Das El Paso Community College erweitert den Zugang zu Analysedaten und verbessert seine Services an allen Standorten

Da es immer dringlicher wurde, die Anforderungen der FedRAMP- und TX-RAMP-Compliance-Vorgaben zu erfüllen, und es zunehmend Schwachstellen in den Workflows aufgrund der mangelnden Vernetzung unterschiedlicher Systeme gab, hat das El Paso Community College seine Systeme in kürzester Zeit auf die WorldShare Management Services (WMS) von OCLC umgestellt. Dadurch wurde eine intuitivere Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter*innen geschaffen, der Zugang zu Analysedaten erweitert und der Grundstein für leistungsfähigere und einheitlichere Services an allen Standorten gelegt.

Verwendete OCLC-Services:

• OCLC Cataloging und Metadata Subscription
• Choreo Insights
• CONTENTdm
• EZproxy
• FirstSearch
• WorldCat Discovery
• WorldShare Interlibrary Loan
• WorldShare Management Services

Als das El Paso Community College (EPCC) mit der Planung einer neuen Plattform für Bibliotheksservices begann, stand das Ziel bereits fest: Workflows zu modernisieren und die Services optimal mit der dynamischen Technologieumgebung des College zu verbinden.

Nach Jahren der Bewertung unterschiedlicher Plattformen musste das Vorhaben plötzlich beschleunigt werden. Das veraltete System des EPCC konnte die Anforderungen an die FedRAMP- und TX-RAMP-Conformity-Vorgaben nicht mehr erfüllen, und somit konnte das College die Zusammenarbeit mit dem Anbieter nach Ablauf einer festgelegten Frist nicht fortsetzen.

Da das EPCC eine Lösung benötigte, die den Vorgaben entsprechen und sofort umsetzbar sein musste, entschied man sich für die WorldShare Management Services (WMS) von OCLC, eine sichere Plattform, die die Abläufe vereinfachen und zukünftiges Wachstum unterstützen würde.

„Wir hatten mit unserem älteren System bereits Probleme hinsichtlich der Workflows und der Anbindung an neuere, vom College angeschaffte Systeme“, erklärt Lorely Ambriz, Dean of Counseling and Libraries, Instruction and Student Success am EPCC. „Und dann waren wir gezwungen, die Migration deutlich zu beschleunigen, weil wir schon bald die Compliance-Vorgaben nicht mehr hätten erfüllen können.“

Weniger Fragmentierung und Vorbereitung auf die nächsten Schritte

Die bisherige IT-Umgebung des EPCC hatte sich zu einem Flickenteppich aus Tools und Anbietern entwickelt. Während sich die Campus-Systeme weiterentwickelten und die Notwendigkeit der Integration immer dringlicher wurde, hatten die Mitarbeiter*innen häufig mit Interoperabilitätsproblemen und manuellen Prozessen zu kämpfen.

Bei der Bewertung verschiedener Plattformen legte das EPCC den Schwerpunkt auf die Einhaltung der FedRAMP-/TX-RAMP-Compliance-Vorgaben, die Interoperabilität mit den Campus-Systemen und Bibliotheksservices sowie langfristige Kosteneinsparungen, durch die sich die Notwendigkeit verringern würde, mehrere Systeme zu einem einzigen Workflow zusammenzufassen.

Bibliotheksmitarbeiter*innen aus verschiedenen Abteilungen brachten ihre Sichtweisen ein, während die IT-Leitung, der Einkauf und die wissenschaftliche Leitung dafür sorgten, dass die Lösung den Anforderungen der Einrichtung entsprach. Das Team legte dem Vorstand schließlich eine Empfehlung vor, die sich auf klare Kriterien stützte, unter anderem Sicherheit, Stabilität und langfristige Kosteneinsparungen.

Migration als strategischer Meilenstein

Angesichts des straffen Zeitplans erkannte das EPCC schnell, dass die Implementierung mehr beinhaltet als nur das Verschieben von Daten. Das Team musste entscheiden, was migriert, was bereinigt und was nicht mitgenommen werden sollte, oft während die Arbeiten bereits im Gange waren.

Wichtigster Tipp von Lorely Ambriz: Nach Möglichkeit ein ganzes Jahr für die Migration einplanen und frühzeitig mit der Datenbereinigung beginnen. Das EPCC war mit Datenproblemen konfrontiert, die mit veralteten Vorgehensweisen zusammenhingen, und musste pragmatische Entscheidungen treffen. So legte das Team beispielsweise aus Gründen der Datenmenge eine Grenze für Nutzerdaten fest, behielt jedoch ältere Datensätze, bei denen dies aufgrund ausstehender Gebühren erforderlich war. Einige unvollständige Reservedatensätze mussten zudem durch Verknüpfung mit OCLC-Datensätzen und Erstellung neuer Reserveeinträge neu aufgebaut werden.

Das EPCC entschied sich zudem für eine zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung – eine Investition, die Ambriz insbesondere für kleinere Teams oder bei personellen Veränderungen empfiehlt, durch die Einbußen bei internem Fachwissen entstehen.

„Diese Flexibilität und Unterstützung sind insbesondere dann wichtig, wenn es sich um ein neues System handelt und noch nicht alle erforderlichen Fachkräfte zur Verfügung stehen“, so Ambriz.

Mehr Resilienz durch fachübergreifende Schulungen und Transparenz

Wenngleich das EPCC noch in der Implementierungsphase ist, sind bereits operative Vorteile erkennbar. Die Mitarbeiter *innen empfinden WMS als intuitiver, wodurch sie bei Routineaufgaben weniger auf Handbücher zurückgreifen müssen.

Da Analysen leichter zugänglich sind, ist die Berichtserstellung nicht mehr davon abhängig, dass eine einzelne Person Daten für andere generiert.

Die Migration bot auch die Möglichkeit, Richtlinien zu überprüfen und Mitarbeiter*innen funktionsübergreifend zu schulen – wodurch Wissensinseln abgebaut und die Flexibilität für die Zukunft erhöht wurde.

Durch diese Verbesserungen kann das EPCC heute Studierenden und Lehrkräften auf jedem Campus einheitliche Bibliotheksservices anbieten.