Rationaliser le partage des ressources pour un meilleur service

Le personnel de la bibliothèque à l'American University of Sharjah estimait que leur ancienne interface de prêt entre bibliothèques (PEB) était difficile à utiliser, en particulier pour les nouveaux membres. Bien que l'Université ait été fondée il y a à peine 20 ans, elle s'est déjà imposée comme l'une des institutions les plus avancées de la région. Les membres du personnel de l'Université et de la bibliothèque avaient conscience qu'ils devaient migrer au nuage le plus grand nombre de systèmes possible pour faire face à l'évolution des besoins. 

« Notre département informatique nous a fortement encouragés à migrer au nuage de nombreux systèmes de l'Université. Étant donné que nous utilisions les Services de gestion WorldShare^® (WorldShare) depuis un certain temps, Tipasa^® apparaissait comme une solution évidente », explique Thomas Hodge, bibliothécaire adjoint de l'Université pour les services techniques et technologiques.

Puisque Tipasa s'intègre parfaitement à WorldShare, il était plus facile pour le personnel d'apprendre de nouvelles chaînes de travail sur une interface familière, ce qui a énormément simplifié leurs processus. « Désormais, je peux procéder à des vérifications dans le système, par exemple des restrictions de licence sur des ressources électroniques sous licence, au même endroit. C'est un vrai plus pour moi », affirme Thomas Hodge.  

John Liebhardt, ancien bibliothécaire à la gestion des ressources et des acquisitions, se réjouit de ne plus devoir charger séparément les données des usagers de la bibliothèque dans le système de PEB. « Étant donné que Tipasa et WorldShare sont intégrés, nous avons simplement à gérer le chargement de l'usager dans WorldShare. La chaîne de travail pour Tipasa existe déjà, ce qui nous fait gagner du temps. »

« Les formulaires de demande Tipasa permettent de rassembler toutes les informations sur le compte, ce qui est très pratique pour les utilisateurs », a ajouté John Liebhardt. Zeinab Habib, employée de bibliothèque, a remarqué que les utilisateurs effectuaient des demandes facilement via Tipasa : « Je constate que nos usagers utilisent Tipasa plus facilement que notre ancien système. Avant, ils m'envoyaient souvent un courriel, que je devais ensuite saisir dans le système. Maintenant, je vois qu'ils s'y mettent, et il leur est beaucoup plus facile d'effectuer eux-mêmes la demande. » 

De plus, le personnel de la bibliothèque peut désormais traiter beaucoup plus rapidement les demandes provenant d'établissements qui utilisent différents systèmes de PEB. John Liebhardt explique : « Certaines bibliothèques avec lesquelles nous sommes en relation n'utilisent pas forcément le même type de système de PEB que nous, et nous devions malgré tout pouvoir créer des comptes au sein du système pour ces établissements. Tipasa nous permet de le faire, et cela simplifie considérablement le suivi des ressources. »

Tipasa a nettement simplifié et accéléré le traitement des demandes pour le personnel et les utilisateurs de l'American University of Sharjah. « Il y a deux ans, 351 documents ont été empruntés. Après l'implantation de Tipasa, ce chiffre a été quasiment multiplié par trois, avec 945 emprunts enregistrés l'année dernière. Nous n'aurions jamais pu les assurer aussi rapidement avec notre ancien système de prêt entre bibliothèques », conclut Thomas Hodge.

Lieu

• Sharjah, Émirats arabes unis

Informations sur la bibliothèque

• Ouverte en 2006 pour soutenir l'université fondée en 1997 par Son Altesse Sheikh Dr. Sultan bin Mohamed Al Qasimi, membre du Conseil suprême des Émirats arabes unis et gouverneur de Sharjah
• Soutient une structure américaine intégrant l'enseignement des arts libéraux et des formations professionnelles
• Située au cœur du campus, la bibliothèque offre 8 750 m² d'espace utilisable et abrite de nombreuses collections différentes, y compris des collections spéciales, une collection d'œuvres musicales et une collection de médias