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Le traitement intelligent à l'œuvre

Optimisez la vitesse de livraison de votre service de partage de ressources

La nouvelle fonctionnalité de traitement intelligent, qui concerne tous les services de partage des ressources d'OCLC, permet aux bibliothèques de répondre aux attentes des utilisateurs, avec un gain de temps et des économies à la clé.

Les gens souhaitent disposer, à tout moment et où qu'ils se trouvent, de toutes les informations dont ils ont besoin au format qu'ils préfèrent. Les services de partage de ressources d'OCLC répondent déjà à cette attente en offrant une expérience simple et une livraison incroyablement rapide. Et, désormais, de nouvelles fonctionnalités de livraison, disponibles gratuitement avec le Prêt entre bibliothèques WorldShare®, Tipasa® et ILLiad®, vont encore plus loin dans cette expérience. Découvrez comment les bibliothèques tirent profit des fonctionnalités de traitement intelligent ci-dessous.


Obtenez des délais de traitement impressionnants pour les emprunts

Les bibliothèques de l'Eastern Kentucky University (EKU) ont atteint certains des délais de traitement pour les emprunts les plus rapides parmi les membres du programme de livraison numérique Express. Au cours des six premiers mois de 2022, 30 % des demandes ont été remplies en une heure ou moins, 40 % ont été remplies en deux heures ou moins, et 10 demandes ont été remplies en 2 minutes ou moins!

Ashley Cole, directrice adjointe de la division Collection Strategies, a expliqué avoir obtenu des délais de traitement des emprunts aussi incroyables en « travaillant avec notre administrateur de systèmes pour configurer Tipasa® de la manière la plus efficace pour nos besoins ». Son équipe a utilisé les informations des vidéos de formation d'OCLC pour créer des groupes et files de groupes personnalisés, activer l'intégration de la base de connaissances WorldCat pour les PEB, et mettre en place des automatisations pour les emprunts avec le module Gestion automatisée des demandes. Lisez l'article sur l'Eastern Kentucky University.

« Nous gagnons beaucoup de temps en profitant de nos files de groupes personnalisées et en permettant à l'automatisation de vérifier quelles bibliothèques détiennent le document. »

 

Ashley Cole
Directrice adjointe, Collection Strategies, Bibliothèques de l'Eastern Kentucky University

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Réduisez au maximum l'intervention du personnel grâce à la disponibilité en temps réel

Photo : Brian Miller

À l'Université d'État de l'Ohio, le personnel dédié au prêt entre bibliothèques, qui utilise ILLiad, rejetait initialement environ une demande sur trois en raison de l'indisponibilité des documents empruntés. Depuis l'utilisation de la fonctionnalité de disponibilité en temps réel, il rejette désormais environ une demande sur 20 seulement. Le temps gagné est considérable puisqu'il n'en perd plus à examiner les demandes de prêt entre bibliothèques qu'il n'est pas en mesure de satisfaire.

« Dans l'État de l'Ohio, nous avons constaté une diminution de 30 à 5 % des demandes de PEB pour les ouvrages prêtés. Il s'agit d'un gain de temps considérable », a mentionné Brian Miller, responsable des prêts entre bibliothèques. Le taux de satisfaction des demandes de prêt a également augmenté, passant de 50 % à plus de 70 %.

« [La disponibilité en temps réel] est la plus grande avancée depuis le pain tranché car elle permet une incroyable personnalisation. Chaque bibliothèque peut déterminer les états qu'elle ne souhaite plus prendre en compte et ceux qu'elle souhaite examiner. »

 

Brian Miller
Responsable, Prêt entre bibliothèques, Université d'État de l'Ohio


Gagnez du temps avec la gestion automatisée des demandes

St. Charles City-County Library, qui utilise le Prêt entre bibliothèques WorldShare, a configuré, à l'aide de la gestion automatisées des demandes, une procédure automatique pour les documents audio/visuels et une autre pour les livres. « J'ai trouvé que la configuration de procédures automatiques valait assurément les quelques heures nécessaires étant donné le temps que nous avons gagné par la suite », explique Laura Barber, assistante au prêt entre bibliothèques.

Pour réduire l'intervention du personnel, Laura Barber a configuré la gestion automatisées des demandes pour acheminer les nouvelles demandes jusqu'à la file d'attente correspondante si « WorldCat® indique que notre établissement détient le document, s'il semble s'agir d'une demande en double (autrement dit le même utilisateur a demandé le même document) et s'il y a moins de deux prêteurs ».

