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使用中的智能实现

最大限度地提高资源共享服务的交付速度

跨越所有 OCLC 资源共享服务的全新智能实现功能帮助图书馆满足用户期望,同时帮助节省资金。

人们希望可随时随地以自己喜欢的格式获得所需的所有信息。OCLC 的资源共享服务以直观的体验和令人印象深刻的交付速度满足了这一期望。现在,WorldShare® 馆际互借、Tipasa® 和 ILLiad® 免费提供的新交付功能进一步改善了用户的体验。阅读以下内容,了解图书馆如何利用智能实现功能。


实现令人印象深刻的借阅周转时间

相较于其他 Express 数字交付计划成员,东肯塔基大学 (EKU) 图书馆的借阅时间之快令人称道。在 2022 年的前六个月,30% 的请求可在一小时或更短时间内得到响应,40% 的请求在两小时或更短时间内得到响应,还有 10% 的请求在两分钟或更短时间内就得到响应!

馆藏策略副主任 Ashley Cole 说学校通过“与系统管理员合作,以最有效的方式配置 Tipasa®,满足借阅需求”,实现了令人惊叹的借阅周转时间。她的团队使用了我们培训视频中的信息,创建了自定义馆藏组和路径,为 ILL 开启了 WorldCat 知识库集成,并使用自动请求管理器实现了借阅自动化。阅读更多关于东肯塔基大学的成员故事

“我们通过利用自定义馆藏路径,自动化审查图书馆馆藏,节省了很多时间。”

 

Ashley Cole
东肯塔基大学图书馆馆藏策略副主任

cole-ashley

通过实时可用性最大限度地减少员工干预

照片:Brian Miller

俄亥俄州立大学图书馆,使用 Illiad 的馆际互借工作人员历来每三个请求中就有一个被拒绝,因为这些资料已经借出。在启动了实时可用性功能后,他们现在每 20 个请求中只有一个被拒绝。这使得工作人员花在无法满足的借阅请求上的时间大大减少。

“在俄亥俄州立大学,借出资料的 ILL 请求从 30% 减少到 5%。这大大节省了员工的时间,”馆际互借负责人 Brian Miller 表示。他们的借阅率也从 50% 左右提高到了 70% 以上。

“[实时可用性]是自切片面包以来最棒的事情,因为它是高度可定制的,每个图书馆都可以决定拒绝哪些状态,接受哪些状态。”

 

Brian Miller
俄亥俄州立大学馆际互借负责人


自动申请管理器节省员工时间

圣查尔斯县图书馆使用 WorldShare ILL,通过自动申请管理器分别为音频/视频材料和书籍设置了自动化系统。“我发现,自动化系统绝对值得花上几个小时去设置,因为这样可以节省员工时间,”馆际互借辅助专业人员 Laura Barber 说道。

为了减少员工的干预量,Laura 设置了自动请求管理器:“如果 WorldCat® 显示我们机构藏有该资料,且请求似乎是重复的,即同一用户请求了相同的资料,而且借出馆少于两个”,新请求将被路由到“新请求待审查”(New for review) 队列。

“在去年,仅通过使用自动申请管理器并且不必单独处理这些请求,我们就为工作人员节省了约 152 个小时。这意味着每周可节省员工近三个小时的时间。”

 

Laura Barber
圣查尔斯县图书馆馆际互借辅助专业人员

照片:Laura Barber

自动申请管理器可改善工作流程

照片:Nicole Reuter

“对于在圣本尼迪克学院与圣约翰大学使用 Tipasa 的我们来说,自动申请管理器是一种很好的方式,即使我们的人员安排发生变动,ILL 部门也能继续开展工作,”访问服务经理 Nicole Reuter 说道。

Nicole 设置了具有两个基本自动化系统的自动申请管理器,一个用于复本,另一个用于借阅。该自动化系统与她的图书馆原有的合作伙伴配合得非常好,包括他们用于复本的 Express LVIS(对分享非常感兴趣的图书馆)图书馆群和用于借阅的三个 Minitex 小组。她还注意到节省了时间。“现在,我们已经提高了自动化程度,我们花在审查每个 ILL 请求上的时间少了很多。”

“自动申请管理器相当容易设置,你可以根据自己的需要让它变得复杂或简单。”

 

Nicole Reuter
圣约翰大学,圣本尼迪克学院,访问服务经理


自定义自动化功能,以满足您的需要

奥达姆图书馆被视为瓦尔多斯塔州立大学的“心脏”,它每月使用 ILLiad 管理约 800 个借阅请求。“我很忙,并且要同时处理很多不同的事项,所以我真的很需要自动化操作,给我更多时间来做我需要做的事情。而且我真的很希望我的用户能尽量享受最好、最快的服务,”图书馆员 Amy Chew 说。

