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Mise en œuvre du traitement intelligent

Optimisez la vitesse de livraison de votre service de partage de ressources

La nouvelle fonctionnalité de traitement intelligent, qui concerne tous les services de partage des ressources d'OCLC, permet aux bibliothèques de répondre aux attentes des utilisateurs, avec un gain de temps et des économies à la clé.

Les gens souhaitent disposer, à tout moment et où qu'ils se trouvent, de toutes les informations dont ils ont besoin au format qu'ils préfèrent. Les services de partage de ressources d'OCLC répondent déjà à cette attente en offrant une expérience simple et une livraison incroyablement rapide. Et, désormais, de nouvelles fonctionnalités de livraison, disponibles gratuitement avec le Prêt entre bibliothèques WorldShare®, Tipasa® et ILLiad®, vont encore plus loin dans cette expérience. Découvrez comment les bibliothèques tirent profit des fonctionnalités de traitement intelligent ci-dessous.


Réduisez au maximum l'intervention du personnel grâce à la disponibilité en temps réel

Photo : Brian Miller

À l'Université d'État de l'Ohio, le personnel dédié au prêt entre bibliothèques, qui utilise ILLiad, rejetait initialement environ une demande sur trois en raison de l'indisponibilité des documents empruntés. Depuis l'utilisation de la fonctionnalité de disponibilité en temps réel, il rejette désormais environ une demande sur 20 seulement. Le temps gagné est considérable puisqu'il n'en perd plus à examiner les demandes de prêt entre bibliothèques qu'il n'est pas en mesure de satisfaire.

« Dans l'État de l'Ohio, nous avons constaté une diminution de 30 à 5 % des demandes de PEB concernant les ouvrages prêtés. Le gain de temps pour le personnel est exceptionnel », déclare Brian Miler, responsable des prêts entre bibliothèques. Le taux de satisfaction des demandes de prêt a également augmenté, passant de 50 % à plus de 70 %.

« [La disponibilité en temps réel] est la plus grande avancée depuis le pain tranché car elle permet une incroyable personnalisation. Chaque bibliothèque peut déterminer les états qu'elle ne souhaite plus prendre en compte et ceux qu'elle souhaite examiner. »

 

Brian Miller
Responsable, Prêt entre bibliothèques, Université d'État de l'Ohio


Gagnez du temps avec la gestion automatisée des demandes

St. Charles City-County Library, qui utilise le Prêt entre bibliothèques WorldShare, a configuré, à l'aide de la gestion automatisées des demandes, une procédure automatique pour les documents audio/visuels et une autre pour les livres. « J'ai trouvé que la configuration de procédures automatiques valait assurément les quelques heures nécessaires étant donné le temps que nous avons gagné par la suite », explique Laura Barber, assistante au prêt entre bibliothèques.

Pour réduire l'intervention du personnel, Laura Barber a configuré la gestion automatisées des demandes pour acheminer les nouvelles demandes jusqu'à la file d'attente correspondante si « WorldCat® indique que notre établissement détient le document, s'il semble s'agir d'une demande en double (autrement dit le même utilisateur a demandé le même document) et s'il y a moins de deux prêteurs ».

« Au cours de l'année passée, nous estimons avoir gagné 152 heures de travail en utilisant simplement la gestion automatisées des demandes et en nous épargnant le traitement individuel de ces demandes, soit près trois heures de travail par semaine. »

 

Laura Barber
Assistante au prêt entre bibliothèques, St. Charles City-County Library

Photo : Laura Barber

Améliorez les chaînes de travail avec la gestion automatisées des demandes

Photo : Nicole Reuter

« En tant qu'employés du College of Saint Benedict et de l'Université de Saint John, où nous utilisons Tipasa, la gestion automatisées des demandes est une excellente manière de faire avancer notre département dédié au prêt entre bibliothèques même si le planning de notre personnel a changé », affirme Nicole Reuter, directrice des services d'accès.

