Améliorer les délais de livraison et n'avoir aucune demande non remplie

10 décembre 2024

En tant que seule membre du personnel affectée à temps plein aux prêts entre bibliothèques de Moraine Valley Community College, Susan Yach compte sur le PEB WorldShare et le programme Express pour répondre aux attentes élevées des étudiants et des professeurs. Moraine Valley participe au programme LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) et a intégré le programme OCLC Express en 2021, qui permet le partage de ressources numériques entre un groupe sélectionné de bibliothèques avec des délais de traitement rapides.

« Je me suis intéressée à Express comme moyen d'améliorer le service aux usagers », a expliqué Susan Yach, assistante aux prêts entre bibliothèques et aux publications en série au Moraine Valley Community College. « Mes objectifs étaient d'améliorer les délais de livraison et de n'avoir aucune demande d'article non remplie, et j'y suis parvenue depuis que je participe à Express. »

Les étudiants de Moraine Valley veulent des articles rapidement et ne veulent pas utiliser le PEB s'ils doivent attendre deux ou trois jours pour les recevoir. Pour cette raison et de ses tâches professionnelles supplémentaires, Mme Yach avait besoin de gagner du temps consacré au traitement des demandes de PEB. Ses superviseurs ont accepté sans problème qu'elle participe au programme Express puisqu'il est disponible sans frais supplémentaires. Elle a ensuite configuré les groupes personnalisés de la bibliothèque, ce qui fut simple et n'a pas nécessité d'assistance technique supplémentaire.

« Pour atteindre mes objectifs, j'ai dû renoncer au contrôle du choix de ma propre chaîne de prêteurs et faire confiance aux automatisations intégrées qui feraient leur magie », a mentionné Mme Yach. « C’était un changement énorme pour moi. Je gère les PEB depuis 25 ans et ça n'a pas été facile de sortir de ma zone de confort. »

Mme Yach se souvient de la première fois qu'elle a utilisé l'automatisation pour créer une chaîne de prêteurs. C'était pour l'un des professeurs de l'établissement dont les demandes étaient généralement très spécialisées et nécessitaient beaucoup de temps de traitement. Après avoir soumis la demande, Mme Yach est allée chercher une tasse de café.

« Quand je suis revenue à mon bureau, la demande avait été remplie. J'ai transmis l'article au professeur. Il m'a répondu par courriel avec un seul mot : ''Wow''. J'étais impressionnée aussi, et je continue de l’être aujourd'hui. »

Promouvoir Express sur le campus

Pour mieux informer les usagers, Mme Yach a élaboré un plan pour promouvoir le service Express auprès des étudiants et des professeurs. Elle a publié une annonce sur la page Web de la bibliothèque, fait des publications sur les réseaux sociaux, ajouté le logo Express à sa signature électronique et a même créé du matériel publicitaire à distribuer lors d'événements à la bibliothèque. Le service marketing de Moraine Valley l'a aidé à créer des signets arborant le logo Express, et Mme Yach a demandé aux bibliothécaires de référence du collège de parler du programme Express chaque fois que les étudiants demandaient de l'aide pour leurs recherches.

« J’ai même personnellement envoyé des courriels aux professeurs qui travaillaient sur leurs thèses », a souligné Mme Yach. « Cela a conduit à encore plus de partenariats. Une professeure m’a même remercié, ainsi que le département de PEB, dans son livre, pour lui avoir fourni les documents dont elle avait besoin. »

Améliorer les délais de traitement des PEB

De janvier à juillet 2024, la moyenne du délai de traitement des demandes de prêt de Moraine Valley était de 6,97 heures. Mme Yach a également activé les notifications par courrier électronique dans la configuration du service pour s'assurer de voir immédiatement quand une demande a été remplie, ce qui lui permet de transmettre rapidement le document à l'usager.

Pour les emprunts, le délai moyen de traitement était de 18,92 heures au cours de cette même période, avec près de 100 % des demandes de copie remplies par les bibliothèques qui participent au programme Express.

Le délai de traitement de 18,92 heures n’est qu’une moyenne : il est encore plus rapide certains mois. Par exemple, 14 heures. Mme Yach travaille du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, et la plupart des demandes sont remplies le jour même. Si elle soumet une demande tard dans la journée, elle est généralement remplie le lendemain matin. Les horaires limités de la bibliothèque ne constituent pas un obstacle à l'adhésion à Express; l'éligibilité est basée sur les délais de traitement moyens, elle recommande donc aux bibliothèques de vérifier auprès d'OCLC pour savoir si elles sont éligibles.

« Même si je suis la seule personne à traiter les demandes de prêt entre bibliothèques, c'est un travail d'équipe », a mentionné Mme Yach. « Notre gestionnaire de ressources électroniques fournit les accords de licence pour les articles de notre base de données. Notre responsable des systèmes met à jour nos configurations système et notre coordinateur du service technique met à jour nos mentions de fonds dans OCLC. C’est une tâche énorme. »

Emplacement

• Palos Hills, Illinois, États-Unis

Informations sur la bibliothèque

• Fondée en 1967
• Plus de 7 000 étudiants visitent la bibliothèque chaque semaine
  
• Propose ses services à plus de 11 000 étudiants
• Un campus principal, plus deux extensions de campus