Besteed verwerking van nieuwe titels uit om boeken sneller in handen te krijgen

Medewerkers van de Lakewood Public Library verwerken elke maand meer dan 4000 nieuwe titels zonder een acquisitiemodule in hun ILS en zonder speciale technische dienst. Het helpt dat hun belangrijkste leveranciers het grootste deel van het voorverwerkingswerk voor hun bestellingen afhandelen, zodat de items klaar voor de boekenplank aankomen. Bovendien zijn alle medewerkers ook opgeleid om technische diensten te ondersteunen. Zoals Suzanne Weber, manager openbare dienstverlening van Lakewood, uitlegt: "We kunnen medewerkers hebben die 's ochtends bij ons afhaalloket werken en 's middags nieuwe boeken verwerken."

Jaren geleden deden bibliotheekmedewerkers het grootste deel van de verwerking zelf. "Het was beslist een intenser proces", zegt Suzanne. "Je moest echt waakzaam zijn bij het maken van [records voor] die items op bestelling. En bij het verwerken van nieuw materiaal moest je echt weten hoe je het MARC-record moest lezen, hoe je een aanvraagnummer moest maken, hoe je rugetiketten moest maken." Maar met bezuinigingen op de begroting werd de bibliotheek gedwongen om ervaren medewerkers te ontslaan die uitblonken in dit werk. En een nieuwe bibliotheekdirecteur vroeg Suzanne om binnen 24 uur nieuw materiaal in de schappen te hebben. Dat leek een onmogelijke taak, totdat ze het bestaande proces evalueerde en zich voor hulp wendde tot programma voor catalogisering en recordverwerking door derden van OCLC.

Een keer per maand plaatsen de bibliotheekmedewerkers van Lakewood grote bestellingen, voornamelijk bij Ingram Library Services en Midwest Tape, en downloaden ze de korte leveranciersrecords. Van daaruit werken Ingram en Midwest ze bij en, zoals Suzanne uitlegt, “downloaden ze de bibliografische records voor alle titels die in onze bestelling staan, en halen deze naar hun systeem. … Ze werken al onze holdings [in WorldCat^®] voor ons bij." Als de bestelling klaar is voor verzending, krijgt Suzanne een e-mailmelding dat haar nieuwe, hoogwaardige WorldCat-records klaar zijn. “We exporteren deze batchbestanden. De meeste volledige records overschrijven de korte records", zegt ze. Het bijwerken van hun holdings in WorldCat maakt het niet alleen gemakkelijker voor klanten van Lakewood om nieuw materiaal te vinden, maar het helpt ook andere bibliotheken om items te vinden die ze kunnen opvragen via interbibliothecair leenverkeer.

“Iets als dit zou in het verleden van begin tot eind misschien ongeveer vijf minuten [per record] hebben geduurd. De verwerking duurt nu minder dan twee minuten", zegt Suzanne. Met meer dan 4.000 titels per maand loopt dit op tot een tijdsbesparing van 2400 uur per jaar. Dankzij de samenwerking met OCLC, en omdat "Ingram en/of Midwest dit voor ons doen, komen deze boeken klaar voor de boekenplank aan", zegt ze. “Door het gemak van het verwerken van nieuwe materialen kunnen er meer medewerkers worden opgeleid. …En wat voor mij heel fijn is, is dat sommige van mijn meer ervaren medewerkers dit heel graag doen terwijl ze aan een servicedesk werken. ... Ze pakken een wagen met boeken en verwerken deze terwijl ze aan een servicedesk werken." Lakewood Public Library krijgt nu sneller nieuwe aanwinsten bij gebruikers dankzij de samenwerkingsverbanden van OCLC.

Locatie

• Lakewood, Ohio, Verenigde staten
  

Bibliotheek in een oogopslag

• Opende in 1916 met 10.000 boeken; biedt nu 650.000 bronnen die "laten zien dat er in Lakewood geprekken plaatsvinden tussen generaties, achtergronden en wereldbeelden"
• Bevat openbare kunst, waaronder beeldhouwwerken, foto's en muurschilderingen, ontworpen om een vredige, contemplatieve en creatieve sfeer te creëren
• Inclusief The Librainium, een interactieve leeromgeving voorafgaand aan geletterdheid, op elke locatie