巴特勒大学

重新构思工作流程，改进用户服务

“拥有一套针对 20 年前的流程构建的旧系统，意味着我们一直采用 30 年前的纸质流程，而这些在 20 年前就可以实现自动化了。转移到专门围绕电子资源工作流设计的新系统并共享信息，这激励着我们在图书馆内部做出各种各样的改变。”

Josh Petrusa
巴特勒大学馆藏和数字服务部副主任

直至最近，巴特勒大学图书馆还在依赖“针对 20 年前的环境所设计的”工作流，馆藏和数字服务部副主任 Josh Petrusa 说。“我们曾经使用过大量纸片、表单、印章和纸。”尽管三分之二的预算都用于电子资源，但图书馆员工还在用电子表单管理这些资源，而且无法高效地收集使用数据。

“过去几年，我们的优先事项改变了，但我们的工作流没变，”Josh 解释道。巴特勒大学是印第安纳私立学术型图书馆网络 (PALNI) 的成员，2014 年该网络为 23 个成员部署了 WorldShare^® 管理服务 (WMS)。向新系统的转换促使图书馆重新构思工作流，并使员工技能和服务能够更关注最优先的事项。

“由于 WMS 让我们简化了部分流程，我们才能够做出这些改变，改变后的工作流激励着我们以更合理的方式重新组织新的任务和单位。”

“我们已经大幅调整了全职员工的任务，”Josh 解释道。“我们一直在追赶时代的步伐。我们刚刚聘请了第一位电子资源馆员。”由于 WMS 简单易用，学生工作者已经接手了多项任务，包括满足联盟内馆际互借请求和提取资料用于图书馆的汰旧更新项目。负责采访的工作人员现在可以处理更多套录编目工作。“我们相信负责采访的工作人员能够尽其所能找到最佳记录，”Josh 解释说。“现在，我们已经加入了 WMS，在 WorldCat^® 中找到最佳记录意味着他们能够针对该记录下订单。”他补充说道：“我们的全职编目人员现在有时间处理特殊馆藏项目了。”

图书馆员工和学生都可以快速查看其他 PALNI 机构是否拥有他们需要的资料。这为图书馆开展新的需求驱动采购项目提供了支持，并有助于员工确定是否购买或借入某一份资源，这样他们可以合理使用资料预算。现在，学生可以使用自己的校园卡号登录并使用图书馆服务，还可以直接在 WorldCat 检索服务中提出馆际互借请求，而无需经过中介。

“因为培训人员比以前更为容易，我已经给每个人授权，让他们做 WMS 允许做的事情。这有助于他们把工作做得更好，”Josh 解释说。这让图书馆员工能够把更多的注意力集中在对图书馆用户而言意义最重大的服务上。“我们有了新的优先任务，”Josh 说。“系统的变化有助于我们真正聚焦于我们能够做的事，从而将重点放在新的优先任务上。”