El Paso Community College amplía el acceso a los análisis y ofrece servicios más sólidos en todos sus campus

Ante los urgentes requisitos de cumplimiento de los programas FedRAMP/TX-RAMP y la creciente fricción en los flujos de trabajo entre sistemas desconectados, El Paso Community College migró a los Servicios de Administración WorldShare (WMS) de OCLC siguiendo un cronograma acelerado, creando una experiencia más intuitiva para el personal, ampliando el acceso a los análisis y sentando las bases para ofrecer servicios más sólidos y consistentes en todos sus campus.

Servicios de OCLC utilizados:

• Suscripción a metadatos y catalogación de OCLC
• Choreo Insights
• CONTENTdm
• EZproxy
• FirstSearch
• WorldCat Discovery
• Préstamo interbibliotecario WorldShare
• Servicios de Administración WorldShare

Cuando El Paso Community College (EPCC) comenzó a planificar una nueva plataforma de servicios bibliotecarios, el objetivo era claro: modernizar los flujos de trabajo y conectarse mejor con el entorno tecnológico en constante evolución de la universidad.

Tras años de evaluación, el cronograma fue acelerado repentinamente. El sistema heredado de EPCC ya no podía cumplir con los requisitos de conformidad de los programas FedRAMP y TX-RAMP, y la universidad no podía seguir trabajando con el proveedor una vez superada la fecha límite establecida.

Ante la necesidad de una solución que cumpliera con estos requisitos de inmediato, EPCC seleccionó los Servicios de Administración WorldShare (WMS) de OCLC, una plataforma segura que podría simplificar las operaciones y respaldar el crecimiento futuro.

“Ya teníamos problemas con nuestro sistema anterior en lo que respecta a los flujos de trabajo y la conexión con los sistemas más nuevos que la universidad había adquirido”, dijo Lorely Ambriz, decana de Consejería y Bibliotecas, Instrucción y Éxito Estudiantil en EPCC. “Luego nos vimos obligados a migrar mucho más rápido porque pronto dejaríamos de cumplir con los requisitos”.

Fragmentación reducida y preparación para el futuro

El entorno anterior de EPCC se había convertido en una colcha de retazos de herramientas y proveedores. A medida que los sistemas del campus evolucionaban y aumentaban las expectativas de integración, el personal a menudo debía lidiar con desafíos en materia de interoperabilidad y procesos manuales.

Durante la evaluación de la plataforma, EPCC priorizó el cumplimiento de los programas FedRAMP/TX-RAMP, la interoperabilidad con los sistemas del campus y los servicios de la biblioteca, así como el ahorro en los costos a largo plazo que reduciría la necesidad de integrar múltiples sistemas en un único flujo de trabajo.

En todos los departamentos, el personal de la biblioteca aportó sus puntos de vista, mientras que la dirección de TI, el departamento de compras y la dirección académica se aseguraron de que la solución se alineara con los requisitos institucionales. Finalmente, el equipo presentó una recomendación a la junta directiva respaldada por criterios claros, incluidos la seguridad, la estabilidad y el ahorro en los costos a largo plazo.

Tratar la migración como un momento político, no solo como una transferencia de datos

Debido al cronograma ajustado, EPCC aprendió rápidamente que la implementación implica mucho más que simplemente transferir datos. El equipo debió decidir sobre qué migrar, qué limpiar y qué dejar atrás, a menudo mientras el trabajo ya estaba en marcha.

El principal consejo de Lorely: siempre que sea posible, dedique un año completo a la migración y limpie los datos de manera anticipada. EPCC se encontró con problemas de datos relacionados con prácticas heredadas, y debió tomar decisiones pragmáticas. Por ejemplo, el equipo estableció un límite de tiempo para los registros de usuarios debido a la magnitud del volumen de datos, aunque conservó los registros más antiguos en los casos en que las multas así lo requerían. Asimismo, fue necesario reconstruir algunos registros incompletos de reserva vinculándolos con los registros de OCLC y creando nuevos materiales de reserva.

EPCC también optó por un apoyo adicional para la implementación, una inversión que Lorely recomienda, especialmente para equipos más pequeños o cuando los cambios de personal reduzcan la cantidad de conocimientos especializados disponibles en campo.

“Contar con esa flexibilidad y apoyo es importante, especialmente cuando se trata de un sistema nuevo y no se dispone de todos los roles especializados”, dijo Lorely.

Desarrollar la resiliencia por medio de la capacitación en todas las áreas y la visibilidad compartida

Aunque todavía se encuentra en la fase de implementación, EPCC ya está observando beneficios a nivel operativo. El personal describe los WMS como más intuitivos, lo que reduce la necesidad de depender de manuales para realizar las tareas habituales.

Gracias a una mayor accesibilidad a los análisis, la elaboración de informes ya no depende de que una sola persona genere datos para las demás.

La migración también creó una oportunidad para revisar las políticas y capacitar al personal en diferentes áreas funcionales, lo que redujo los silos de conocimientos de “una sola persona” y aumentó la flexibilidad para el futuro.

En definitiva, estas mejoras ayudan a EPCC a ofrecer servicios bibliotecarios más consistentes a estudiantes y docentes en todos sus campus.