Automatiser les prêts entre bibliothèques pour créer une meilleure expérience pour le personnel et les usagers

1^er juillet 2025

La fusion de deux systèmes de bibliothèques n'est pas une mince affaire, mais pour la Bibliothèque publique de Saint-Louis et la Bibliothèque du comté de Saint-Louis, c'était l'occasion de créer une expérience fluide et moderne pour leur communauté. En 2023, la Bibliothèque publique de Saint-Louis, avec ses 15 succursales, et la Bibliothèque du comté de Saint-Louis se sont associées pour mieux rejoindre la population métropolitaine de Saint-Louis, qui compte 2,8 millions de personnes. Les deux bibliothèques ont fusionné leurs catalogues et leurs systèmes de gestion de bibliothèque, créant ainsi un catalogue partagé qui offre un meilleur accès à leur communauté.

Implantation facile

Après la fusion des bibliothèques, Laura Kuhl, responsable du service à la clientèle de la Bibliothèque publique de Saint-Louis, s'est concentrée sur la modernisation des services de prêt entre bibliothèques (PEB). Tipasa s'est imposé comme la solution idéale, offrant une interface pour le personnel moderne et facile à utiliser qui simplifie les chaînes de travail. Il présente l'avantage supplémentaire d'être basé dans le nuage, ce qui a permis à l'équipe informatique de la bibliothèque de se concentrer sur d'autres priorités.

« La formation que nous avons reçue d'OCLC était incroyablement claire », souligne Mme Kuhl. « Nous avons eu beaucoup de temps pour poser des questions et les gestionnaires de projet ont été réactifs à toutes nos demandes. Tout a été présenté avec beaucoup de documentation utile. Je ne m'attendais pas à ce que le processus soit fluide (les implantations le sont rarement), mais celle-ci était facile. Les problèmes que nous avons rencontrés étaient mineurs et rapidement résolus. C'était une grosse victoire. »

Le processus d'implantation a été complété en trois mois. Même les membres du personnel qui étaient initialement réticents au changement ont rapidement adopté Tipasa. « À la fin de la première semaine, l'un de nos employés les plus anciens, qui avait admis qu'il n'aimait pas le changement, m'a dit ''C'est tellement mieux'' », ajoute Mme Kuhl.

Gagner du temps grâce à des processus intuitifs

Les fonctionnalités d'automatisation de Tipasa, comme la redirection et la gestion des demandes de prêt, ont considérablement réduit la charge de travail du personnel et accéléré les processus. « C'est tellement plus facile. « Les automatisations ont rendu les choses plus rapides et plus efficaces pour notre équipe, en particulier pour les demandes de prêt, qui sont maintenant beaucoup plus simples qu'elles ne l'étaient auparavant », explique Mme Kuhl.

Les résultats dus à l'adoption de Tipasa ont été impressionnants. Les prêts ont augmenté de près de 100 par mois, ce qui reflète l'efficacité améliorée du système. L'automatisation a réduit le besoin d'intervention manuelle du personnel, permettant à l'équipe d'avoir plus de flexibilité et plus de temps à consacrer à ses autres responsabilités, comme répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux textos. « Il se passe beaucoup de choses en arrière-plan que nous n'avons plus a gérer. Ça fonctionne tout seul », ajoute Mme Kuhl. Un membre de son équipe a partagé : « On adore les automatisations! »

Tipasa a éliminé le besoin de créer des profils pour les nouveaux usagers de la bibliothèque, remplaçant une procédure en plusieurs étapes par un processus simplifié qui représente un gain de temps considérable pour le personnel. De plus, Tipasa bloque automatiquement les demandes non admissibles des usagers, comme celles qui dépassent leur limite d'emprunts, ce qui permet au personnel de gagner du temps en éliminant le besoin de vérifications manuelles.

Les usagers de la bibliothèque ont également profité de la transition, trouvant le nouveau système intuitif et facile à utiliser. Des mises à jour et des états précis sur la page Web du PEB destinée aux usagers ont permis d'éliminer en grande partie la confusion précédente des usagers. « Nous n'avons reçu aucune critique d'usager, ce qui est incroyable », conclut Mme Khul. « Ça s'est déroulé sans problème du coté des usagers! »

Emplacement

• Saint-Louis, Missouri, États-Unis

Informations sur la bibliothèque

• Dessert une population de 250 000 habitants dans la ville et de 2,8 millions dans la région métropolitaine de Saint-Louis.
• Détient plus de 1,2 million de documents dans ses collections.
• La Bibliothèque centrale, la succursale principale, est un monument historique conçu par le célèbre architecte Cass Gilbert et a subi une rénovation de 70 millions de dollars en 2012, lui redonnant sa grandeur tout en intégrant des commodités modernes.