Automatiseer interbibliothecair lenen voor een betere personeels- en gebruikerservaring

1 juli 2025

Het samenvoegen van twee bibliotheeksystemen is geen eenvoudige klus, maar voor de St. Louis Public Library en de St. Louis County Library was het een kans om hun gemeenschap een naadloze, moderne ervaring te bieden. In 2023 fuseerden de vijftien vestigingen van de St. Louis Public Library en de St. Louis County Library om de 2,8 miljoen inwoners van de metropoolregio St. Louis beter te kunnen bereiken. De twee bibliotheken hebben hun catalogi en bibliotheekbeheersystemen samengevoegd en zo een gedeelde catalogus gecreëerd die hun gemeenschap verbeterde toegang biedt.

Maak de implementatie eenvoudig

Nadat de bibliotheken waren samengevoegd, richtte Laura Kuhl, manager klantenservice van de St. Louis Public Library, haar aandacht op het moderniseren van hun interbibliothecair leenverkeer (IBL). Tipasa bleek de ideale oplossing en bood een moderne, gebruiksvriendelijke interface voor medewerkers die de werkprocessen stroomlijnde. Een bijkomend voordeel is dat het cloudgebaseerd is, waardoor de IT-afdeling zich op andere prioriteiten kon richten.

"De training die we van OCLC kregen, was ongelooflijk duidelijk", zegt Laura. “We kregen de ruimte om vragen te stellen en de projectmanagers voorzagen in alles wat we nodig hadden. Alles werd overzichtelijk gepresenteerd met veel nuttige documentatie. Ik had niet verwacht dat het proces soepel zou verlopen. Implementaties doen dat immers zelden, maar deze was eenvoudig. De obstakels die we tegenkwamen, waren klein en werden snel opgelost. Dit was een enorme overwinning.”

Het implementatieproces werd binnen drie maanden afgerond. Zelfs medewerkers die in eerste instantie twijfelden over de verandering, omarmden Tipasa snel. "Aan het einde van de eerste week zei een van onze langstzittende personeelsleden, die had toegegeven dat hij niet van verandering hield, tegen me: 'Dit is zoveel beter'", herinnert Laura zich.

Bespaar tijd met intuïtieve processen

De automatiseringsfuncties van Tipasa, zoals het doorsturen en beheer van leenaanvragen, hebben de werkdruk van medewerkers aanzienlijk verlaagd en processen versneld. "Het is gewoon zoveel makkelijker. Dankzij de automatisering is alles sneller en efficiënter geworden voor ons team, vooral bij leenaanvragen, die nu veel eenvoudiger zijn dan voorheen,” zegt Laura.

De resultaten van de overstap naar Tipasa zijn indrukwekkend. Het aantal leenaanvragen steeg met bijna 100 per maand, wat de verbeterde efficiëntie van het systeem laat zien. Dankzij automatisering is er minder behoefte aan handmatige tussenkomst van medewerkers, waardoor het team meer flexibiliteit heeft en meer tijd kan besteden aan andere verantwoordelijkheden, zoals het beantwoorden van telefoontjes, e-mails en chatvragen binnen het systeem. "Er gebeurt veel achter de schermen waar we niets mee te maken hoeven te hebben. Het werkt gewoon", legt Laura uit. Een lid van haar team deelde het volgende: "Wij zijn dol op automatisering!"

Dankzij Tipasa is het niet langer nodig om profielen aan te maken voor nieuwe bibliotheekgebruikers. De procedure met meerdere stappen is vervangen door een gestroomlijnd proces dat medewerkers veel tijd bespaart. Bovendien blokkeert Tipasa automatisch aanvragen van gebruikers die niet in aanmerking komen, bijvoorbeeld gebruikers die hun leenlimiet overschrijden. Hierdoor besparen medewerkers tijd en is er geen handmatige verificatie meer nodig.

Ook bibliotheekgebruikers hebben profijt van de overgang: ze vinden het nieuwe systeem intuïtief en gebruiksvriendelijk. Nauwkeurige updates en statussen op de IBL-webpagina voor gebruikers hebben veel van de verwarring weggenomen die zij voorheen ervoeren. "We hebben nog geen enkele klacht van een klant gehoord. Dat is verbazingwekkend", aldus Laura. "Voor onze klanten verloopt alles vrijwel vlekkeloos, en dat is hoe we het graag zien."

Locatie

• St. Louis, Missouri, VS

Bibliotheek in een oogopslag

• Bedient een bevolking van 250.000 in de stad en 2,8 miljoen in het grootstedelijk gebied van St. Louis
• Heeft meer dan 1,2 miljoen items in haar collecties
• De Central Library, de hoofdvestiging van SLPL, is een historisch monument dat werd ontworpen door de beroemde architect Cass Gilbert. In 2012 onderging het een renovatie van 70 miljoen dollar, waarbij de voormalige grandeur werd hersteld en moderne voorzieningen werden geïntegreerd