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Entrega automatizada en acción

Maximice la velocidad de entrega de su servicio de intercambio de recursos

La nueva funcionalidad de entrega automatizada de todos los servicios de intercambio de recursos de OCLC ayuda a las bibliotecas a cumplir satisfactoriamente con las expectativas de los usuarios, a la vez que ahorra tiempo y dinero.

Las personas esperan toda la información que necesitan en el formato que prefieren en cualquier momento y lugar. Los servicios de recursos compartidos de OCLC ya satisfacen esta expectativa con una experiencia sencilla y una velocidad de entrega impresionante. Y ahora, las nuevas capacidades de entrega, disponibles de manera gratuita con el préstamo interbibliotecario de WorldShare ®, Tipasa ®, e ILLiad ®, llevan esto a un nuevo nivel. Obtenga más información sobre cómo las bibliotecas aprovechan las siguientes capacidades de entrega automatizada.


Logre un impresionante tiempo de respuesta para los préstamos

Las bibliotecas de la Eastern Kentucky University (EKU) lograron algunos de los tiempos de préstamos más rápidos entre los miembros del programa de entrega digital Express. ¡Durante los primeros seis meses de 2022, el 30 % de las solicitudes se completaron en una hora o menos, el 40 % se completaron en dos horas o menos, y 10 solicitudes se completaron en dos minutos o menos!

Ashley Cole, Directora adjunta de estrategias de colecciones, compartió que lograron tiempos de respuesta increíbles para los préstamos al "trabajar con nuestro administrador de sistemas para configurar Tipasa® de la manera más eficiente según nuestras necesidades". Su equipo usó la información de nuestros videos de capacitación para crear rutas y grupos de existencias personalizados, activar la integración de la base de conocimientos de WorldCat para ILL, y configurar las automatizaciones de préstamos mediante el administrador de solicitudes automatizado. Lea más en la historia completa de los miembros de la Eastern Kentucky University.

"Ahorramos mucho tiempo al aprovechar nuestras rutas de existencias personalizadas y permitir que la automatización revisara qué bibliotecas poseen el material".

 

Ashley Cole
Directora adjunta de estrategias de Colecciones de las bibliotecas de la Eastern Kentucky University

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Minimice la intervención del personal con disponibilidad en tiempo real

Fotografía: Brian Miller

En la Universidad Estatal de Ohio, el personal de préstamos interbibliotecarios, que utiliza ILLiad, rechazaba de manera trascendental una de cada tres solicitudes porque los materiales estaban prestados. Después de implementar la función de disponibilidad en tiempo real, ahora solo rechazan una de cada 20 solicitudes. Esto ha dado como resultado una reducción significativa en el tiempo que el personal dedica a las solicitudes de ILL que no pueden despachar.

"En el estado de Ohio, observamos una reducción de las solicitudes de ILL de materiales en préstamo del 30 % al 5 %. Ese es un gran ahorro del tiempo para el personal", afirmó Brian Miller, jefe de préstamo interbibliotecario. Su tasa de despacho también ha mejorado de alrededor del 50 % a más del 70 %.

"La [disponibilidad en tiempo real] es lo mejor, porque es muy personalizable y todas las bibliotecas pueden determinar qué estados quieren rechazar y cuáles deben llegar".

 

Brian Miller
Jefe de préstamo interbibliotecario, Universidad Estatal de Ohio


Ahorre tiempo al personal con el administrador de solicitudes automatizado

La biblioteca de la ciudad y el condado de St. Charles, que utiliza ILL de WorldShare, configuró una automatización para materiales audiovisuales y otra para libros mediante el administrador de solicitudes automatizado. "Descubrí que valía la pena tomarse unas pocas horas para configurar las automatizaciones, dadas las horas que ahorramos en tiempo del personal", afirmó Laura Barber, asistente profesional de préstamos interbibliotecarios.

Para reducir la cantidad de intervención del personal, Laura ha configurado el administrador de solicitudes automatizado para dirigir nuevas solicitudes a la cola "Nuevo para revisión" "si WorldCat® muestra que nuestra institución cuenta con existencias del material, si parece ser una solicitud duplicada, es decir, el mismo usuario ha solicitado el mismo elemento y si hay menos de dos entidades prestadoras".

