Nederlands

Slim en snel leenaanvragen beantwoorden

Leenaanvragen zo snel mogelijk beantwoorden

Dankzij de nieuwe functionaliteiten voor het slim en snel beantwoorden van leenaanvragen in alle IBL-services van OCLC kunnen bibliotheken voldoen aan de verwachtingen van bibliotheekgebruikers en tegelijk tijd en geld besparen.

Mensen verwachten altijd en overal toegang te hebben tot de informatie die ze nodig hebben. En in de gewenste materiaalsoort. De IBL-services van OCLC voldoen al aan deze verwachting. De gebruikerservaring is simpel en aanvragen worden supersnel beantwoord. Deze service is gratis beschikbaar met WorldShare® Interlibrary Loan en Tipasa®. Maar nu gaan we nog een stap verder. Lees hieronder hoe bibliotheken gebruikmaken van mogelijkheden voor het slim en snel beantwoorden van leenaanvragen.


Minimale tussenkomst van personeel met real-time beschikbaarheid

Foto: Brian Miller

Medewerkers interbibliothecair leenverkeer van Ohio State University, die met ILLiad werken, moesten voorheen ongeveer een op drie aanvragen afwijzen, omdat de aangevraagde items waren uitgecheckt. Sinds het activeren van de realtime-beschikbaarheidsfunctie wijzen ze nu slechts één op 20 aanvragen af. De medewerkers zijn nu veel minder tijd kwijt aan het verwerken van IBL-aanvragen waaraan ze niet kunnen voldoen.

"We zagen bij Ohio State een afname van het aantal IBL-aanvragen voor uitgecheckte items van 30% naar 5%. Dat is een enorme besparing in tijd die ons personeel hieraan kwijt is", zegt Brian Miler, hoofd interbibliothecair leenverkeer. Ook het uitleenpercentage is verhoogd van ongeveer 50% naar meer dan 70%.

"[Real-time beschikbaarheid] is een geweldige uitvinding, omdat elke bibliotheek het aan het eigen leenbeleid kan aanpassen. Je kan zelf bepalen welke status wordt afgewezen en welke je wilt beantwoorden."

 

Brian Miller
Hoofd interbibliothecair leenverkeer aan Ohio State University


Uw medewerkers besparen tijd dankzij geautomatiseerd beheer van leenaanvragen

St. Charles City-County Library maakt gebruik van WorldShare ILL. De bibliotheek gebruikte geautomatiseerd beheer van aanvragen om hun uitleenbeleid voor audio-visueel materiaal en voor boeken te automatiseren. "Als ik kijk naar hoe veel tijd we nu al hebben bespaard, dan vond ik het configureren van automatiseringen zeker een paar uur tijd waard", zegt Laura Barber, paraprofessional interbibliothecair leenverkeer.

Om tussenkomst van het personeel te beperken, heeft Laura het geautomatiseerde aanvraagbeheer zodanig geconfigureerd dat nieuwe aanvragen naar de wachtrij 'Nieuw ter beoordeling' worden verplaatst, "als WorldCat® aangeeft dat wij het item in huis hebben, als het een duplicaataanvraag lijkt te zijn (wat betekent dat dezelfde gebruiker hetzelfde item heeft aangevraagd), of als er minder dan twee uitlenende instanties zijn."

"Het afgelopen jaar hebben we zo'n 152 uur bespaard door alleen geautomatiseerd beheer van aanvragen te gebruiken. Zo veel tijd scheelt het dat we die aanvragen niet stuk voor stuk hoeven te verwerken. Dat is een besparing van bijna drie uur per week."

 

Laura Kapper
Paraprofessional interbibliothecair leenverkeer, St. Charles City-County Library

Foto: Laura Barber

Verbeterde werkprocessen met geautomatiseerd beheer van aanvragen

Photo: Nicole Reuter

"Bij College of Saint Benedict en de Saint John's University gebruiken we Tipasa. Voor ons is geautomatiseerd beheer van aanvragen een geweldige manier om de snelheid erin te houden op onze IBL-afdeling, terwijl onze personeelsplanning is veranderd", vertelt Nicole Reuter, Access Services Manager.

