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Université du Nouveau-Mexique

Sélection de ressources pour un entreposage externe effectuée dans des conditions de confiance et de transparence

Bibliothèque universitaire de l’Université du Nouveau-Mexique
Image reproduite avec l’aimable autorisation de l’Université du Nouveau-Mexique

Logo de l'Université du Nouveau-Mexique

« Le fait d'avoir accès aux données GreenGlass s'est avéré essentiel, car cela nous a avant tout donné les moyens d'avoir des discussions pertinentes et très axées sur les données avec notre corps professoral, qui l'a d'ailleurs beaucoup apprécié ».

Susanne Clement
Professeure associée et directrice des collections, bibliothèques universitaires de l’Université du Nouveau-Mexique

Les bibliothèques universitaires de l’Université du Nouveau-Mexique comptent environ 3,5 millions de documents, répartis dans quatre bâtiments, explique Susanne Clement, professeure associée et directrice des collections. Conçue par John Gaw Meem dans le style d’un village espagnol, la Zimmerman Library, principale bibliothèque de l’Université, a ouvert ses portes en 1938. Certes magnifiques, les bâtiments présentent un intérêt historique qui rend difficile toute rénovation, explique Susanne Clement. « Même les poteaux métalliques qui soutiennent les rayonnages [font] réellement partie de la structure d’origine du bâtiment. Il est impossible de reconfigurer les sols de cette tour en particulier, ce qui signifie qu’elle ne peut être utilisée que pour le rangement. »

Le personnel de la bibliothèque a estimé que le taux de remplissage de la Zimmerman Library se situait entre 76 et 97 %. Pour parvenir à une capacité « comprise entre 70 et 75 %, nous aurions dû supprimer entre 120 000 et 180 000 documents », déclare Susanne Clement. La bibliothèque se préparait à un grand projet d’élagage, mais l’acquisition de l’University of New Mexico Press a permis au personnel de la bibliothèque de réaménager l’entrepôt de l’UNM Press en dépôt du campus Sud (SCR). Susanne Clement explique qu’« un système adapté d’entreposage externe va pouvoir être installé », faisant passer la capacité du SCR à environ 1,5 million de documents (des monographies et périodiques moins utilisés). Toutefois, un chantier de cette ampleur présente de nombreux défis.

« La transparence qui a prévalu tout au long du projet, ainsi que la possibilité donnée aux enseignants de consulter les données s'ils le souhaitaient… nous ont permis jusqu'à présent de recevoir des réponses très positives du corps professoral. »

« Nous connaissions bien sûr GreenGlass® depuis longtemps, indique Susanne Clement. Nous avons également discuté avec de nombreuses bibliothèques de leur expérience, et nous avons même eu l’occasion de consulter certaines données brutes proposées par GreenGlass, ainsi que de découvrir l’interface Web. Nous savions à quoi nous attendre avant même de nous engager à utiliser GreenGlass. »

Le personnel de la bibliothèque a discuté du déplacement des documents vers le site externe d’entreposage avec chaque service de l’Université. En se basant sur des données GreenGlass, « nous leur avons communiqué le nombre de documents existants et le nombre de documents n’ayant jamais circulé », indique Susanne Clement. Comme c’est le cas pour les données nationales, le personnel de la bibliothèque a découvert qu’environ 40 % des ouvrages de la collection n’avaient jamais été consultés. Le personnel de la bibliothèque a proposé au département d’anglais que tout document publié avant 1960, et n’ayant jamais circulé au cours des 15 dernières années au moins, soit déplacé vers le site externe d’entreposage. « Leur réponse a été la suivante : “Vous êtes trop prudents. Prenez en compte tous les documents au moins jusqu’en 1970.” »

Comme les recommandations du personnel de la bibliothèque étaient basées sur des données concrètes et précises, le corps professoral a largement appuyé la démarche de transfert des livres vers le SCR. Susanne Clement souligne l’importance des outils fournis par GreenGlass pour étayer ces conversations. « Selon moi, le grand avantage de ces outils est l’analyse approfondie des collections. Je pense qu’avec GreenGlass, nous allons pouvoir faciliter l’utilisation de nos collections. », conclut-elle.

Services utilisés par l'Université du Nouveau-Mexique

GreenGlass

WorldShare Services de gestion

Emplacement

  • Albuquerque, Nouveau-Mexique, États-Unis

Informations sur la Bibliothèque

  • Enrichit sa collection de plus de 20 000 documents physiques chaque année
  • Intègre les publications de University of New Mexico Press
  • Permet d'accéder à plus de trois millions de volumes de différentes collections

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