« Au cours de l'année passée, nous estimons avoir gagné 152 heures de travail en utilisant simplement la gestion automatisées des demandes et en nous épargnant le traitement individuel de ces demandes, soit près trois heures de travail par semaine. »

 

Laura Barber
Assistante au prêt entre bibliothèques, St. Charles City-County Library

Photo : Laura Barber

Améliorez les chaînes de travail avec la gestion automatisées des demandes

Photo : Nicole Reuter

« En tant qu'employés du College of Saint Benedict et de l'Université de Saint John, où nous utilisons Tipasa, la gestion automatisées des demandes est une excellente manière de faire avancer notre département dédié au prêt entre bibliothèques même si le planning de notre personnel a changé », affirme Nicole Reuter, directrice des services d'accès.

Nicole Reuter a configuré la gestion automatisées des demandes avec deux procédures automatiques de base, une pour les exemplaires et une pour les prêts. L'automatisation fonctionne vraiment bien avec les partenariats établis de sa bibliothèque, notamment le groupe de bibliothèques Express LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) qu'ils utilisent pour les exemplaires et les trois groupes Minitex qu'ils utilisent pour les prêts. Elle a également constaté des gains de temps. « Maintenant que nous avons augmenté le nombre de procédures automatiques, nous passons bien moins de temps à examiner chaque demande de prêt entre bibliothèques. »

« La gestion automatisée des demandes est assez simple à configurer et vous pouvez créer des procédures automatiques aussi complexes ou aussi simples que vous le souhaitez. »

 

Nicole Reuter
Directrice des services d'accès, College of Saint Benedict, Université de Saint John


Adaptez les procédures automatisées à vos besoins

La Bibliothèque Odum, considérée comme le « cœur » de la Valdosta State University, gère environ 800 demandes d'emprunt par mois via ILLiad. « Je suis très occupée et ne sais plus où donner de la tête. L'automatisation était absolument nécessaire pour que je puisse libérer le temps nécessaire à d'autres tâches. Je voulais aussi offrir à mes utilisateurs le service le plus rapide et efficace possible », a indiqué Amy Chew, bibliothécaire en chef.

Grâce à la gestion automatisée des demandes, Amy Chew a configuré ses chaînes de travail de sorte que toutes les demandes de prêt entre bibliothèques avec un numéro ISSN ou OCLC soient traitées par l'automatisation sans qu'elle n'ait à s'en préoccuper. En général, la demande est traitée sans problème; toutefois, Amy Chew a mis en place des mesures de protection pour les droits d'auteur et les notes des utilisateurs.

« Les processus d'automatisation sont hautement personnalisables. Vous pouvez modifier la façon dont les demandes entrent et sortent. De plus, si vous rencontrez des cas où, par exemple, des étudiants de premier cycle demandent des documents en langue étrangère dont ils n'ont pas vraiment besoin, vous pouvez désactiver les automatisations pour tous ces étudiants et ne les activer que pour les demandes des professeurs. »

« L'automatisation m'a permis de me consacrer à des d'activités plus spécialisées, comme la rédaction de publications, l'exécution de tâches de référence et le développement professionnel, comme la présentation. »

 

Amy Chew
Bibliothécaire en chef, Valdosta State University

Photo : Amy Chew

Automatisez vos processus pour améliorer l'expérience des usagers de bibliothèque

Photo : Brandon Martin

Avant la mise en service de Tipasa en 2019, la Northeastern State University n'avait jamais défini de processus automatisés. Pour Brandon Martin, instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, les automatisations lui donnaient l'impression d'être des opérations plutôt rébarbatives ne nécessitant aucune intervention. Lorsque la bibliothèque est passé à Tipasa, l'équipe de mise en œuvre d'OCLC a encouragé Brandon Martin et son équipe à reconsidérer les avantages de l'automatisation. 