Nicole heeft in geautomatiseerd beheer van aanvragen twee basisautomatiseringen geconfigureerd: één voor kopieën en één voor leenaanvragen. De automatisering werkt heel goed in combinatie met de bestaande partnerships van haar bibliotheek, waaronder met de groep Express LVIS-bibliotheken (Libraries Very Interested in Sharing) die ze voor kopieën gebruiken, en de drie Minitex-groepen die ze voor uitlenen gebruiken. Het is haar ook opgevallen hoe veel tijdwinst het heeft opgeleverd. "Nu we meer hebben geautomatiseerd, kost het beoordelen van de IBL-aanvragen veel minder tijd."

"Geautomatiseerd beheer van leenaanvragen is vrij eenvoudig in te stellen en je kunt het zo complex of zo eenvoudig maken als je zelf wilt."

 

Nicole Reuter
Access Services Manager, College of Saint Benedict, Saint John's University


Pas automatisering aan uw behoeften aan

Odum Library is het "hart" van Valdosta State University. Medewerkers beheren ongeveer 800 leenaanvragen per maand via ILLiad. "Ik heb het erg druk en er wordt van alle kanten aan mij getrokken. Dankzij automatisering kan ik meer tijd besteden aan zaken die echt van belang zijn. En ik wilde onze gebruikers de best mogelijke en snelste service bieden", zegt Amy Chew, faculteitsbibliothecaris.

Met behulp van geautomatiseerd beheer van leenaanvragen heeft Amy haar workflows zo ingesteld dat alle IBL-aanvragen met een ISSN- of OCLC-nummer direct en automatisch worden verwerkt. De aanvragen worden over het algemeen probleemloos beantwoord. Amy heeft wel beveiligingsfuncties ingesteld voor aanvragen met copyright en bij opmerkingen van gebruikers.

"Je kunt alles naar eigen wens automatiseren. Je kunt instellen hoe aanvragen binnenkomen en hoe ze worden uitgestuurd. En als je niet wilt dat studenten items aanvragen in een taal die ze niet nodig hebben, kun je de automatisering uitschakelen voor studenten, maar wel ingeschakeld laten voor docenten, zodat hun aanvragen wel automatisch worden beantwoord."

"Hierdoor heb ik meer tijd voor wetenschappelijke activiteiten, zoals het werken aan publicaties en het uitvoeren van referentietaken. En ik heb nu tijd voor mijn professionele ontwikkeling, zoals presenteren."

 

Amy Chew
Faculteitsbibliothecaris, Valdosta State University

Foto: Amy Chew

Verbeter de ervaring van bibliotheekgebruikers door te automatiseren

Foto: Brandon Martin

Voordat ze Tipasa in 2019 in gebruik namen, maakte Northeastern State University geen gebruik van automatisering. Brandon Martin, instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, vond automatisering intimiderend en hij dacht dat alle aanvragen dan zonder tussenkomst zouden worden beantwoord. Tijdens de implementatie van Tipasa, moedigde het OCLC-team Brandon en zijn team aan om de voordelen van automatisering te heroverwegen. 

In het begin stelden ze een of twee automatiseringen in. En van daaruit groeide het door. Nu hebben ze er 10 en ze verwachten er meer toe te voegen. "Met automatisering hoeven wij minder handelingen te doen", merkte Brandon op. "We besparen bijvoorbeeld tijd met sjabloongegevens en het samenstellen van slimme kandidatenlijsten. Ook worden aanvragen automatisch getagd op basis van onze eigen selectiecriteria, zodat we worden gewezen op dingen die we mogelijk over het hoofd zien."

"Alles draait om de service aan de gebruiker. En als we aanvragen sneller kunnen beantwoorden door het aanvraagproces te automatiseren, dan is dat helemaal geweldig. En als kers op de taart maakt het ons leven een stuk eenvoudiger!"

 

Brandon Martin
Instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, Northeastern State University