Vernieuw uw werkprocessen om uw gebruikers beter van dienst te zijn

Tot voor kort waren de bibliotheken van Butler University afhankelijk van werkprocessen "die 20 jaar geleden misschien hanidger waren", vertelt Josh Petrusa, Associate Dean for Collections & Digital Services. "We hadden heel veel kaartjes, we hadden heel veel formulieren, we hadden heel veel stempels, we hadden heel veel papier." Tweederde van het budget was bestemd voor e-resources. Toch vond het beheer van de elektronische bronnen nog plaats in spreadsheets en werden de gebruiksgegevens niet effectief verzameld.

"Onze prioriteiten zijn de afgelopen paar jaar veranderd, maar onze werkprocessen niet," verklaart Josh. Butler University maakt nu echter deel uit van het PALNI (Private Academic Library Network of Indiana), dat in 2014 WorldShare^® Management Services (WMS) voor zijn 23 leden heeft geïmplementeerd. De overgang naar een nieuw systeem heeft de bibliotheek ertoe aangezet om de werkprocessen nog eens nader te bestuderen, en de dienstverlening en vaardigheden van het personeel beter op elkaar af te stemmen zodat hun aandacht meer naar de belangrijkste zaken kan uitgaan.

"We hebben de taken van onze fulltime-medewerkers drastisch omgegooid," aldus Josh. "Daardoor hebben we een enorme inhaalslag kunnen maken. We hebben net onze eerste medewerker voor e-resources aangenomen." Omdat WMS zo gemakkelijk te gebruiken is, kunnen studenten veel taken overnemen, zoals het beantwoorden van IBL-aanvragen van andere bibliotheken van het consortium en het opheffen van items voor ons deselectieproject. De acquisitiemedewerkers ontlenen de records en nemen dus het grootste deel van het werk op zich. "We wisten altijd al dat zij de beste records konden vinden," vertelt Josh. "Nu we met WMS werken, hoeven ze in WorldCat^® alleen maar een bestelling voor dat record te plaatsen om dit voor elkaar te krijgen. En hierdoor houden onze fulltime-catalogiseerders nu tijd over om aan onze speciale collecties te werken."

De studenten en bibliotheekmedewerkers kunnen snel zien of het gewenste item beschikbaar is bij andere PALNI-instellingen. Dit draagt weer bij aan het nieuwe vraaggestuurde acquisitieprogramma van de bibliotheek en helpt het personeel te bepalen of een item moet worden aangeschaft of geleend, zodat ze verstandige beslissingen kunnen nemen voor hun budget. De studenten (die zich nu eenvoudig met hun campus-ID bij de bibliotheekservices kunnen aanmelden) plaatsen nu rechtstreeks in WorldCat Discovery en zonder tussenkomst van een medewerker, een leenaanvraag bij een andere bibliotheek.

"En omdat je iedereen met WMS zoveel gemakkelijker kan inwerken, heb ik iedereen toegang gegeven tot alle functies van WMS. Zo kunnen ze beter hun werk doen," legt Josh uit. Ze kunnen hierdoor meer aandacht besteden aan diensten die voor de grootste impact maken op de gebruikers van de bibliotheek. "We hebben nieuwe prioriteiten," verklaart Josh. "Door deze overstap kunnen we ons nu aanzienlijk beter concentreren op de zaken die we kunnen doen met betrekking tot deze nieuwe prioriteiten."

Overzicht van deze bibliotheek

• Bedient ongeveer 4.600 studenten
• Beschikt over twee bibliotheken op de campus: de Irwin Library en de Ruth Lilly Science Library
• Maakt deel uit van het PALNI-consortium (Private Academic Library Network of Indiana)
• Biedt toegang tot circa 100.000 e-books, 200 databases, 35.000 elektronische tijdschriftabonnementen en 335.000 gedrukte items