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Die Funktionsweise von Smart Fulfillment

Maximierung der Liefergeschwindigkeit Ihres Resource Sharing-Dienstes

Dank der für alle OCLC Resource Sharing-Dienste zur Verfügung stehenden neuen Smart Fulfillment-Funktionen können Bibliotheken die Erwartungen ihrer Nutzer erfolgreich erfüllen und dabei Zeit und Geld sparen.

Menschen erwarten alle Informationen, die sie benötigen und in dem Format, das sie bevorzugen – jederzeit und überall. Die OCLC Resource Sharing-Dienste erfüllen diese Erwartung bereits dank der unkomplizierten Bedienung und der beeindruckenden Liefergeschwindigkeit. Nun gehen die neuen Liefermöglichkeiten, die mit WorldShare® Interlibrary Loan, Tipasa® und ILLiad® kostenlos zur Verfügung stehen, noch einen Schritt weiter. Lesen Sie unten, wie Bibliotheken Smart Fulfillment-Funktionen nutzen.


Minimierung des Personaleinsatzes durch Verfügbarkeit in Echtzeit

Foto: Brian Miller

An der Ohio State University haben die Mitarbeiter*innen, die ILLiad nutzen, in der Vergangenheit etwa jede dritte Anfrage abgelehnt, weil die Medien ausgeliehen waren. Nach der Einführung der Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion wird nur noch etwa eine von 20 Anfragen abgelehnt. Dies hat dazu geführt, dass die Zeit, die die Mitarbeiter*innen für ILL-Anfragen aufwenden, die sie nicht erfüllen können, erheblich gesenkt wurde.

„Im Bundesstaat Ohio konnten wir einen Rückgang der ILL-Anfragen für ausgeliehene Medien von 30 % auf 5 % verzeichnen. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter*innen," sagte Brian Miler, Head, Interlibrary Loan. Auch die ILL-Erfüllungsquoten haben sich von etwa 50 % auf über 70 % verbessert.

"[Echtzeitverfügbarkeit] ist eine sehr nützliche Erfindung, weil sie so anpassbar ist und jede Bibliothek selbst bestimmen kann, welchen Status sie ablehnen möchte und welchen nicht."

 

Brian Miller
Head, Interlibrary Loan, Ohio State University


Sparen Sie mit dem automatisierten Request Manager

Die St. Charles City-County Library, die WorldShare ILL nutzt, hat mit Hilfe des automatisierten Request Manager eine Automatisierung für audiovisuelle Materialien und eine weitere für Bücher eingerichtet. „Ich habe festgestellt, dass sich die Einrichtung von Automatisierungen, die ein paar Stunden dauert, auf jeden Fall lohnt, wenn man bedenkt, wie viel Mitarbeiterzeit wir eingespart haben," sagte Laura Barber, Interlibrary Loan Paraprofessional.

Um Eingriffe durch Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter zu reduzieren, hat Laura Barber den automatisierten Request Manager eingerichtet, um neue Anfragen an die Warteschlange „Neu zur Überprüfung" weiterzuleiten, „wenn WorldCat® anzeigt, dass der Artikel in unserer Bibliothek verfügbar ist, wenn es sich um eine doppelte Anfrage handelt,—d. h. derselbe/dieselbe Nutzer*in hat denselben Artikel angefordert—und wenn es weniger als zwei Ausleihende gibt."

„Im letzten Jahr haben wir schätzungsweise 152 Arbeitsstunden für Mitarbeiter*innen eingespart, nur weil wir den automatisierten Request Manager genutzt haben und die Anfragen nicht einzeln bearbeiten mussten. Das entspricht einer Ersparnis von fast drei Arbeitsstunden für Mitarbeiter*innen pro Woche."

 

Laura Barber
Interlibrary Loan Paraprofessional, St. Charles City-County Library

Foto: Laura Barber

Verbesserung der Arbeitsabläufe mit dem automatisierten Request Manager

Foto: Nicole Reuter

„Für uns am College of Saint Benedict und an der Saint John's University, wo wir Tipasa nutzen, ist der automatisierte Request Manager eine großartige Möglichkeit, unsere Fernleihe-Abteilung auch dann auf Kurs zu halten, wenn sich unsere Personalpläne geändert haben", so Nicole Reuter, Access Services Manager.

Nicole hat den automatisierten Request Manager mit zwei grundlegenden Automatisierungen eingerichtet, einer für Kopien und einer für Ausleihen. Die Automatisierung funktioniert sehr gut mit den bereits bestehenden Partnerschaften ihrer Bibliothek, einschließlich der Gruppe der Express LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) Bibliotheken, die sie für Kopien nutzen, und drei Minitex-Gruppen, die sie für Ausleihen nutzen. Sie stellte auch eine Zeitersparnis fest. „Durch die verstärkte Automatisierung verbringen wir jetzt viel weniger Zeit mit der Überprüfung der einzelnen ILL-Anfragen."

„Es ist ziemlich einfach, den automatisierten Request Manager einzurichten. Sie können es so komplex oder so einfach gestalten, wie Sie möchten."

 

Nicole Reuter
⏎Access Services Manager, College of Saint Benedict, Saint John's University