Délais de traitement incroyablement rapides pour les emprunts

Les bibliothèques de l'Eastern Kentucky University (EKU) ont atteint certains des délais de traitement pour les emprunts les plus rapides parmi les membres du programme de livraison numérique Express d'OCLC. Au cours d'une période de six mois, deux employés à temps et deux employés à temps partiel assignés aux PEB des bibliothèques d'EKU ont pu remplir environ 1500 demandes de copie par le biais des bibliothèques Express : 30 % des demandes ont été remplies en une heure ou moins, 40 % ont été remplies en deux heures ou moins, et 10 demandes ont été remplies en 2 minutes ou moins.

Configurer les chaînes de travail des prêts entre bibliothèques pour une efficacité maximale

Ashley Cole, directrice adjointe des stratégies de collections, raconte comment son équipe a obtenu de tels rendements pour les emprunts. « Durant notre migration à Tipasa^® au début de 2021, j'ai travaillé en étroite collaboration avec notre administrateur de systèmes pour configurer le service afin qu'il réponde le plus efficacement à nos besoins en utilisant les cours de formation pour PEB enregistrés. »

À l'aide de ces informations, elle a commencé par créer des groupes personnalisés et des files de groupes qui contenaient les « meilleurs » prêteurs, c'est-à-dire les prêteurs qui fournissent des documents rapidement et gratuitement. « Nous avons maintenant des files personnalisées de groupes de bibliothèques pour les copies, pour les prêts de livres et pour les prêts de matériel audiovisuel gratuits », mentionne-t-elle. Elle a également activé l'intégration de la base de connaissances WorldCat pour les prêts entre bibliothèques (PEB) et a vérifié que les localisations de la bibliothèque étaient à jour.

L'automatisation du partage des ressources réduit les délais de livraison

Mme Cole explique les étapes suivantes : « Pour profiter pleinement de ces groupes personnalisés et de ces files de groupes, j'ai configuré plusieurs automatisations pour les emprunts en utilisant le module Gestion automatisée des demandes. » Pour les demandes de copies, elle a ajouté une automatisation afin que Tipasa vérifie d'abord si les Bibliothèques d' EKU possèdent le document localement. Si c'est le cas, la demande est acheminée vers la livraison de documents. Sinon, la demande est acheminée aux meilleurs prêteurs de copies pour générer automatiquement une chaîne de prêteurs qui inclut les bibliothèques Express.

« Une autre étape qui nous aide à accélérer le traitement des emprunts est la mise en place d'un groupe d'expéditeurs reconnus, c'est-à-dire des bibliothèques qui, selon nous, fournissent des documents de qualité », ajoute Mme Cole. En utilisant cette désignation en association avec Article Exchange, les bibliothèques d'EKU reçoivent automatiquement les documents dans Tipasa et les livrent immédiatement aux usagers.

« Nous avons profité des webinaires, comme les séries d'ateliers d'OCLC, qui nous ont aidés à être performants dès le départ. De plus, le personnel devrait participer aux discussions de l'OCLC Community Center et aux listes de diffusion sur les PEB pour valider les meilleures chaînes de travail avec d'autres bibliothèques. »

Lieu

• Richmond, Kentucky, États-Unis

Informations sur la bibliothèque

• Université publique fondée en 1874
  
• Plus de 14 000 étudiants
  
• Plus de 40 employés de bibliothèque
• 40 % des étudiants sont de première génération