Bereik ongelooflijk snelle doorlooptijden voor lenen

Eastern Kentucky University (EKU)-bibliotheken hebben van de leden van OCLC's Express digital delivery-programma enkele van de snelste leentijden behaald. In een periode van zes maanden werden door de twee fulltime IBL-medewerkers van EKU-bibliotheken en twee parttime studentmedewerkers ongeveer 1500 verzoeken om kopieën in Express-bibliotheken afgehandeld: 30% in één uur of minder, 40% in twee uur of minder, en 10 verzoeken in twee minuten of minder.

Werkprocessen in interbibliothecair leenverkeer configureren voor maximale efficiëntie

Ashley Cole, Associate Director of Collection Strategies, deelt hoe ze erin slaagden zulke ongelooflijke doorlooptijden te realiseren. "Toen we begin 2021 migreerden naar Tipasa^®, werkte ik nauw samen met onze systeembeheerder om de tool te configureren op een manier die het meest efficiënt was voor onze behoeften met behulp van de door OCLC opgenomen trainingssessies voor IBL."

Met die informatie begon ze met het creëren van groepen en paden voor bezitsgegevens op maat waarmee ze hun 'beste' uitleners identificeerde; degenen die snel en gratis materiaal leverden. "Nu hebben we eigen paden voor bezitsgegevens voor de beste bibliotheken die kopieën leveren, onze beste uitleenbibliotheken en bibliotheken die gratis audiovisuele materialen willen delen," aldus Ashley. Ze schakelde ook de WorldCat knowledge base-integratie in voor interbibliothecair leenverkeer (IBL) en zorgde ervoor dat hun bezitsgegevens accuraat waren.

Automatisering van interbibliothecair leenverkeer versnelt de levertijd

Ashley legt haar volgende stappen uit: "Door de kracht van die zelfgemaakte groepen en paden voor bezitsgegevens heb ik verschillende automatiseringen voor lenen ingesteld met behulp van geautomatiseerd aanvragenbeheer." Voor kopieaanvragen voegde ze automatisering toe, zodat Tipasa eerst controleert of EKU Libraries het item lokaal bezit. Zo ja, dan wordt de aanvraag doorgestuurd naar de afdeling documentlevering. Zo niet, dan wordt de aanvraag doorgestuurd naar hun beste kopie-uitleners om automatisch een uitleenreeks te genereren, waaronder Express-bibliotheken.

"Nog een stap die helpt om onze verwerking van leenaanvragen te versnellen, is het opzetten van een groep 'bewezen verzenders'. Dat zijn bibliotheken waarvan wij hebben vastgesteld dat zij kwaliteitsdocumenten leveren", aldus Ashley. Dankzij die aanduiding in combinatie met Article Exchange ontvangen EKU-bibliotheken automatisch artikelen in Tipasa en leveren die onmiddellijk aan gebruikers.

"De serie IBL-workshops van OCLC heeft ons vanaf het begin geholpen succesvol te zijn. Maak gebruik van deze webinars. Onze medewerkers moeten ook deelnemen aan het OCLC Community Center en de ILL-listserv, zodat we, als we twijfelen over de beste werkprocessen, andere bibliotheken kunnen raadplegen."

Locatie

• Richmond, Kentucky, VS

Overzicht van deze bibliotheek

• Een openbare universiteit opgericht in 1874
  
• Meer dan 14.000 studenten
  
• Meer dan 40 bibliotheekmedewerkers
• 40% van de studenten is van de eerste generatie