Améliorez l'accès aux ressources électroniques et gagnez du temps grâce à l'automatisation des processus

Nancy Lin, spécialiste des technologies de métadonnées au sein des bibliothèques de l'Université de New York, explique que la bibliothèque a « plus d'un million et demi de livres électroniques. C'est une collection extrêmement vaste. Un tel volume exige une réelle efficacité de gestion des métadonnées et des recherches. » Les ressources électronique revêtent une importance particulière pour les campus situés à l'étranger. « Nous avons des campus à l'international, situés à Abou Dhabi, à Shanghai et ailleurs dans le monde. C'est pourquoi il est important que tous les utilisateurs puissent facilement effectuer des recherches dans les ressources électroniques », explique-t-elle.

Cependant, les équipes en charge des métadonnées de la bibliothèque ont eu des difficultés à suivre le rythme des fréquents changements de collections de ressources électroniques. Par exemple, le processus de mise en correspondance de leur collection Ovid a nécessité environ 29 heures de travail. Nancy explique que le catalogage réalisé à partir des fichiers de fournisseurs était problématique, en partie parce que les notices ne contenaient pas suffisamment de métadonnées. De plus, la bibliothèque a reçu plusieurs notices pour le même titre dans différents formats de la part de ses différents fournisseurs, et le personnel a donc dû les dé-dupliquer manuellement.

Les bibliothèques de l'Université de New York ont ensuite commencé à recevoir des fonds automatisés et spécifiques à chaque établissement via WorldShare Gestion des collections. « Cela nous a permis de gagner beaucoup de temps », explique Nancy, « et nous y voyons également d'autres avantages. » Nancy et son équipe ont recours à l'acquisition automatisée des fonds pour leurs collections achetées auprès des groupes Ebook Central, Elsevier, Ovid et Springer, ainsi que pour leurs collections acquises et fondées sur des données de JSTOR et Taylor & Francis via Ebook Central. Grâce à ces acquisitions, « nous obtenons les notices plus rapidement que si nous devions passer notre temps à naviguer sur les différents sites de nos fournisseurs pour nous les procurer », explique-t-elle.

Plutôt que de charger des notices de fournisseurs contenant un minimum de données, OCLC inclut à la notice de WorldCat les mises à jour ultérieures via les fonds automatisés de Gestion des collections. « Nous avons pu augmenter rapidement le nombre de nos notices de livres électroniques, déjà bien renseignées », ajoute Nancy. « Une fois que nous avons activé ces collections, nous avons reçu de métadonnées de meilleure qualité pour notre catalogue. » Ces données combinent également les informations provenant de différents éditeurs au sein d'une notice unique et exhaustive. « Mes collègues sont ravis de ne pas avoir à choisir parmi de nombreuses collections différentes qui ne reflètent pas exactement ce que nous avons acheté. Il est beaucoup plus facile de gérer les entrées provenant d'un ensemble spécifique à chaque établissement », explique-t-elle. Et même dans l'éventualité où l'Université de New York rencontrerait un problème avec une mise à jour, poursuit-elle, « l'Université de New York pourrait modifier la notice de WorldCat, puis informer OCLC et le fournisseur des notices manquantes. De cette façon, les autres bibliothèques qui reçoivent les notices bénéficient également de nos corrections. »

Ces notices mises à jour ont aidé l'Université de New York à améliorer son catalogue et l'accessibilité de ses ressources électroniques, aidant ainsi tous les étudiants et enseignants dans leurs recherches. « Les utilisateurs commencent à prendre conscience du fait qu'ils peuvent consulter le catalogue pour obtenir une représentation de ce que nous avons dans les livres électroniques », explique Nancy. « Les utilisateurs obtiennent clairement plus de correspondances qu'auparavant, et ce de manière plus efficace. » Nancy a hâte de pouvoir étendre l'acquisition automatisée des fonds à un plus grand nombre d’éditeurs. « J'espère que davantage de bibliothèques collaboreront avec les fournisseurs pour les encourager à proposer les fonds de leur établissement via Gestion des collections », ajoute-t-elle. « À mesure que les notices automatisées des éditeurs gagnent en volume et en précision, nous pourrons optimiser les recherches et permettre aux usagers de trouver plus efficacement nos livres électroniques. »

Emplacement

• New York, New York, États-Unis

La bibliothèque en un coup d'œil

• Se compose de 8 bibliothèques, pour un total de 4,6 millions de volumes
• La bibliothèque principale, la bibliothèque Elmer Holmes Bobst, possède plusieurs millions de volumes, 272 000 titres de publications en série et plus de 43 000 pieds linéaires d'archives
• La bibliothèque Bobst accueille 11 000 visiteurs par jour et met en circulation 246 000 documents par an