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Die Funktionsweise von Smart Fulfillment

Maximierung der Liefergeschwindigkeit Ihres Resource Sharing-Dienstes

Dank der für alle OCLC Resource Sharing-Dienste zur Verfügung stehenden neuen Smart Fulfillment-Funktionen können Bibliotheken die Erwartungen ihrer Nutzer erfolgreich erfüllen und dabei Zeit und Geld sparen.

Menschen erwarten alle Informationen, die sie benötigen und in dem Format, das sie bevorzugen – jederzeit und überall. Die OCLC Resource Sharing-Dienste erfüllen diese Erwartung bereits dank der unkomplizierten Bedienung und der beeindruckenden Liefergeschwindigkeit. Nun gehen die neuen Liefermöglichkeiten, die mit WorldShare® Interlibrary Loan, Tipasa® und ILLiad® kostenlos zur Verfügung stehen, noch einen Schritt weiter. Lesen Sie unten, wie Bibliotheken Smart Fulfillment-Funktionen nutzen.


Minimierung des Personaleinsatzes durch Verfügbarkeit in Echtzeit

Foto: Brian Miller

An der Ohio State University haben die Mitarbeiter*innen, die ILLiad nutzen, in der Vergangenheit etwa jede dritte Anfrage abgelehnt, weil die Medien ausgeliehen waren. Nach der Einführung der Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion wird nur noch etwa eine von 20 Anfragen abgelehnt. Dies hat dazu geführt, dass die Zeit, die die Mitarbeiter*innen für ILL-Anfragen aufwenden, die sie nicht erfüllen können, erheblich gesenkt wurde.

„Im Bundesstaat Ohio konnten wir einen Rückgang der ILL-Anfragen für ausgeliehene Medien von 30 % auf 5 % verzeichnen. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter*innen," sagte Brian Miller, Head Interlibrary Loan. Auch die ILL-Erfüllungsquoten haben sich von etwa 50 % auf über 70 % verbessert.

"[Echtzeitverfügbarkeit] ist eine sehr nützliche Erfindung, weil sie so anpassbar ist und jede Bibliothek selbst bestimmen kann, welchen Status sie ablehnen möchte und welchen nicht."

 

Brian Miller
Head, Interlibrary Loan, Ohio State University


Sparen Sie mit dem automatisierten Request Manager

Die St. Charles City-County Library, die WorldShare ILL nutzt, hat mit Hilfe des automatisierten Request Manager eine Automatisierung für audiovisuelle Materialien und eine weitere für Bücher eingerichtet. „Ich habe festgestellt, dass sich die Einrichtung von Automatisierungen, die ein paar Stunden dauert, auf jeden Fall lohnt, wenn man bedenkt, wie viel Mitarbeiterzeit wir eingespart haben," sagte Laura Barber, Interlibrary Loan Paraprofessional.

Um Eingriffe durch Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter zu reduzieren, hat Laura Barber den automatisierten Request Manager eingerichtet, um neue Anfragen an die Warteschlange „Neu zur Überprüfung" weiterzuleiten, „wenn WorldCat® anzeigt, dass der Artikel in unserer Bibliothek verfügbar ist, wenn es sich um eine doppelte Anfrage handelt,—d. h. derselbe/dieselbe Nutzer*in hat denselben Artikel angefordert—und wenn es weniger als zwei Ausleihende gibt."

„Im letzten Jahr haben wir schätzungsweise 152 Arbeitsstunden für Mitarbeiter*innen eingespart, nur weil wir den automatisierten Request Manager genutzt haben und die Anfragen nicht einzeln bearbeiten mussten. Das entspricht einer Ersparnis von fast drei Arbeitsstunden für Mitarbeiter*innen pro Woche."

 

Laura Barber
Interlibrary Loan Paraprofessional, St. Charles City-County Library

Foto: Laura Barber

Verbesserung der Arbeitsabläufe mit dem automatisierten Request Manager

Foto: Nicole Reuter

„Für uns am College of Saint Benedict und an der Saint John's University, wo wir Tipasa nutzen, ist der automatisierte Request Manager eine großartige Möglichkeit, unsere Fernleihe-Abteilung auch dann auf Kurs zu halten, wenn sich unsere Personalpläne geändert haben", so Nicole Reuter, Access Services Manager.

