Nederlands

Slim en snel leenaanvragen beantwoorden

Leenaanvragen zo snel mogelijk beantwoorden

Dankzij de nieuwe functionaliteiten voor het slim en snel beantwoorden van leenaanvragen in alle IBL-services van OCLC kunnen bibliotheken voldoen aan de verwachtingen van bibliotheekgebruikers en tegelijk tijd en geld besparen.

Mensen verwachten altijd en overal toegang te hebben tot de informatie die ze nodig hebben. En in de gewenste materiaalsoort. De IBL-services van OCLC voldoen al aan deze verwachting. De gebruikerservaring is simpel en aanvragen worden supersnel beantwoord. Deze verbeterde gebruikerservaring is gratis beschikbaar voor WorldShare® Interlibrary Loan en Tipasa® en is vaak nog sneller dan de gebruiker verwacht. Lees hieronder hoe bibliotheken gebruikmaken van mogelijkheden voor het slim en snel beantwoorden van leenaanvragen.


Minimale tussenkomst van personeel met real-time beschikbaarheid

Foto: Brian Miller

Bij Ohio State University werken de medewerkers interbibliothecair lenen met ILLiad. Voorheen moesten zij ongeveer een op drie aanvragen afwijzen, omdat de aangevraagde items op dat moment niet beschikbaar waren. Sinds het activeren van de realtime-beschikbaarheidsfunctie wijzen ze nog één op 20 aanvragen af. De medewerkers spenderen nu nog amper tijd aan het verwerken van leenaanvragen waaraan ze niet kunnen voldoen.

"We zagen bij Ohio State een afname van het aantal IBL-aanvragen voor uitgecheckte items van 30% naar 5%. Dat is een enorme besparing in tijd die ons personeel hieraan kwijt is", zegt Brian Miller, hoofd interbibliothecair leenverkeer. Ook het uitleenpercentage is verhoogd van ongeveer 50% naar meer dan 70%.

"[Real-time beschikbaarheid] is een geweldige uitvinding, omdat elke bibliotheek het aan het eigen leenbeleid kan aanpassen. We kunnen zelf bepalen welke status wordt afgewezen en op welke aanvragen we wel willen ingaan."

 

Brian Miller
Hoofd interbibliothecair leenverkeer aan Ohio State University


Uw medewerkers besparen tijd dankzij automatisch beheer van leenaanvragen

St. Charles City-County Library maakt gebruik van WorldShare ILL. De bibliotheek gebruikte automatisch beheer van aanvragen om hun uitleenbeleid voor audio-visueel materiaal en voor boeken te automatiseren. "Als ik kijk naar hoe veel tijd we nu al hebben bespaard, dan vond ik het configureren van automatiseringen zeker de investering van een paar uur waard", zegt Laura Barber, paraprofessional interbibliothecair leenverkeer.

Om tussenkomst van het personeel te beperken, heeft Laura het beheer van aanvragen zodanig geconfigureerd dat nieuwe aanvragen naar de wachtrij 'Nieuw ter beoordeling' worden verplaatst, "als WorldCat® aangeeft dat wij het item in huis hebben, als het een duplicaataanvraag lijkt te zijn (wat betekent dat dezelfde gebruiker hetzelfde item heeft aangevraagd), of als er minder dan twee uitlenende instanties zijn."

"Het afgelopen jaar hebben we zo'n 152 uur bespaard door automatisch beheer van aanvragen. Het scheelt zo veel tijd dat we die aanvragen niet stuk voor stuk hoeven te verwerken. We besparen bijna drie uur per week nu."

 

Laura Barber
Paraprofessional interbibliothecair leenverkeer, St. Charles City-County Library

Foto: Laura Barber

Verbeterde werkprocessen met automatisch beheer van aanvragen

Photo: Nicole Reuter

"Bij College of Saint Benedict en de Saint John's University gebruiken we Tipasa. Voor ons is automatisch beheer van aanvragen een geweldige manier om de snelheid erin te houden. En dat ondanks de recente wijzigingen in ons personeelsbestand", vertelt Nicole Reuter, Access Services Manager.

