Réimaginer les chaînes de travail pour mieux servir les utilisateurs

Jusqu'à tout récemment, les Butler University Libraries dépendaient des chaînes de travail conçues il y a 20 ans. « Nous avions beaucoup de bordereaux, de formulaires, de timbres et de papier », raconte Josh Petrusa, doyen adjoint pour les collections et les services numériques. Même si les deux-tiers du budget est pour les ressources électroniques, le personnel de la bibliothèque devait gérer ces ressources dans des feuilles de calcul et ne pouvait pas générer efficacement de données sur l'utilisation.

« Nos priorités ont changé au cours des dernières années, mais pas nos chaînes de travail », explique M. Petrusa. Toutefois, Butler University, est membre du Private Academic Library Network of Indiana (PALNI), qui a implanté les Services de gestion WorldShare^® (WorldShare) pour ses 23 membres en 2014. L'adoption d'un nouveau système a encouragé la bibliothèque à reconsidérer ses chaînes de travail et à aligner les habilités du personnel et les services afin de mieux s'occuper des priorités.

« Nous avons modifié de façon drastique les tâches du personnel a plein temps », explique M. Petrusa. « Nous faisons du rattrapage. Nous venons d'engager notre premier bibliothécaire aux ressources électroniques. » Étant donné que WorldShare est facile a utilisé, les étudiants qui travaillent à la bibliothèque ont pris en charge plusieurs tâches, comme le traitement des demandes de prêt entre bibliothèques du consortium et la récupération des documents pour le projet de désélection de la bibliothèque. Le personnel aux acquisitions effectue la plupart du travail lié au catalogage dérivé. « Nous faisions déjà confiance au personnel aux acquisitions pour trouver la meilleure notice possible », souligne M. Petrusa. « Maintenant que nous utilisons WorldShare, trouver la meilleure notice dans WorldCat^® signifie passer une commande pour cette notice. Notre personnel à temps plein au catalogage a maintenant du temps pour travailler aux projets pour les collections spéciales. »

Le personnel de la bibliothèque et les étudiants peuvent voir facilement si un document est disponible dans un autre établissement de PALNI. Ceci appuie le nouveau programme d'acquisitions dictées par les demandes et aide le personnel a déterminer s'il faut acheter ou emprunter une ressource. Les étudiants peuvent maintenant se connecter aux services de la bibliothèque avec leur identification d'étudiant et initier des demandes de prêt entre bibliothèques dans WorldCat Discovery..

« Étant donné que la formation est plus facile, j'ai donné la possibilité à tous les membres du personnel d'effectuer les tâches que leur permet WorldShare », ajoute M. Petrusa. Le personnel a donc plus de temps à consacrer aux services qui sont les plus importants pour les utilisateurs. « Nous avons de nouvelles priorités. Le changement de système nous aide à centrer nos efforts sur les tâches que nous pouvons accomplir et à voir à nos nouvelles priorités. »

Informations sur la Bibliothèque

• Dessert environ 4600 étudiants.
• Comprend deux bibliothèques sur le campus : la Irwin Library et la Ruth Lilly Science Library.
• Membre du consortium Private Academic Library Network of Indiana (PALNI).
• Fournit l'accès à environ 100 000 livres électroniques, 200 bases de données, 35 000 abonnements à des périodiques électroniques et 335 000 documents imprimés.