El Paso Community College élargit l'accès aux outils analytiques et offre des services plus performants sur tous ses campus

Face à des exigences urgentes de conformité FedRAMP/TX-RAMP et à des problèmes croissants dans les chaînes de travail à travers des systèmes déconnectés, l'El Paso Community College a migré vers les Services de gestion WorldShare d'OCLC dans des délais accélérés afin de créer une expérience plus intuitive pour le personnel, élargir l'accès aux analyses et jeter les bases de services plus solides et plus cohérents sur tous ses campus.

Services OCLC utilisés :

• Abonnement au catalogage et aux métadonnées d'OCLC
• Choreo Insights
• CONTENTdm
• EZproxy
• FirstSearch
• WorldCat Discovery
• Prêt entre bibliothèques WorldShare
• Services de gestion WorldShare

Lorsque l'El Paso Community College (EPCC) a commencé à planifier la mise en œuvre d'une nouvelle plate-forme de services de bibliothèque, l'objectif était clair : moderniser les chaînes de travail et meilleure connexion à l'environnement technologique évolutif de l'établissement.

Après des années d'évaluation, le besoin est soudainement devenu plus pressant. Le système existant d'EPCC ne répondait plus aux exigences de conformité FedRAMP et TX-RAMP, et l'établissement ne pouvait plus continuer à travailler avec le fournisseur au-delà de la date limite fixée.

Ayant besoin d'une solution immédiatement conforme, EPCC a sélectionné les Services de gestion WorldShare d'OCLC (WorldShare), une plate-forme sécurisée capable de simplifier les opérations et de soutenir la croissance future.

« Nous avions déjà des problèmes avec notre ancien système en ce qui concerne les chaînes de travail et la connexion aux nouveaux systèmes acquis par l'établissement », explique Lorely Ambriz, doyenne, Orientation et bibliothèques, Enseignement et réussite étudiante à l'EPCC. « Nous avons été contraints d'accélérer considérablement la migration, car nous allions bientôt ne plus être conformes. »

Réduire la fragmentation et se préparer à l'avenir

L'environnement précédent d'EPCC était devenu un ensemble disparate d'outils et de fournisseurs. Le personnel a souvent dû faire face à des problèmes d'interopérabilité et à des processus manuels à mesure que les systèmes du campus évoluaient et que les attentes en matière d'intégration augmentaient.

Lors de l'évaluation d'une nouvelle plate-forme, l'EPCC a privilégié la conformité FedRAMP/TX-RAMP, l'interopérabilité avec les systèmes du campus et les services de bibliothèque, ainsi que les économies à long terme qui réduiraient la nécessité d'assembler plusieurs systèmes en une seule chaîne de travail.

Le personnel de la bibliothèque, dans tous les départements, a apporté son point de vue, tandis que les responsables des technologies, le service des achats et la direction académique ont veillé à ce que la solution soit conforme aux exigences institutionnelles. L'équipe a finalement présenté une recommandation au conseil d'administration appuyée par des critères clairs, notamment la sécurité, la stabilité et les économies de coûts à long terme.

Considérer la migration comme une opération stratégique, et non comme un simple transfert de données

Avec des délais aussi serrés, l'EPCC a vite compris que l'implantation impliquait bien plus que le simple déplacement de données. L'équipe devait décider quoi migrer, quoi nettoyer et quoi abandonner, souvent alors même que le processus était déjà en cours.

Le conseil principal de Lorely : prévoyez une année complète pour la migration dans la mesure du possible et nettoyez les données le plus tôt possible. L'EPCC a rencontré des problèmes de données liés à des pratiques héritées du passé et a dû prendre des décisions pragmatiques. Par exemple, l'équipe a fixé une date limite pour la conservation des dossiers des usagers en raison de leur taille, tout en conservant les dossiers plus anciens lorsque les amendes l'exigeaient. Certaines notices incomplètes pour la réserve de cours devaient également être reconstruites en les liant à des notices OCLC et en créant de nouveaux documents pour la réserve de cours.

L'EPCC a également opté pour un soutien supplémentaire à l'implantation, un investissement que Lorely recommande, notamment pour les petites équipes ou lorsque des changements de personnel réduisent l'expertise interne.

« Avoir cette flexibilité et ce soutien est important, surtout lorsqu’il s’agit d’un nouveau système et que toute l'expertise n'est pas disponible », mentionne Lorely.

Renforcer la résilience grâce à la formation croisée et à la visibilité partagée

Alors que l'implantation est encore en cours, l'EPCC a déjà constaté des avantages opérationnels. Les membres du personnel disent que les services de gestion WorldShare sont plus intuitifs et qu'ils n'ont plus a se fier à des manuels pour effectuer les tâches de routine.

Grâce à une meilleure accessibilité des outils d'analyse de données, la production des rapports ne dépend plus d'une seule personne.

La migration a également permis de revoir les politiques et de former le personnel à différents domaines fonctionnels, réduisant ainsi les silos de connaissances individuels et augmentant la flexibilité pour l’avenir.

Ces améliorations permettent en fin de compte à l'EPCC d'offrir des services de bibliothèque plus uniformes aux étudiants et aux professeurs sur l'ensemble de ses campus.