Nicole hat den automatisierten Request Manager mit zwei grundlegenden Automatisierungen eingerichtet, einer für Kopien und einer für Ausleihen. Die Automatisierung funktioniert sehr gut mit den bereits bestehenden Partnerschaften ihrer Bibliothek, einschließlich der Gruppe der Express LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) Bibliotheken, die sie für Kopien nutzen, und drei Minitex-Gruppen, die sie für Ausleihen nutzen. Sie stellte auch eine Zeitersparnis fest. „Durch die verstärkte Automatisierung verbringen wir jetzt viel weniger Zeit mit der Überprüfung der einzelnen ILL-Anfragen."

„Es ist ziemlich einfach, den automatisierten Request Manager einzurichten. Sie können es so komplex oder so einfach gestalten, wie Sie möchten."

 

Nicole Reuter
⏎Access Services Manager, College of Saint Benedict, Saint John's University


Automatisierungen an Ihre Bedürfnisse anpassen

Die Odum Library, die als das „Herz“ der Valdosta State University gilt, verwaltet rund 800 Ausleihen im Monat und nutzt dazu ILLiad. „Ich habe viel zu tun und tue viele verschiedene Dinge gleichzeitig. Damit ich mehr Zeit für Dinge habe, die ich auch noch erledigen muss, ist eine Automatisierung von Workflows unbedingt erforderlich. Und ich wollte unbedingt, dass die Nutzer*innen den bestmöglichen und schnellsten Service erhalten“, sagt Amy Chew, Institutsbibliothekarin.

Durch die Nutzung des automatisierten Request Manager hat Amy Chew ihre Workflows so eingerichtet, dass alle Fernleihbestellungen mit einer ISSN- oder OCLC-Nummer automatisch bearbeitet werden. So muss sie sich darum keine Gedanken mehr machen. Normalerweise geht die Bearbeitung der Bestellung reibungslos vonstatten. Amy Chew hat jedoch Sicherheitsmaßnahmen für Urheberrecht und Nutzerhinweise eingerichtet.

„Die Automatisierung ist enorm anpassbar. So lässt sich einstellen, wie Bestellungen eingehen und bearbeitet werden. Wenn Sie feststellen, dass Studierende beispielsweise einen Titel in einer Fremdsprache anfragen, mit der sie eigentlich nichts anfangen können, kann man die Automatisierung für alle Studierenden ausschalten. In diesem Fall werden nur Bestellungen von Professoren automatisiert.“

„Durch die Automatisierung habe ich mehr Zeit gewonnen, um mich meinen wissenschaftlichen Tätigkeiten zu widmen, z. B. Publikationen, bibliothekarische Auskunftsarbeit, berufliche Weiterbildung wie das Erarbeiten von Präsentationen.

 

Amy Chew
Institutsbibliothekarin, Valdosta State University

Foto: Amy Chew

Automatisierung zur Verbesserung der Erfahrung von Bibliotheksnutzer*innen

Foto: Brandon Martin

Bevor die Northeastern State University 2019 Tipasa einführte, gab es keinerlei Automatisierungen. Für Brandon Martin, Instructor of Library Services, Systems Librarian und Resource Sharing Coordinator waren die Automatisierungen nicht nur einschüchternd, er dachte auch, dass alles ohne manuelle Eingriffe gehen müsse. Als die Bibliothek Tipasa einführte, hat das Implementierungsteam von OCLC Brandon Martin und sein Team ermutigt, über die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows noch einmal nachzudenken.  

Es begann mit einer oder zwei Automatisierungen und dann wurden es immer mehr. Jetzt gibt es 10 und es werden wahrscheinlich noch mehr. „Durch die Automatisierung müssen wir nicht so oft manuell eingreifen“, sagt Brandon Martin. „Wir sparen Zeit bei Aufgaben wie dem Anwenden von konstanten Daten und dem Aufbau von Lender Strings. Sie kennzeichnet auch automatisch Bestellungen auf der Grundlage von Kriterien, die wir auswählen, sodass uns Dinge, die wir übersehen könnten, ins Auge springen.“

„Es dreht sich wirklich alles um den Service für Nutzer*innen. Und wenn wir mit der Automatisierung schneller arbeiten können, ist das eine tolle Sache. Wenn damit auch noch unser Leben vereinfacht wird, ist das das I-Tüpfelchen.“

 

Brandon Martin
Instructor of Library Services, Systems Librarian und Resource Sharing Coordinator, Northeastern State University