Schnellere Bestandserfassung mit kompakter Technik

Laura Edwards, die Leiterin des Discovery and Access-Teams bei den Eastern Kentucky University (EKU) Libraries, begann gemeinsam mit ihrem Team „eine umfassende Bestandsaufnahme unserer Sammlung, als wir vor einigen Jahren WorldShare^® [Management Services] implementierten.“ Da die mobile Digby^®-App noch nicht verfügbar war, wurden die Bände zu Beginn des Projekts noch „hoch oben in den Regalen mit dem Laptop gescannt. Das ganze Verfahren war noch sehr langsam und von langen Wartezeiten geprägt. [Die Circulation-Anwendung selbst] war für den Einsatz zwischen Regalreihen sehr klobig.“  

Die für Bibliotheken mit WorldShare Management Services (WMS) entwickelte mobile Digby-App sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Bibliothek dabei helfen, gängige Aufgaben wie die Bestandserfassung und das Einsortieren von Büchern effizienter zu erledigen. Seit in der EKU-Bibliothek Digby eingesetzt wird, können die Mitarbeiter die Funktion zur Bestandserfassung deutlich produktiver zur Erledigung ihrer Projekte einsetzen. Laura Edwards erläutert die Vorteile wie folgt: „Das Schöne am Bestandserfassungsmodus von Digby ist die Tatsache, dass mit Titel, Barcode, Signatur und Regalposition genau die richtige Menge an Informationen für eine Bestandserfassung unmittelbar verfügbar und ablesbar sind.“ 

Die bei der EKU für die Katalogisierung zuständigen Mitarbeiter scannen einfach die Barcodes auf den Büchern mit einem Bluetooth-Scanner und einen iPad. „Wir haben die Bestandserfassung für die Bücher im dritten Stock abgeschlossen. Der Vorgang konnte durch die neue Bestandserfassungsfunktion in Digby erheblich beschleunigt werden“, berichtet Laura Edwards.

Sie schildert, dass die Katalogisierungsmitarbeiter zu Beginn des Projekts zu zweit arbeiteten – eine(r) zur Überwachung der Circulation-Anwendung auf dem Laptop und eine(r) zum Scannen der Medien, da die Anwendung bisweilen nicht mit der Scan-Geschwindigkeit mithalten konnte. „Seit sich Digby auf einem Gerät befindet“, sind jedoch nicht mehr mehrere Personen gleichzeitig erforderlich. Digby speichert auch, welches Objekt zuletzt erfasst wurde. Damit kann die Arbeit problemlos von anderen Mitarbeitern fortgesetzt werden, und es können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig unterschiedliche Abschnitte erfassen.

„Digby weist darauf hin, wenn ein Objekt gescannt wird, das sich laut Status 'auf dem Transportweg' befindet. Das ist eine sehr hilfreiche Funktion“, findet Laura Edwards. „Die Mitarbeiter können in diesem Fall direkt in der Digby-App nach dem Objekt suchen.“ Digby informiert Sie darüber, wenn ein Objekt als fehlend aufgeführt ist, sich in der falschen Zweigstelle befindet, vorgemerkt wurde oder eine weitere Bearbeitung erfordert. Laura Edwards fügt hinzu, dass die „Benachrichtigungs- und Alarmtonfunktion der Digby-App für uns besonders hilfreich war. Wenn man mit einem angeschlossenen Scanner große Mengen an Medien scannt, muss man nicht die ganze Zeit den Bildschirm im Auge behalten, weil bei eventuellen Problemen ein akustisches Signal ertönt oder das Gerät vibriert.“

Aufgrund der enormen Größe der Sammlung war dies die erste Bestandserfassung bei den EKU Libraries seit langer Zeit. Die Mitarbeiter konnten das Projekt dank Digby viel schneller als ursprünglich gedacht abschließen. Die EKU-Bibliothekare konnten sich dadurch viel direkter und persönlicher um die Bibliotheksnutzer kümmern.

Standort

• Richmond, Kentucky, USA

Die Bibliothek auf einen Blick

• Unterstützt eine Universität mit Studierenden aus allen US-Bundesstaaten und 36 Ländern, von denen mehr als die Hälfte aus Familien mit nicht-akademischem Hintergrund stammt oder ein niedriges Einkommen aufweist
• Unterstützt jedes Jahr zehntausende Studierende bei den Einweisungsveranstaltungen für die Bibliothek
• Betreibt drei Bibliotheks-Zweigstellen