Samenvoegen van een internationaal bibliotheeksysteem

De bibliotheken van het SAE Institute ondersteunen 51 campussen in 25 landen. Toen Christopher Paroz, Curator of Digital Resources, echter met verschillende vestigingen begon te werken, vielen hem een aantal zaken op: “Onze systemen waren inconsistent en het hebben van verschillende systemen bracht veel extra kosten met zich mee.” Sommige bibliotheken beheerden hun collecties uitsluitend met behulp van spreadsheets en nergens konden de bibliotheekmedewerkers gemakkelijk informatie met andere campussen delen. “Met zoveel verschillende systemen en zoveel manieren om gegevens te verzamelen, beschikten we over een overvloed aan informatie en kennis, die zich echter uitsluitend in het hoofd van de mensen of in externe systemen ergens op de wereld bevond.”

SAE heeft gekozen voor een implementatie van WorldShare^® Management Services (WMS) op alle campussen om eenheid te brengen in de bibliotheken en de diensten die ze aanbieden. Samen met bibliotheekmedewerkers uit de hele wereld ging Paroz op zoek naar de beste oplossing. “Iedereen was het erover eens dat OCLC de beste papieren had om tegemoet te komen aan de wensen van onze studenten, en dan met name WorldCat^® Discovery”, legt hij uit. En ook al brengt de overstap op een nieuw bibliotheeksysteem altijd veel stress met zich mee, “omarmde iedereen de migratie van harte, ondanks al het werk.” Daar voegt hij nog aan toe: “WMS is een enorme hulp bij het globaliseren van onze diensten en het centraliseren van onze kennis.”

WMS heeft het werk voor zowel bibliotheekpersoneel als studenten een stuk eenvoudiger gemaakt. “Verificatie, inloggen, gewoon het systeem gebruiken is nu eenvoudiger dan ooit”, vertelt Paroz. Hij illustreert: “Een uitleningsproceduredocument was niet op tijd klaar toen het systeem in bedrijf werd gesteld, en het team heeft dit zelf intuïtief kunnen oplossen.” Vroeger konden studenten alleen informatie in hun eigen land vinden, maar WMS heeft de catalogus opengesteld voor de hele wereld. “Nu kunnen we echt een wereldomvattende ontsluiting aanbieden, waarbij we naar behoefte kunnen zoeken in geïsoleerde regio's, in alle regio's of gelijktijdig in de collecties van alle OCLC-leden”, vertelt hij. “Studenten vinden het opzoeken van informatie net zo eenvoudig als wij. We hebben heel positieve feedback gekregen.”

“Vanuit ons perspectief,” vertelt Paroz, “zijn we nu toekomstgericht en modern bezig, en profiteert het team ervan doordat zij kunnen werken aan de ontwikkeling van belangrijke 'soft skills'.” Voor het eerst gaan medewerkers van de SAE-bibliotheken relaties aan met medewerkers uit andere regio's. “Het team is nu echt gemotiveerd en ik vermoed dat dat deels komt doordat hun beroep veel afwisselender is geworden, omdat ze nu werk krijgen uit al onze verschillende regio's”, verklaart hij. “Ik werk nu letterlijk bij een wereldbibliotheek”, voegt hij eraan toe. “Het is zo leuk om met al die verschillende mensen te werken uit andere landen en andere culturen. De ervaring en groei die dat oplevert, is een van de grote voordelen die WMS ons oplevert.”

Overzicht van deze bibliotheek

• Beheert resources voor meer dan 50 campussen in 23 landen
• Biedt onderwijs en kwalificaties op het gebied van audio, animatie, ontwerp, film, games, internet en mobiele onderwerpen
• Bedient meer dan 10.000 studenten met 8 bibliotheekmedewerkers
• Onderhoudt minder dan 1% fysieke bronnen