Drake University
Mit Express für Stabilität und Zuverlässigkeit in der Fernleihe sorgen
„Durch die Teilnahme am Express-Programm und die Implementierung von Automatisierungsfunktionen konnten wir einen zuverlässigen Workflow entwickeln, mit dem wir die Erwartungen unserer Nutzer*innen jederzeit erfüllen können. Neben der dadurch erreichten Stabilität konnten wir zeigen, dass wir auch in schwierigen Situationen einen zuverlässigen Service bieten können.“
Joanna Stankiewicz
Leiterin Access Services, Drake University
Die Drake University in Des Moines, Iowa, ist eine mittelgroße private Bildungseinrichtung mit drei Bibliotheken auf dem zugehörigen Campus. Die größte Bibliothek, die Cowles Library, dient der Mehrheit der Bachelorstudentinnen und -studenten von Drake, beherbergt die Sondersammlungen und Archive der Universität und fungiert als bundesstaatliche Bibliothek zur Aufbewahrung von Pflichtexemplaren.
Im Jahr 2021 sah sich die Cowles Library mit Personal- und Budgetkürzungen konfrontiert. Das verbleibende Bibliothekspersonal stand daher vor der Herausforderung, neue Wege zu finden, um den hohen Servicestandard aufrechtzuerhalten. „Wir hatten keine Vollzeitstelle mehr, die sich ausschließlich um die Bearbeitung von Fernleihanfragen kümmern konnte. Aber durch die Teilnahme am digitalen Express-Lieferprogramm von OCLC haben wir einen Weg gefunden, unseren hohen Kundenservicestandard aufrechtzuerhalten“, sagt Joanna Stankiewicz, Leiterin Access Services.
Zusammenarbeiten, um einen außergewöhnlichen Service aufrechtzuerhalten
Bereits vor diesen Kürzungen waren Mitarbeitende, Studierende und Lehrkräfte an schnelle Bearbeitungszeiten gewöhnt, da für die Bearbeitung von Fernleihanfragen eine Person zuständig war. Der Wegfall dieser Stelle bedeutete, dass wir viele Änderungen vornehmen mussten.
„Als erstes haben wir unseren gesamten Fernleihe-Workflow untersucht“, erklärt Joanna Stankiewicz. „Dazu haben wir unsere bisherigen Prozesse aufgeschlüsselt und von Grund auf neu aufgebaut. Wir sind auf Tipasa umgestiegen und haben dann Automatisierungen eingerichtet und dem System vertraut, dass es die Arbeit für uns erledigt. Das hat viel Zeit gespart.“
Durch die Teilnahme am Express-Programm von OCLC und die Aufteilung der Zuständigkeiten in der Fernleihe auf mehrere Teammitglieder war es möglich, die Bearbeitungsprozesse in dem Bereich entsprechend umzustrukturieren.
„Wir haben unsere bisherigen Prozesse aufgeschlüsselt und von Grund auf neu aufgebaut. Wir sind auf Tipasa umgestiegen und haben dann Automatisierungen eingerichtet und dem System vertraut, dass es die Arbeit für uns erledigt. Das hat viel Zeit gespart.“
„Wir haben die Zuständigkeiten in der Fernleihe auf zwei Bibliothekar*innen verteilt“, erklärt Stankiewicz. „Wir haben außerdem drei Studierende eingearbeitet und alle vier Bibliothekar*innen im Access Service bereichsübergreifend geschult. Durch die Umstrukturierung war unser Team in der Lage, die Arbeitsbelastung besser zu bewältigen und gleichzeitig ein hohes Serviceniveau zu bieten.“
Mit einem gemeinschaftlichen Ansatz hat das Access Services-Team eine neue Strategie für die Fernleihe entwickelt und die Stellenbeschreibungen entsprechend den neuen Zuständigkeiten aktualisiert, um ein nachhaltiges Servicemodell zu schaffen.
Bearbeitungszeiten durch Automatisierung und optimierte Workflows verbessern
Joanna Stankiewicz war es wichtig, dem Dean gegenüber zu verdeutlichen, dass die Teilnahme am Express-Programm nicht nur kostenlos sei, sondern auch erhebliche Vorteile für Mitarbeitende, Studierende und Lehrkräfte der Bibliothek mit sich bringe.
„Durch die Express-Mitgliedschaft und die Einführung von Automatisierungsfunktionen konnten wir zuverlässige Workflows entwickeln, die stets die Erwartungen unserer Nutzer*innen erfüllen“, sagt Stankiewicz. „Neben der erreichten Stabilität konnten wir zeigen, dass wir auch in schwierigen Situationen einen zuverlässigen Service bieten können.“
Seit der Teilnahme am Express-Programm hat die Bibliothek eine durchschnittliche Bearbeitungszeit für Ausleihen von physischen Ausgaben von 18 Stunden erreicht, eine deutliche Verbesserung gegenüber dem vorherigen Durchschnitt von 30 Stunden.
„Mit Express profitieren wir in zweierlei Hinsicht “, so Joanna Stankiewicz. „Wir bearbeiten Anfragen schneller, erhalten im Gegenzug aber auch Artikel deutlich schneller. Seitdem wir eine Express-Bibliothek sind, bearbeiten wir die Ausleihanfragen für physische Ausgaben unserer Studierenden und Lehrkräfte in durchschnittlich 14,75 Stunden – und 32 Stunden schneller als zuvor. Das ist ziemlich beeindruckend.“
Die Cowles Library hat einen Team-Ansatz für die Fernleihe entwickelt, bei dem jeder, der die Fernleihanfragen bearbeiten kann, diese auch bearbeitet. Dadurch konnte die Cowles Library ihren Betrieb trotz der Personalprobleme effizient aufrechterhalten. „Wir haben unsere Erfahrungen mit Express und der Fernleihe an die einzigartige Situation unseres Teams angepasst und die Ergebnisse waren äußerst positiv. Wir hoffen, dass unser Ansatz denjenigen hilft, die sich in einer ähnlichen Situation befinden“, sagt Stankiewicz.
Von der Drake University genutzte Services
Digitales Express-Lieferprogramm
OCLC Cataloging und Metadata Subscription
Standort
- Des Moines, Iowa, USA
- Größte private Hochschulbibliothek in Iowa
- Über 4.500 Studierende
- Umfangreiche physische und digitale Bestände, wie u. a. Zeitschriften, E-Books und Forschungsdatenbanken
Verwandte Geschichten

Schnellere und effizientere Workflows für die gemeinsame Nutzung von Ressourcen
Hier erfahren Sie, wie Jessup University Library Bearbeitungszeiten um mehr als 35 Stunden reduziert, die Anfragekapazität des Personals vergrößert und schnellere Bereitstellung für Nutzer*innen ermöglicht hat.

Maximierung der Liefergeschwindigkeit Ihres Resource Sharing-Dienstes
Erfahren Sie, wie Bibliotheken dank der für alle OCLC Resource Sharing-Dienste zur Verfügung stehenden Smart Fulfillment-Funktionen die Erwartungen ihrer Nutzer*innen erfüllen können.