Renforcer la collaboration et la cohérence

Avec 15 autres bibliothèques, la Mannix Library à East Melbourne, Victoria, Australie, est utilisée par les professeurs, le personnel et les étudiants du Catholic Theological College et la vaste communauté de l'University of Divinity. À l'origine, ces bibliothèques disposaient chacune de leur propre système de gestion de bibliothèque, ce qui entraînait des tâches en double et des chaînes de travail non compatibles. Mme Burn, ancienne gestionnaire de bibliothèque, souhaitait passer à un système qui, selon ses mots, « […] pouvait permettre à plusieurs bibliothèques de partager le même système, de rationaliser les processus et d'offrir de meilleures expériences au personnel de la bibliothèque, aux étudiants et aux chercheurs ».

Les services de gestion WorldShare^® (WorldShare) ont fourni une solution globale capable de simplifier l'accès et d'enrichir l'expérience des utilisateurs entre plusieurs bibliothèques du système. Ils ont également permis de répondre aux deux grands défis de l'université que sont l'intégration et la collaboration. De plus, l'amélioration de la coopération entre les bibliothèques s'est inscrite explicitement dans la relation entre les bibliothèques et OCLC. Selon Mme Burn, « OCLC nous a fourni une solution intégrée qui contenait toutes les fonctionnalités standard du système de gestion de bibliothèque, ainsi qu'une couche de recherche d'informations, un système d'authentification et la possibilité de présenter des collections numérisées. Enfin, le niveau de conformité avec les normes en vigueur et l'intégration à Libraries Australia ont été autant de facteurs qui ont fait pencher la balance en faveur d'OCLC ».

À la lumière des projets précédents, l'équipe de Kerrie Burn a abordé cette mission avec sérénité. « Nous avions des réunions régulières avec le personnel d'OCLC et de l'ensemble des bibliothèques », explique Mme Burn, « et la collaboration a joué un rôle crucial tout au long du processus de mise en œuvre ». Cette relation de travail bienveillante a présenté de nombreux avantages. Tout d'abord, le personnel d'OCLC a encouragé les différentes bibliothèques à examiner ensemble leurs politiques pendant la phase de mise en œuvre. Cela a permis de prendre des décisions visant à améliorer la cohérence des quatre bibliothèques ayant initialement adopté WorldShare, y compris l'adoption de la même terminologie pour des collections similaires et la volonté de proposer une expérience utilisateur toujours plus simple et cohérente.

Une fois la solution en place, les résultats collectifs sont vite apparus. Ainsi, le chargement des données des étudiants s'effectue désormais en une seule fois pour chaque bibliothèque. Les réserves de cours et la disponibilité des documents sont disponibles dans les quatre bibliothèques participantes, ce qui permet de relier facilement les documents de bibliothèque au système de gestion de l'apprentissage de l'université. De plus, comme WorldShare s'appuie sur WorldCat^®, les utilisateurs peuvent trouver des ressources dans d'autres établissements locaux, provinciaux, nationaux ou internationaux depuis un seul et même emplacement. Le personnel des services techniques a également été séduit par la possibilité de rationaliser les statistiques, y compris les données de circulation et les données COUNTER pour les livres et les revues numériques, et de regrouper les éditions/formats pour faciliter le développement des collections.

Même si une grande partie de la mise en œuvre s'est déroulée à distance en raison de la pandémie de COVID-19, cette expérience s'est avérée bénéfique. « Nous avons eu beaucoup de plaisir à rencontrer les employés d'OCLC en personne lorsque cela était possible », conclut Mme Burn. « Alors que nous envisageons d'intégrer encore plus de nos bibliothèques théologiques avec WorldShare, la possibilité de travailler à distance sera un réel gain de temps. »

Lieu

• East Melbourne, Victoria, Australie

Informations sur la bibliothèque

• Fondée en 1923 dans le cadre du Corpus Christi College de Melbourne, le séminaire provincial des diocèses catholiques de Victoria et de Tasmanie
• L'une des 16 bibliothèques théologiques au service de l'University of Divinity
• Hébergée dans un bâtiment conçu par le cabinet d'architecture primé Gregory Burgess
• Abrite des collections spéciales comprenant des livres rares, tels que des incunables et des livres imprimés avant 1800, une collection du patrimoine catholique, une collection Hibernica (histoire et littérature irlandaise), une collection sur les chevaliers de Malte, ou encore une collection sur la science et la religion appartenant à l'ISCAST