Aufgaben konzentrieren.“

Nancy Lin
Metadata Technology Specialist, New York University

Nancy Lin, Metadata Technology Specialist an den New York University Libraries, erklärt, dass die Bibliothek über mehr als 1,5 Millionen E-Books verfügt. „Es ist eine sehr große Sammlung. Allein dieser Umfang zwingt uns zu größtmöglicher Effizienz bei der Verarbeitung von Metadaten und Suche nach Medien.“ Die E-Ressourcen sind besonders wichtig zur Unterstützung der Standorte in Übersee. „Wir unterhalten Standorte in Abu Dhabi, Schanghai und weiteren Städten in aller Welt. Daher müssen die E-Ressourcen für alle Nutzer einfach auffindbar sein“, erläutert sie.

Die für Metadaten der Bibliothek zuständigen Mitarbeiter hatten jedoch Schwierigkeiten, mit den häufigen Änderungen der E-Ressourcen-Sammlung Schritt zu halten. Die Zuordnung der Ovid-Sammlung erforderte beispielsweise 29 Arbeitsstunden. Nancy erläutert, dass die Katalogisierung aus Anbieterdateien teilweise problematisch war, da die Datensätze nicht genügend Metadaten enthielten. Außerdem erhielt die Bibliothek mehrere Datensätze für den gleichen Titel in unterschiedlichen Formaten und von unterschiedlichen Anbietern. Diese Dopplungen mussten von den Mitarbeitern manuell aufgelöst werden.

NYU Libraries begann dann mit der Einspeisung automatisierter, institutionsspezifischer Bestände über WorldShare® Collection Manager. „Dadurch haben wir viel Zeit gespart und noch weitere Vorteile erzielt“, berichtet Nancy. Sie und ihr Team verwenden automatisierte Bestände für ihre Sammlungen von Ebook Central, Elsevier, Ovid und Springer sowie für nachweisbasierte Sammlungen von JSTOR und Taylor & Francis über Ebook Central. „Über diese Bestände können wir Datensätze schneller abrufen und müssen sie nicht mehr auf den Websites der unterschiedlichen Anbieter suchen“, erklärt sie.

„Der Prozess für unsere Ovid-Sammlung dauert jetzt nur etwa zwei Stunden und unsere neu erworbenen Inhalte werden automatisch in WorldShare Collection Manager und in der WorldCat-Datenbank erfasst.“

Anstatt Anbieterdatensätze mit minimalen Daten zu laden, stellt OCLC über die automatischen Bestände in Collection Manager den WorldCat-Masterdatensatz mit nachfolgenden Aktualisierungen bereit. „Wir konnten die Anzahl unserer zuverlässigen E-Book-Datensätze in kurzer Zeit erhöhen“, blickt Nancy zurück. „Als wir diese Sammlungen aufriefen, erhielten wir bessere Metadaten für unseren Katalog.“ Diese Bestände verbinden außerdem die Informationen von verschiedenen Herausgebern in einem einzigen, vollständigen Datensatz. „Meine Mitarbeiter sind froh, dass sie nicht mehr aus vielen unterschiedlichen Sammlungen auswählen müssen, die nicht genau das widerspiegeln, was wir gekauft haben. Die Verwaltung eines institutionsspezifischen Datensatzes ist deutlich einfacher“, betont sie und fügt hinzu: „Selbst wenn die NYU ein Problem mit einer Aktualisierung feststellt, kann sie den Masterdatensatz aktualisieren und OCLC und den Anbieter über fehlende Datensätze informieren. Auf diese Weise profitieren auch andere Bibliotheken, die diese Datensätze erhalten, von unseren Korrekturen.“

Dank dieser aktualisierten Datensätze konnte die NYU ihren Katalog und den Zugang zu E-Ressourcen verbessern. Dies erleichtert allen Studenten und Lehrkräften die Suche nach Medien. „Den Benutzern wird allmählich klar, dass sie im Katalog eine Darstellung unserer Bestände an E-Books finden“, erklärt Nancy. „Die Benutzer erhalten definitiv mehr Suchtreffer als vorher, und das noch viel effizienter.“ Sie freut sich bereits darauf, die automatischen Bestände auf weitere Herausgeber auszuweiten. „Ich hoffe, dass weitere Bibliotheken mit Anbietern zusammenarbeiten und sie dazu bewegen, Institutionsbestände über Collection Manager zu liefern“, blickt sie voraus. „Wenn die automatischen Datensätze von Herausgebern wachsen und genauer werden, verbessert das auch für uns die Auffindbarkeit von Beständen und Benutzer können effizient auf unsere E-Books zugreifen.“

Von der New York University genutzte Dienste

WorldShare Collection Manager

OCLC Cataloging und Metadata Subscription

Contract Cataloging

GREENGLASS

FirstSearch

WorldShare Interlibrary Loan

EZproxy

Standort

  • New York, New York, Vereinigte Staaten

Die Bibliothek auf einen Blick

  • Besteht aus acht Bibliotheken mit insgesamt 4,6 Millionen Bänden
  • Die Hauptbibliothek, die Elmer Holmes Bobst Library, enthält Millionen von Bänden, 272.000 Serientitel und über 13.000 Meter an Archiven.
  • Die Bobst Library empfängt 11.000 Besucher pro Tag und verarbeitet 246.000 Objekte pro Jahr.

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