Amy 使用自动申请管理器设置了自己的工作流程,让所有带 ISSN 或 OCLC 编号的馆际互借请求都可以自动化处理,而她就不必再担心这些请求。通常情况下,这些请求会顺利通过;但是,Amy 也为版权和用户备注设置了保护措施。

“自动化是高度可定制的。您可以更改请求进入和离开系统的方式。此外,如果您担心类似于本科生请求获取他们其实不需要的外语资料的情况,则可以为所有本科生请求关闭自动化选项,仅针对教职人员启用自动化处理。”

“自动化处理让我能够腾出时间进行更多学术活动,例如出版工作、履行我的参考职责,以及关注演讲等专业发展。”

 

Amy Chew
瓦尔多斯塔州立大学图书馆员

照片:Amy Chew

使用自动化处理,改善图书馆用户体验

照片:Brandon Martin

在 2019 年使用 Tipasa 之前,东北州立大学没有设置任何自动化操作。据图书馆服务讲师、系统图书馆员,及资源共享协调员 Brandon Martin 说,自动化操作不仅听起来有些吓人,他还认为其中所有事情都不可调节。当图书馆转而使用 Tipasa 服务时,OCLC 部署团队鼓励 Brandon 重新考虑自动化操作能够带来的好处。

他们开始时会使用一两个自动化处理,然后逐渐发展。现在他们有了 10 个自动化处理,并希望加入更多。“有了自动化处理,我们不必再过多进行调解,”Brandon 提到。“在应用常量数据和构建借出馆字符串这样的任务上,它帮助我们节省了时间。它会自动根据我们选择的标准来标记请求,从而突出显示我们可能会忽略的事项。”

“它实际上包括了用户服务的各个方面。而且如果我们可以使用自动化处理更快地填写各个项目,那么将会是一件很棒的事情。另外,如果它能在此之上让我们的生活更轻松,那就是锦上添花了。”

 

Brandon Martin
东北州立大学图书馆服务讲师、系统图书馆员,及资源共享协调员


使用 WorldCat 知识库集成提高周转时间

加利福尼亚路德大学皮尔森图书馆馆际互借 (ILL) 部有一名全职图书馆员和两名兼职学生员工。作为加入了 OCLC Express 的成员,这一小型团队平均每月实现 643 个交付请求的周转时间小于 6 小时。自 2021 年以来,该图书馆也因此成为交付量最大的五所 Express 图书馆之一。

资源共享和课程储备经理 Leanna Pagano 称,最重要的是来自学生员工的帮助,以及对 WorldShare ILLWorldCat 知识库的使用。对于每个交付请求,学生会首先审查请求者是 LVIS(对分享非常感兴趣的图书馆)图书馆还是互惠借出方。接下来,他们检查图书馆可以借出什么,以及对于每个数据库的借出方式。“WorldCat 知识库让一切变得非常简单,它是和 WorldShare ILL 集成的,”Leanna 指出。“通常只需要简单地点击链接,就可以转到正确的数据库和全文文章,他们就可以轻松下载并上传到 Article Exchange。”

Leanna 还分享说,为每个工作站最多设置两台显示器、开发学生培训项目,并在一天中有策略地安排学生时间,这些都为他们的成功提供了支持。

“我的建议是确保你的馆藏位于 WorldCat 知识库中。这样一来,您就实现了馆藏和馆际互借的无缝集成,这确保您能够快速、高效地在您的馆藏中定位资料,并将它们分享出去。”

 

Leanna Pagano
加利福尼亚路的大学资源共享和课程储备经理

照片:Leanna Pagano

使用 Express 和智能实现满足交付请求

照片:William Gee

东卡罗莱纳大学是位于北卡罗来纳州格林威尔的一所公立研究型大学,其图书馆是 OCLC Express 数字交付计划中交付量最大的三大提供者之一。图书馆工作人员使用 ILLiad 每月实现近 1000 个 Express 交付请求,并保持着 12 小时以内的周转时间。

流通和馆际互借负责人 William Gee 解释说,他们的快速周转时间和出色的 Express 借出数据得益于很多因素,其中包括将其 ILL 工作流程自动化。据 William 称:“自动化是绝对很必要的。我鼓励你研究一下新的智能实现功能。它真正有助于将你的 ILL 工作流程自动化。”

William 的团队依赖于 OCLC 的 WorldShare ILL 网络、其政策目录及馆际互借费用管理 (IFM) 服务来支持他们的工作。他指出,这一令人印象深刻的周转时间同样得益于以下方面:知道自己的许可证协议允许借出那些资料、最大程度地利用 ILLiad 的管理功能、聘用优秀的员工,以及每天提取两次请求。他们还尝试准确地在 WorldCat 中维护实体馆藏以及在 WorldCat 知识库中维护电子馆藏,从而确保图书馆用户能够查找并访问目前在他们的图书馆馆藏中可用的所有资源。

“新的智能实现功能让我非常兴奋,它可以很轻松地将工作流程自动化。”

 

William Gee
东卡罗莱纳大学流通和馆际互借负责人