Université du Maryland
Collaborer pour lancer une nouvelle solution d'emprunts de groupe
« Nous tous, membres de la BTAA, utilisons ILLiad pour gérer nos demandes, et le fait que le Partage de ressources pour groupes d'OCLC s'intègre parfaitement à celui-ci et au réseau mondial de PEB WorldShare a été extrêmement utile. Ces intégrations permettent également des chaînes de travail modulaires, ouvrant davantage de possibilités pour nos bibliothèques avec de multiples engagements consortiaux. »
Brynne Norton
Responsable du partage des ressources et des réserves aux bibliothèques de l'Université du Maryland, membre de la BTAA
La Big Ten Academic Alliance (BTAA) a une longue histoire de collaboration, notamment en matière de partage de ressources. Lorsqu'il est venu temps d'améliorer le partage de leurs collections, les membres de la BTAA ont examiné beaucoup de facteurs pour trouver la meilleure solution. En 2023, la BTAA a décidé de s'associer à OCLC pour implanter le Partage de ressources pour groupes d'OCLC, une initiative qui a considérablement amélioré ses opérations et augmenté le rayonnement de ses collections. Une équipe centrale composée de membres d'OCLC, d'Atlas Systems et de la BTAA a collaboré pour lancer la solution dans les 14 établissements de la BTAA.
« Nous tous, membres de la BTAA, utilisons ILLiad pour gérer nos demandes, et le fait que le Partage de ressources pour groupes d'OCLC s'intègre parfaitement à celui-ci et au réseau mondial de PEB WorldShare a été extrêmement utile », souligne Brynne Norton, responsable du partage des ressources et des réserves aux bibliothèques de l'Université du Maryland et membre de la BTAA. « Ces intégrations permettent également des chaînes de travail modulaires, ouvrant davantage de possibilités pour nos bibliothèques avec de multiples engagements consortiaux. »
Pour les usagers des bibliothèques de la BTAA, la solution leur permet de chercher dans la collection collective du groupe et de profiter de taux de fourniture plus grands et de délais de traitement plus rapides, y compris pour les ressources électroniques.
« Tous les membres de la Big Ten sont désormais opérationnels avec le Partage de ressources pour groupes. Nous sommes très heureux d'avoir terminé avec succès ce que nous appelons la Phase I de notre partenariat, et nos systèmes sont maintenant plus intégrés que jamais. Nous sommes également impatients de passer à la phase suivante, où nous développerons davantage d'idées en partenariat avec OCLC et Atlas Systems. »
Fonctionnalités d'automatisation avancées
L'un des principaux avantages du Partage de ressources pour groupes est l'automatisation améliorée. Les demandes peuvent désormais être acheminées depuis ILLiad par le biais de la Gestion automatisée des demandes, ce qui facilite les opérations et réduit les interventions manuelles.
D'autres fonctionnalités d'automatisation, telles les demandes rationalisées, opèrent en arrière-plan pour trouver le meilleur prêteur possible d'un document au sein du groupe de la BTAA en évaluant des facteurs tels que la présence du document sur les rayons, le format, les politiques de prêt et les délais de traitement des demandes. En utilisant les données sur les demandes antérieures, le système identifie les bibliothèques qui livrent les documents demandés le plus rapidement et les ajoute à la chaîne de prêteurs. Cela permet de remplir de 90 à 95 % des demandes avec le premier prêteur, ce qui se traduit par des taux de satisfaction plus élevés, et surtout, des délais de livraison plus rapides pour les usagers des bibliothèques de la BTAA.
« L'automatisation a été extrêmement utile pour nos chaînes de travail. Elle a réduit considérablement le temps que le personnel du PEB passe à envoyer manuellement plusieurs demandes pour un document » ajoute Mme Norton.
Les bibliothèques de la BTAA profitent maintenant aussi d'un traitement amélioré des demandes, grâce à des fonctionnalités telles que l'ajout automatique aux demandes des cotes et de l'emplacement sur les rayons, ce qui permet de gérer les demandes beaucoup plus efficacement. Le personnel du PEB peut accomplir davantage de travail avec moins d'efforts.
Révision de l'harmonisation des politiques
« Cette initiative nous a également incités à réviser d'autres possibilités d'harmonisation des politiques dans notre accord de partage des ressources avec la Big Ten. « Nous avons renouvelé notre engagement de traiter tous les usagers de la Big Ten comme s'ils fréquentaient notre propre établissement », mentionne Mme Brynne.
Cette attention renouvelée portée à l'harmonisation des politiques pour rationaliser le partage des ressources entre ses établissements membres garantit que tous les usagers de la BTAA sont traités de manière égale, quel que soit leur établissement d'appartenance, et favorise un environnement plus cohérent. Les politiques harmonisées mettent l'accent sur le partage autant que possible, y compris le prêt de périodiques reliés et d'ouvrages de référence, tout en envisageant un accès à plusieurs niveaux pour les collections spéciales et les documents hors site. Cette approche augmente non seulement l'efficacité, mais sert également de modèle potentiel pour d'autres consortiums cherchant à améliorer leurs pratiques de partage des ressources.
Regardez la vidéo de la table ronde du groupe d'usagers du Partage de ressources d'OCLC lors du congrès annuel de l'ALA de 2024 à San Diego.
Emplacement
- College Park, Maryland, États-Unis
- Plus grand réseau de bibliothèques universitaires de la région de Washington DC-Baltimore.
- Dessert 37 000 étudiants et professeurs à temps partiel et à temps plein.
- Possède plus de 6,7 millions de titres dans sa collection, y compris des livres en ligne, des revues, des manuscrits d'archives, des photos, des enregistrements sonores et des livres, et un accès facile à plus de 100 millions de titres dans les collections combinées des bibliothèques de la Big Ten.
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