Nicole heeftvoor automatisch beheer van aanvragen twee basisregels geconfigureerd: één voor kopie-aanvragen en één voor leenaanvragen. De automatisering werkt heel goed in combinatie met de bestaande partnerships van haar bibliotheek, waaronder met de groep Express LVIS-bibliotheken (Libraries Very Interested in Sharing) die ze voor kopie-aanvragen gebruiken, en de drie Minitex-groepen die ze voor uitlenen gebruiken. Ook geeft ze aan hoeveel tijd de bibliotheek inmiddels heeft bespaard. "Nu er meer automatisch verwerkt wordt, kost het beoordelen van de IBL-aanvragen veel minder tijd."

"Automatisch beheer van leenaanvragen is vrij eenvoudig in te stellen en je kunt het zo complex of eenvoudig maken als we zelf willen."

 

Nicole Reuter
Access Services Manager, College of Saint Benedict, Saint John's University


Beheer aanvragen automatisch conform het beleid van uw bibliotheek

Odum Library is het kloppend hart van Valdosta State University. Medewerkers beheren ongeveer 800 leenaanvragen per maand via ILLiad. "Ik heb het erg druk en er wordt van alle kanten aan mij getrokken. Dankzij automatisering kan ik meer tijd besteden aan zaken die echt van belang zijn. En ik wilde onze gebruikers de best mogelijke en snelste service bieden", zegt Amy Chew, faculteitsbibliothecaris.

Met automatisch beheer van leenaanvragen heeft Amy haar workflows zo ingesteld dat alle IBL-aanvragen met een ISSN- of OCLC-nummer direct en automatisch worden verwerkt. De aanvragen worden over het algemeen probleemloos beantwoord. Amy heeft wel beveiligingsfuncties ingesteld voor aanvragen met copyright en bij opmerkingen van gebruikers.

"We kunnen alles naar eigen wens automatiseren. We kunnen instellen hoe aanvragen binnenkomen en hoe ze worden uitgestuurd. En als we niet willen dat studenten items aanvragen in een taal die ze niet nodig hebben, kunnen we dat bijvoorbeeld uitschakelen voor studenten, terwijl we het ingeschakeld laten voor docenten, zodat hun aanvragen wel automatisch worden beantwoord."

"Hierdoor houd ik meer tijd over voor wetenschappelijke activiteiten, zoals het werken aan publicaties en het uitvoeren van verwijzingen. En ik heb nu tijd voor mijn professionele ontwikkeling, zoals presenteren."

 

Amy Chew
Faculteitsbibliothecaris, Valdosta State University

Foto: Amy Chew

Verbeter de ervaring van bibliotheekgebruikers door te automatiseren

Foto: Brandon Martin

Voordat Northeastern State University in 2019 Tipasa in gebruik nam, maakte de universiteit geen gebruik van automatisering. Brandon Martin, instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, vond het maar een intimiderend idee om te automatiseren. Hij dacht dat alle aanvragen dan zonder tussenkomst zouden worden beantwoord. Tijdens de implementatie van Tipasa, moedigde het OCLC-team Brandon en zijn team aan om de voordelen van automatisering te heroverwegen. 

In het begin stelden ze een of twee automatiseringen in. En van daaruit groeide het door. Nu hebben ze er 10 en ze verwachten er meer toe te voegen. "Met automatisering hoeven wij minder handelingen te doen", merkte Brandon op. "We besparen bijvoorbeeld tijd met sjabloongegevens en het samenstellen van slimme kandidatenlijsten. Ook worden aanvragen automatisch getagd op basis van onze eigen selectiecriteria, zodat we worden gewezen op dingen die we mogelijk over het hoofd zien."

"Alles draait om de service aan de gebruiker. En als we aanvragen sneller kunnen beantwoorden door het aanvraagproces te automatiseren, dan is dat helemaal geweldig. En als kers op de taart maakt het ons leven een stuk eenvoudiger!"

 

Brandon Martin
Instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, Northeastern State University