Ils ont commencé par une ou deux automatisations pour en atteindre aujourd'hui 10, avec d'autres en prévision. « Il n'est pas nécessaire d'intervenir autant que ça avec l'automatisation », indique Brandon Martin. « Elle nous fait gagner du temps sur des tâches comme l'application de données constantes et la création de chaînes de prêteurs. Elle marque également automatiquement les demandes en fonction de critères que nous sélectionnons, de sorte qu'elle met en évidence des éléments que nous pourrions négliger. »

« Il s'agit vraiment d'un service dédié aux usagers. L'automatisation nous permet de remplir les documents plus vite, et c'est une bonne chose. Et, cerise sur le gâteau, elle nous facilite la vie. »

 

Brandon Martin
Instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, Northeastern State University


Accélérez le traitement avec l'intégration de la base de connaissances WorldCat

Le service de prêt entre bibliothèques (PEB) de la Pearson Library, de la California Lutheran University, emploie une bibliothécaire à temps plein et deux étudiants à temps partiel. En tant que membre du programme OCLC Express, cette petite équipe a invariablement un délai de traitement de moins de six heures pour les 643 demandes de copie qu'elle remplit en moyenne chaque mois. Et de ce fait, la bibliothèque se classe dans les cinq premières bibliothèques Express en volume depuis 2021.

Leanna Pagano, responsable du partage des ressources et des réserves de cours, explique que ce qui est essentiel pour offrir ce service rapide est l'aide des étudiants qui travaillent à la bibliothèque, et l'utilisation du PEB WorldShare et de la base de connaissances WorldCat. Pour chaque demande de copie, l'étudiant vérifie d'abord si le demandeur est une bibliothèque LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) ou un prêteur réciproque. Il vérifie ensuite ce que la bibliothèque peut prêter et comment elle peut le prêter pour chaque base de données. « Ce qui rend le processus si facile, c'est le lien vers la base de connaissances WorldCat qui est intégrée au PEB WorldShare », souligne Leanna. « Il suffit généralement de cliquer sur ce lien, qui conduit à la bonne base de données et à l'article en texte intégral, de sorte que l'employé peut simplement le télécharger et le mettre en ligne sur Article Exchange. »

Leanna a également indiqué que la mise en place de deux moniteurs pour chaque poste de travail, le développement d'un programme de formation pour les étudiants, et l'établissement d'un calendrier stratégique pour les étudiants tout au long de la journée contribuent à leur réussite.

« Je vous recommande de vous assurer que vos collections sont dans la base de connaissances WorldCat. Ainsi, vous profitez d'une intégration transparente entre vos fonds et le prêt entre bibliothèques, ce qui vous permet de localiser rapidement et efficacement les articles de votre collection et de les partager. »

 

Leanna Pagano
Responsable du partage de ressources et des réserves de cours, California Lutheran University

Photo: Leanna Pagano

Remplir rapidement les demandes de copies grâce à Express et au traitement intelligent

Photo: William Gee

La Joyner Library d'East Carolina University, une université publique de recherche située à Greenvale, en Caroline du Nord, est l'un des trois principaux fournisseurs, en volume quantité, du programme de livraison numérique Express d'OCLC. Le personnel de la bibliothèque utilise ILLiad pour remplir environ 1000 demandes de copies Express chaque mois et maintient un délai de traitement inférieur à 12 heures.

William Gee, responsable de la circulation et des prêts entre bibliothèques, explique que les délais de traitement rapides et les statistiques exceptionnelles de prêts Express sont dus à un certain nombre de facteurs, notamment à l'automatisation des chaînes de travail du PEB. Selon M. Gee, « L'automatisation est absolument essentielle. Je vous encourage à examiner la nouvelle fonctionnalité de traitement intelligent. Elle aide vraiment à automatiser vos chaînes de PEB. »

L'équipe de M. Gee s'appuie sur le réseau de PEB WorldShare d'OCLC, son Répertoire des politiques et le service de gestion des frais IFM. Il souligne que les délais de traitement impressionnants peuvent également être dus au fait que les membres du personnel savent ce que leurs ententes de licences leur permettent de prêter, qu'ils tirent le meilleur parti des fonctions de gestion d'ILLiad et qu'ils traitent les demandes deux fois par jour. Ils s'efforcent également de maintenir à jour les fonds physiques dans WorldCat et les fonds électroniques dans la base de connaissances WorldCat afin que les utilisateurs puissent trouver, et accéder à, toutes les ressources disponibles dans les collections de la bibliothèque.

« J'aime la nouvelle fonctionnalité de traitement intelligent qui facilite beaucoup l'automatisation des chaînes de travail. »

 

William Gee
Responsable de la circulation et du prêt entre bibliothèques, East Carolina University