Moraine Valley Community College

Lieferzeiten verbessern und Anfragen komplett bearbeiten

„Wenn Nutzer*innen einen Artikel anfragen und sehen, wie schnell die Antwort kommt, sind sie wirklich beeindruckt. Sie sind einfach begeistert. Und ich bin es auch.“

Susan Yach,
Assistentin für Fernleihe und Zeitschriften, Moraine Valley Community College

10. Dezember 2024

Susan Yach ist die einzige Vollzeit-Mitarbeiterin für die Fernleihe am Moraine Valley Community College. Sie arbeitet mit WorldShare ILL und Express, um die hohen Erwartungen ihrer Studierenden und Lehrkräfte zu erfüllen. Moraine Valley gehört zu den LVIS-Bibliotheken (Libraries Very Interested in Sharing) und nimmt seit 2021 am Express-Programm von OCLC teil, das die gemeinsame Nutzung digitaler Ressourcen durch eine ausgewählte Gruppe von Bibliotheken mit kurzen Bearbeitungszeiten ermöglicht.

„Ich habe mich für Express interessiert, um den Kundenservice zu verbessern“, sagt Susan Yach, Assistentin für Fernleihe und Zeitschriftenbeschaffung am Moraine Valley Community College. „Meine Ziele waren, die Lieferzeiten zu verbessern und Artikelanfragen komplett bearbeiten zu können. Das habe ich mit der Teilnahme an Express erreicht.“

Die Studierenden von Moraine Valley möchten ihre Artikel schnell erhalten und sind nicht bereit, die Fernleihe zu nutzen, wenn sie zwei oder drei Tage auf die Artikel warten müssen. Aus diesem Grund und aufgrund ihrer zusätzlichen Aufgaben musste Susan Yach Zeit bei der Bearbeitung von Fernleihanfragen einsparen. Dank des ohne zusätzliche Kosten verfügbaren Express-Programms konnte sie problemlos die Genehmigung ihrer Vorgesetzten einholen. Als Nächstes richtete sie die benutzerdefinierten Bestandsgruppen der Bibliothek ein. Dies war einfach und erforderte keinen IT-Support.

„Um meine Ziele zu erreichen, musste ich die Kontrolle über die Auswahl meiner eigenen Ausleihe-Strings aufgeben und darauf vertrauen, dass die integrierten Automatisierungsfunktionen greifen“, so Susan Yach. „Das war nicht ohne. Ich arbeite seit 25 Jahren in der Fernleihe und es war für mich nicht einfach, meine Komfortzone zu verlassen.“

Susan Yach erinnert sich an das erste Mal, als sie die Automatisierungsfunktionen zum Erstellen der Ausleihe-Strings genutzt hat. Das war für einen Dozenten der Einrichtung, dessen Anfragen in der Regel hochspezialisiert und zeitaufwändig waren. Nach Abschicken der Anfrage holte sich Susan Yach eine Tasse Kaffee.

„Als ich an meinen Schreibtisch zurückkam, war der Artikel bereits da“, erinnert sie sich. „Ich habe ihn dem Dozenten geschickt. Er antwortete mir per E-Mail mit einem Wort: „Wow.“ Auch ich war begeistert und bin es noch heute.“

„Meine Ziele waren, die Lieferzeiten zu verbessern und keine offenen Artikelanfragen mehr zu haben. Das habe ich mit der Teilnahme an Express erreicht.“

Machen Sie auf dem gesamten Campus Werbung für Express

Um die Bekanntheit zu steigern, entwickelte Yach einen Marketingplan, um den Express-Service bei Studierenden und Lehrkräften bekannt zu machen. Sie veröffentlichte eine Ankündigung auf der Webseite der Bibliothek, veröffentlichte Beiträge in den sozialen Medien, setzte den Express-Badge in ihre E-Mail-Signatur und entwarf sogar Materialien zum Verteilen bei Pop-up-Veranstaltungen der Bibliothek. Die Marketingabteilung von Moraine Valley half bei der Gestaltung von Lesezeichen mit dem Express-Badge und Susan Yach schulte die Auskunftsbibliothekrar*innen des Colleges darin, für Express zu werben, wenn Studierende bei der Recherche um Unterstützung baten.

„Ich habe sogar persönlich E-Mails an die Lehrenden der Fachbereiche geschickt, die an ihren Dissertationen arbeiten“, so Yach. „Das hat die Zusammenarbeit weiter gefördert. Eine der Autorinnen hat sich in ihrem Buch bei mir und der Fernleihabteilung ausdrücklich dafür bedankt, dass wir ihr die nötigen Forschungsarbeiten zur Verfügung gestellt haben.“

Verbessern Sie die Bearbeitungszeiten der Fernleihe

Von Januar bis Juli 2024 hat die Bibliothek von Moraine Valley durchschnittlich 6,97 Stunden für die Erledigung von Ausleihanfragen aufgewendet Susan Yach hat in der Servicekonfiguration zudem E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert, um sicherzustellen, dass sie sofort sieht, wenn eine Anfrage erfüllt wurde, sodass sie diese schnell an die Bibliotheksnutzer*innen weiterleiten kann.

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Ausleihen betrug im gleichen Zeitraum 18,92 Stunden, wobei die Express-Bibliotheken fast 100 % der Dokumentenanfragen erfüllten.

Die Bearbeitungszeit von 18,92 Stunden ist nur ein Durchschnittswert – in manchen Monaten geht es sogar noch schneller. Susan Yachs durchschnittliche Arbeitszeit betrug beispielsweise in einem Monat 14 Stunden. Sie arbeitet von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr und die meisten Anfragen werden noch am selben Tag bearbeitet. Wenn sie spät am Tag eine Anfrage einreicht, ist diese meist am nächsten Morgen fertig. Die eingeschränkten Öffnungszeiten der Bibliotheken stellen kein Hindernis für die Mitgliedschaft bei Express dar. Die Teilnahmeberechtigung richtet sich nach den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten. Sie empfiehlt Bibliotheken daher, sich bei OCLC zu erkundigen, ob sie qualifiziert sind.

„Auch wenn ich die einzige Person bin, die Fernleihanfragen bearbeitet, ist es dennoch eine Teamleistung“, so Susan Yach. „Unser Electronic Resource Manager stellt Lizenzvereinbarungen für unsere Datenbankartikel bereit. Unser Systemmanager aktualisiert unsere Systemkonfigurationen und unser technischer Servicekoordinator aktualisiert unsere Zeitschriftenbestände bei OCLC. Das ist viel Arbeit.“