Meer tijd en hulpbronnen vrijmaken om gebruikers te helpen

Hoewel Sacred Heart University haar opleidingen blijft uitbreiden, heeft de bibliotheek slechts beperkte fysieke ruimte en een stagnerend budget. Veel van de nieuwe masterprogramma's staan online, met ondersteuning van de bibliotheek via elektronische collecties. Dan Fitzroy, Discovery and Metadata Services Librarian, legt uit dat de bibliotheek behoeftegestuurde acquisitiecollecties (DDA-collecties) wilde aanbieden, aangezien deze titels het vaakst worden gebruikt. Het zijn echter e-books, en "wij moesten deze handmatig beheren om de records in de catalogus te krijgen", aldus Dan Fitzroy. Zelfs binnen de kleine verpleegkundige collectie waren er wel een tiental updates per week nodig, wat het beheer zeer tijdrovend maakte.

Toen de bibliotheek een abonnement nam op een grote JSTOR DDA-collectie wendde Dan zich tot WorldShare^® Collection Manager om deze workload te verwerken. Dankzij de automatische holdingfeeds van Collection Manager die op basis van de gegevens van de bibliotheek worden geladen, waren er geen constante, handmatige updates meer nodig. "Het was eenvoudig in te stellen", vertelt Dan. "We werkten gewoon met JSTOR en gaven aan dat we dit deden. Ze hebben het ingesteld en sindsdien werkt het naadloos." Oorspronkelijk controleerde Dan elke recordupdate nog handmatig, voordat deze aan zijn catalogus werd toegevoegd. "Voor een aantal van mijn collega's leek het maar vreemd om de controle op te geven", vertelt hij. Maar zelfs inclusief het controleren van records in een collectie met 35.000 titels was hij per maand slechts circa een uur kwijt aan updates.

Uiteindelijk kregen Dan en zijn team steeds meer vertrouwen in de kwaliteit van de records in de automatische holdingfeed. "Het leek perfect. Het klopte altijd, dus vroeg ik me af waarom we er nog handmatig aan werkten", vertelt Dan. "Zodra ik het systeem automatisch liet werken, kostte het beheer van die erg grote JSTOR DDA-collectie helemaal geen extra tijd meer." Nu weet zijn team zeker dat het in staat is om grote collecties met automatische updates te beheren. Daarnaast kunnen ze hun hulpbronnen kiezen op basis van de behoefte van studenten en de faculteitsmedewerkers en speelt de belasting van het bibliotheekpersoneel geen rol meer. "We zien dat de JSTOR-collectie erg vaak wordt gebruikt tijdens de semesters. Wij waarderen deze DDA in het bijzonder omdat het de meeste van onze onderwerpen beslaat", vertelt hij. "Het komt goed uit dat deze actueel en correct is."

Dan gaat verder: "Nu deze automatische holdingfeeds gestroomlijnd zijn en prima functioneren, houd ik tijd over om op andere vlakken te helpen en is mijn functietitel uiteindelijk gewijzigd." Dan was voorheen Metadata and Resource Management Librarian, maar richt zich nu op zoekkwesties in de breedste zin. "Dit was in twee opzichten nuttig", voegt hij daaraan toe. "Ten eerste kon ik hierdoor verder groeien in mijn vak en nieuwe vaardigheden ontwikkelen. Ten tweede richt ik mij nu op een dienstverleningsgebied dat achtergesteld was geraakt en kan ik daardoor onze dienstverlening en de toegang tot onze materialen verbeteren. Dankzij WorldShare Collection Manager en Dans toewijding aan het verbeteren van de bibliotheekdienstverlening beschikken de studenten en faculteitsmedewerkers van Sacred Heart nu over een betere toegang tot hulpbronnen dan ooit tevoren.

Locatie

• Fairfield, Connecticut, Verenigde Staten

Bibliotheek in een oogopslag

• Ondersteunt bijna 9.000 studenten als een van de snelst groeiende katholieke hogescholen in de VS
• Registreerde 10.533 volledig opgehaalde e-books, 174.384 volledig opgehaalde vaktijdschriften en 554.814 databasezoekopdrachten tijdens het najaarsemester van 2018
• Stelt vragen op een whiteboard bij de ingang om bibliotheekbezoekers te betrekken bij de gang van zaken en om informele feedback te krijgen