Nicole Reuter a configuré la gestion automatisées des demandes avec deux procédures automatiques de base, une pour les exemplaires et une pour les prêts. L'automatisation fonctionne vraiment bien avec les partenariats établis de sa bibliothèque, notamment le groupe de bibliothèques Express LVIS (Libraries Very Interested in Sharing) qu'ils utilisent pour les exemplaires et les trois groupes Minitex qu'ils utilisent pour les prêts. Elle a également constaté des gains de temps. « Maintenant que nous avons augmenté le nombre de procédures automatiques, nous passons bien moins de temps à examiner chaque demande de prêt entre bibliothèques. »

« La gestion automatisées des demandes est assez simple à configurer et vous pouvez créer des procédures automatiques aussi complexes ou aussi simples que vous le souhaitez. »

 

Nicole Reuter
Directrice des services d'accès, College of Saint Benedict, Université de Saint John


Adaptez les procédures automatisées à vos besoins

La Bibliothèque Odum, considérée comme le « cœur » de la Valdosta State University, gère environ 800 demandes d'emprunt par mois via ILLiad. « Je suis très occupée et ne sais plus où donner de la tête. L'automatisation était absolument nécessaire pour que je puisse libérer le temps nécessaire à d'autres tâches. Je voulais aussi offrir à mes utilisateurs le service le plus rapide et efficace possible », a indiqué Amy Chew, bibliothécaire en chef.

Grâce à la gestion automatisée des demandes, Amy Chew a configuré ses chaînes de travail de sorte que toutes les demandes de prêt entre bibliothèques avec un numéro ISSN ou OCLC soient traitées par l'automatisation sans qu'elle n'ait à s'en préoccuper. En général, la demande est traitée sans problème; toutefois, Amy Chew a mis en place des mesures de protection pour les droits d'auteur et les notes des utilisateurs.

« Les processus d'automatisation sont hautement personnalisables. Vous pouvez modifier la façon dont les demandes entrent et sortent. De plus, si vous rencontrez des cas où, par exemple, des étudiants de premier cycle demandent des documents en langue étrangère dont ils n'ont pas vraiment besoin, vous pouvez désactiver les automatisations pour tous ces étudiants et ne les activer que pour les demandes des professeurs. »

« L'automatisation m'a permis de me consacrer à des d'activités plus spécialisées, comme la rédaction de publications, l'exécution de tâches de référence et le développement professionnel, comme la présentation. »

 

Amy Chew
Bibliothécaire en chef, Valdosta State University

Photo : Amy Chew

Automatisez vos processus pour améliorer l'expérience des usagers de bibliothèque

Photo : Brandon Martin

Avant la mise en service de Tipasa en 2019, la Northeastern State University n'avait jamais défini de processus automatisés. Pour Brandon Martin, instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, les automatisations lui donnaient l'impression d'être des opérations plutôt rébarbatives ne nécessitant aucune intervention. Lorsque la bibliothèque est passé à Tipasa, l'équipe de mise en œuvre d'OCLC a encouragé Brandon Martin et son équipe à reconsidérer les avantages de l'automatisation. 

Ils ont commencé par une ou deux automatisations pour en atteindre aujourd'hui 10, avec d'autres en prévision. « Il n'est pas nécessaire d'intervenir autant que ça avec l'automatisation », indique Brandon Martin. « Elle nous fait gagner du temps sur des tâches comme l'application de données constantes et la création de chaînes de prêteurs. Elle marque également automatiquement les demandes en fonction de critères que nous sélectionnons, de sorte qu'elle met en évidence des éléments que nous pourrions négliger. »

« Il s'agit vraiment d'un service dédié aux usagers. L'automatisation nous permet de remplir les documents plus vite, et c'est une bonne chose. Et, cerise sur le gâteau, elle nous facilite la vie. »

 

Brandon Martin
Instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, Northeastern State University