University College London
Augmenter l'espace offert aux étudiants et évaluer le stock des bibliothèques
« Les fonctionnalités uniques de GreenGlass facilitent considérablement la prise de décision relative aux collections de bibliothèques. Nous avons pu identifier nos points forts, améliorer la qualité des données et effectuer des désélections dans l'ensemble de nos collections de manière très efficace. Ceci nous place dans une position forte pour collaborer à de futures initiatives collectives concernant les collections pour transformer les espaces de notre bibliothèque. »
Rozz Evans
Responsable de la stratégie des collections
Face au nombre croissant d'étudiants se plaignant du manque d'espace pour étudier, le personnel de la bibliothèque à University College London (UCL) a reconnu qu'il était devenu impossible de conserver le niveau actuel des quantités de titres de collections imprimées. En réponse à cette situation, UCL a confié à Rozz Evans, responsable de la stratégie des collections, la mission de proposer une stratégie des collections pour l'ensemble des 18 bibliothèques. « Nous voulions développer une approche stratégique pour générer nos collections d'une manière globale, au lieu de conserver les différents cloisonnements et les différentes pratiques qui avaient évolué au fil du temps », a-t-elle expliqué.
« J'ai commencé par identifier plusieurs mesures sans risque que nous pouvions prendre, comme par exemple, éliminer les doublons ou rationaliser les éditions », a expliqué Rozz. Toutefois, elle a rencontré des difficultés pour obtenir les rapports dont elle avait besoin à partir du système de gestion de bibliothèque d'UCL. « Notre équipe de la bibliothèque numérique pouvait produire les rapports à la demande, mais nous avons dû combiner plusieurs rapports pour identifier les chevauchements de ressources », a-t-elle expliqué.
Rozz a découvert que GreenGlass® pouvait l'aider à mieux évaluer les collections à l'aide des données de circulation, et grâce à des outils pratiques de visualisation et d'analyse, des fonctions robustes de correspondance et de comparaison pour la collaborations et d'identifiants de connexion pour tous les membres du personnel de la bibliothèque en ayant besoin. Elle a collaboré avec OCLC pour implanter GreenGlass. « La communication a été excellente », a-t-elle souligné. « Ils étaient très bien organisés. Nous avions un coordinateur central unique qui assurait la communication avec l'équipe technique pour notre compte et organisait des webinaires pour notre équipe. De plus, la formation était très bonne. »
« GreenGlass a rassemblé l'ensemble des données, ce qui m'a permis de développer une stratégie éclairée de gestion des collections, puis d'examiner les moyens les plus adaptés pour sa mise en œuvre. »
GreenGlass a fourni à Rozz les données et les éléments concrets dont elle avait besoin pour construire la stratégie de collections à long terme d'UCL. UCL a lors entrepris une vaste opération de désélection dans son site d'entreposage externe. La bibliothèque a notamment identifié 72 191 documents en double sur un fonds de 488 192 titres, ce qui a permis de libérer un espace précieux. L'espace supplémentaire ainsi libéré dans l'entrepôt a permis à la bibliothèque de déprioriser d'autres collections imprimées et de créer ainsi des espaces d'étude supplémentaire dans les bibliothèques. UCL fait également largement appel à GreenGlass pour la gestion des collections au quotidien. GreenGlass est utilisé notamment pour l'élagage régulier au sein du service et le personnel peut exécuter facilement ses propres rapports.
Convaincue par l'efficacité de cette approche basée sur les données, UCL a décidé un second chargement de données de GreenGlass. « Nous voulions continuer à l'utiliser comme outil de gestion sur un projet particulier pour rationaliser plusieurs collections de bibliothèques dispersées existantes », a ajouté Rozz. Mais ils voulaient également poursuivre la prise en charge de l'élagage régulier au sein du système de gestion de bibliothèque et « se préparer pour des initiatives nationales de gestion de collections collaborative. »
Actuellement, GreenGlass aide UCL à analyser ses collections et à améliorer la qualité des données avant que la bibliothèque ne se lance dans de futures initiatives collaboratives s'appuyant sur les réussites de la UK Research Reserve. « Comme d'autres bibliothèques, nous avons besoin de travailler sur nos propres collections avant de nous engager dans des projets de collections collectifs nationaux à l'aide de la fonctionnalité de gestion collective de GreenGlass », a précisé Rozz.
Rozz est certaine que la désélection basée sur les données pourra rassurer les étudiants et les enseignants face à la disparition de certains titres des rayonnages. « La confiance est essentielle, et l'existence de preuves solides y contribue », déclare-t-elle. « GreenGlass nous donne l'opportunité d'explorer en profondeur les données et les groupes de référence nous permettront d'avoir une vision claire des fonds existants ailleurs. Et l'aide que nous recevons d'OCLC est inestimable. »
Services utilisés par UCL
- Soutient l'une des principales institution de recherche à l'échelle mondiale comptant un personnel de plus de 13 000 membres et un effectif de plus de 38 000 étudiants de 150 pays différents
- Offre 18 bibliothèques et espaces d'étude répartis dans Londres en soutien aux activités d'apprentissage, d'enseignement et de recherche dans l'ensemble de l'institution
- Fondée en 1827, couvre un vaste éventail de disciplines,
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