Uw catalogus uitbreiden en deze gelijktijdig met de bibliotheekgemeenschap delen

De bibliotheekmedewerkers van The Claremont Colleges vinden de meeste nieuwe collecties in de WorldCat^® knowledge base. Toch schaffen ze soms ook collecties aan die nog nergens beschikbaar zijn. "Het gebeurt vaak dat we een bepaald archief aanschaffen, waarvan dan alleen een titellijst beschikbaar is," aldus Margareth Hogarth, teamleider acquisitie van informatiebronnen bij The Claremont Colleges Library. "Er is dan nog geen ISSN, ISBN of OCLC-nummer beschikbaar." Het kost Margaret veel tijd om te zorgen dat deze items in de bibliotheekcatalogus gevonden kunnen worden. "Als het om een handjevol titels gaat, dan zoek ik de OCLC-nummers even op om ze handmatig aan de WorldCat knowledge base toe te voegen. Maar als het om duizenden titels gaat, dan kan dat alleen met een gezamenlijke inspanning. En dat is waar WorldCat zichzelf bewijst."

Om de bibliografische records in WorldCat die ze nodig heeft, snel te vinden, gebruikt Margaret via WorldShare^® Collection Manager een in WorldCat aangevraagde collectie. "Als een collectie niet in de knowledge base staat, zoek ik naar overeenkomstige elementen in de MARC-records waar ik wel toegang toe heb. Als bijvoorbeeld een deel van het toegangsmechanisme of de URL vrij algemeen is, dan kan ik een in WorldCat aangevraagde collectie aanmaken om dat algemene element te zoeken," legt ze uit. "Dan laat ik de aanvraag lopen, controleer de records om zeker te zijn dat wij ze echt in bezit hebben en daarna download ik de data. En op deze manier kan ik in feite een groep records samentrekken."

Zodra Margaret dan de resultaten van de aanvraag binnenkrijgt, zet ze die informatie om in een KBART-bestand. "Daarna maak ik er een knowledge base-collectie van en, als alles werkt en ik ben tevreden, deel ik het met onze gebruikersgemeenschap." Als de collectie wordt gedeeld, kunnen andere bibliotheken hun bezitsgegevens eraan koppelen en recordverbeteringen bijdragen. "In mijn ogen is de WorldCat bibliografische database de moeder van alle bibliotheekcatalogi. En ik hou echt van de coöperatieve aard ervan," voegt ze toe.

Voordat de bibliotheek toegang kreeg tot de Collection Manager via hun abonnement op WorldShare Management Services (WMS), werkten ze met een leverancier voor het beheer van hun bezitsgegevens voor e-journals. Voor die dienst betaalden ze, én ze moesten de records alsnog op meerdere plekken bijwerken. "Dat was een van de belangrijkste redenen dat we WMS kozen," vervolgt Margaret. "We wilden de informatie op zo min mogelijk platforms onderhouden." Bijkomend voordeel is dat de aangevraagde collecties tijd besparen. "Al mijn aanvragen zijn eenmalig. Ik haal de informatie uit de MARC-records, maak de collectie aan en deel die. Zo simpel is het."

En met de tijd en het geld dat de bibliotheek heeft bespaard met geautomatiseerde werkprocessen en door samen te werken met andere bibliotheken, houden de medewerkers nu tijd over voor verschillende nieuwe projecten. Om te beginnen controleerden ze hun EZproxy^®-software, werkten de stanza's bij en verwijderden de oude. "Sindsdien hebben we aanzienlijk minder bugmeldingen voor EZproxy. Dat is een goede zaak." Bovendien hebben ze de bezitsgegevens van hun fysieke tijdschriften en abonnementen voor hun e-collections gecontroleerd om overzicht te houden op onze uitgaven. Margaret heeft nu ook meer tijd om van andere bibliotheken te leren. "Er zijn veel bibliotheken die dingen toevoegen, dus het is handig om naar de knowledge base-updates te kijken. Zo blijf je betrokken bij je gebruikers en op de hoogte."

Overzicht van deze bibliotheek

• Ondersteunt de afdelingen Wetenschappelijke communicatie, Digitaal publiceren en Digitale initiatieven, die de onderzoekscollecties van studenten, docenten en medewerkers van The Claremont College onderhouden, evenals de digitale en speciale collecties
• Heeft een onderzoeksplanning opgesteld waarin het aannemen en aanhouden van studenten en docenten, de topkwaliteit en het succes van de studenten, het bijscholen en onderzoek van docenten en het onderscheid tussen de colleges en het consortium prioriteit heeft
• Sponsort publicaties, tentoonstellingen, programma's en evenementen die intellectuele nieuwsgierigheid prikkelt, het publiek boeit en leidt tot nieuwe wetenschappelijke partnerships