El Paso Community College breidt de toegang tot analytics uit en versterkt de dienstverlening op verschillende campussen

Vanwege dringende eisen rond FedRAMP- en TX-RAMP-compliance en toenemende knelpunten in werkprocessen tussen niet-gekoppelde systemen, stapte El Paso Community College in korte tijd over naar OCLC WorldShare Management Services (WMS). Daarmee kregen de medewerkers een intuïtievere werkomgeving, werd de toegang tot analytics uitgebreid en werd de basis gelegd voor sterkere en consistentere diensten op alle campussen.

Gebruikte OCLC-services:

• OCLC catalogus- en metadata-abonnement
• Choreo Insights
• CONTENTdm
• EZproxy
• FirstSearch
• WorldCat Discovery
• WorldShare Interlibrary Loan
• WorldShare Management Services

Toen El Paso Community College (EPCC) op zoek ging naar een nieuw platform voor zijn bibliotheekdiensten, was duidelijk waaraan dit moest voldoen: het moest modernere werkprocessen mogelijk maken en beter aansluiten op de veranderende technologische omgeving van de instelling.

Na jaren van onderzoek en afweging kwam het proces plotseling in een stroomversnelling. Het bestaande systeem van EPCC voldeed niet langer aan de eisen van FedRAMP en TX-RAMP. Dat betekende dat de instelling na een bepaalde datum niet meer met de leverancier kon blijven werken.

EPCC had daarom op korte termijn een oplossing nodig die wél aan de vereisten voldeed. De keuze viel op OCLC WorldShare Management Services (WMS), een veilig platform dat de dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigt en ruimte biedt voor toekomstige groei.

“Met ons oude systeem liepen we al tegen problemen aan, zowel in de werkprocessen als bij de koppeling met nieuwere systemen die de instelling had aangeschaft,” aldus Lorely Ambriz, Dean of Counseling and Libraries, Instruction and Student Success bij EPCC. “Ineens moesten we veel sneller migreren, omdat we op korte termijn niet langer aan de compliance-eisen zouden voldoen.”

Minder versnippering en voorbereid op de toekomst

De eerdere omgeving van EPCC was uitgegroeid tot een lappendeken van tools en leveranciers. Naarmate de digitale omgeving op de campus zich verder ontwikkelde, liepen medewerkers steeds vaker tegen beperkingen aan; systemen sloten niet altijd goed op elkaar aan en veel processen moesten handmatig worden uitgevoerd.

Bij het kiezen van een nieuw platform gaf EPCC daarom prioriteit aan FedRAMP- en TX-RAMP-compliance, integratie met campussystemen en bibliotheekdiensten en mogelijke kostenbesparingen op de lange termijn. Zo zou het niet nodig zijn om meerdere bestaande systemen samen te voegen tot één werkproces.

Bibliotheekmedewerkers uit verschillende afdelingen leverden input vanuit hun eigen expertise. Tegelijkertijd bewaakten IT-management, inkoop en de academische leiding dat de gekozen oplossing aansloot bij de eisen van de organisatie. Het team presenteerde uiteindelijk een aanbeveling aan het bestuur, onderbouwd met duidelijke criteria, waaronder veiligheid, stabiliteit en kostenbesparingen op lange termijn.

Migratie: een moment voor beleidskeuzes, niet alleen het verplaatsen van data

Vanwege de korte deadline ontdekte EPCC al snel dat implementatie om meer gaat dan alleen het verplaatsen van gegevens. Het team moest bepalen welke data mee moesten, welke eerst opgeschoond moesten worden en welke konden achterblijven, vaak terwijl de migratie al in volle gang was.

Lorely’s belangrijkste advies: trek waar mogelijk een heel jaar uit voor de migratie en begin vroeg met het opschonen van data. EPCC stuitte op dataproblemen die voortkwamen uit oude werkwijzen en moest pragmatische keuzes maken. Zo stelde het team een ccc voor gebruikersrecords vanwege de schaal, terwijl ze oudere records wilden behouden vanwege lopende boetes. Sommige onvolledige reserverecords moesten bovendien opnieuw worden opgebouwd door ze te koppelen aan OCLC-records en nieuwe reserve-items aan te maken.

EPCC koos daarnaast voor extra ondersteuning tijdens de implementatie. Lorely raadt die investering vooral aan voor kleinere teams of wanneer door personeelswisselingen minder interne expertise beschikbaar is.

“Die flexibiliteit en ondersteuning zijn belangrijk, zeker bij een nieuw systeem en wanneer intern niet alle specialistische rollen beschikbaar zijn,” aldus Lorely.

Meer veerkracht door bredere training en gedeelde inzichten

Hoewel de implementatie nog in volle gang is, ziet EPCC nu al voordelen voor de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers ervaren WMS als intuïtiever, waardoor ze voor routinetaken minder vaak op handleidingen hoeven terug te vallen.

Doordat analytics toegankelijker zijn geworden, is rapportage niet langer afhankelijk van één persoon die gegevens voor anderen moet genereren.

De migratie bood daarnaast een kans om beleid opnieuw te bekijken en medewerkers te trainen in meerdere functionele gebieden—zo wordt kennis breder gedeeld en neemt de flexibiliteit toe.

Deze verbeteringen helpen EPCC uiteindelijk om studenten en docenten op alle campussen consistentere bibliotheekdiensten te bieden.