"En el último año, le hemos ahorrado aproximadamente 152 horas al personal con solo usar el administrador de solicitudes automatizado y con el hecho de no tener que manejar esas solicitudes de manera individual. Eso es un ahorro de casi tres horas del tiempo del personal por semana".

 

Laura Barber
Paraprofesional de préstamos interbibliotecarios, St. Charles City-County Library

Fotografía: Laura Barber

Mejore los flujos de trabajo con el administrador de solicitudes automatizado

Fotografía: Nicole Reuter

"En las Universidades de Saint Benedict y de Saint John's, donde usamos Tipasa, el administrador de solicitudes automatizado es una excelente manera de mantener nuestro Departamento de ILL en marcha, incluso si nuestros horarios de trabajo cambian", dijo Nicole Reuter, gerente de servicios de acceso.

Nicole configuró el administrador automatizado de solicitudes con dos automatizaciones básicas: una para copias y otra para préstamos. La automatización funciona muy bien con las asociaciones preexistentes de su biblioteca, incluido el grupo de bibliotecas Express LVIS (bibliotecas muy interesadas en compartir) que utilizan para hacer copias y tres grupos Minitex que utilizan para hacer préstamos. También destacó el ahorro de tiempo. "Ahora que hemos aumentado nuestra automatización, pasamos mucho menos tiempo revisando cada solicitud de ILL".

"El administrador de solicitudes automatizado es bastante fácil de configurar y puede ser tan complejo o tan simple como desee".

 

Nicole Reuter
Gerente de servicios de acceso, College of Saint Benedict, Saint John's University


Personalice las automatizaciones para que se adapten a sus necesidades

La Odum Library, considerada la "esencia" de la Valdosta State University, gestiona unas 800 solicitudes de préstamo al mes por medio de ILLiad "Siempre estoy muy ocupada y nunca me quedo en un mismo lugar, así que era evidente que necesitaba la automatización a fin de tener más tiempo para hacer lo que necesito. Por supuesto, quería que mis usuarios recibieran el mejor y más rápido servicio posible", dijo Amy Chew, bibliotecaria de la facultad.

Por medio del administrador de solicitudes automatizado, Amy configuró sus flujos de trabajo para que todas las solicitudes de préstamo interbibliotecario con un ISSN o un número de OCLC sean procesadas por la automatización sin que ella tenga que preocuparse por estas. Por lo general, la solicitud se tramita sin inconvenientes; sin embargo, Amy cuenta con procedimientos de protección para los derechos de autor y las notas de los usuarios.

"La automatización es totalmente personalizable. Usted puede modificar la manera en la que llegan y se envían las solicitudes. Además, si le preocupan situaciones en las que los estudiantes solicitan materiales en idiomas extranjeros que realmente no necesitan, usted puede desactivar las automatizaciones para todos los estudiantes y tener únicamente las solicitudes automatizadas de los profesores".

"La automatización me permite realizar más actividades académicas, como trabajar en publicaciones, hacer mis tareas de referencia y enfocarme en el desarrollo profesional, como hacer presentaciones".

 

Amy Chew
Bibliotecaria de la facultad, Valdosta State University

Foto: Amy Chew

Implementar la automatización para mejorar la experiencia del usuario de la biblioteca

Foto: Brandon Martin

Antes de comenzar a trabajar con Tipasa, en 2019, la Northeastern State University no había establecido ninguna automatización. Según Brandon Martin, instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos, las automatizaciones no solo le parecían intimidantes, sino que también pensaba que todo debía hacerse sin intermediarios. Cuando la biblioteca migró a Tipasa, el equipo de implementación de OCLC invitó a Brandon y a su equipo a revisar las ventajas de la automatización.  

Empezaron con una o dos automatizaciones y a partir de ahí fue creciendo. Ahora cuentan con diez y esperan agregar más. "No tenemos que interceder tanto con la automatización", señaló Brandon. "Nos ahorra tiempo en tareas como la aplicación de datos constantes y la creación de cadenas de entidades prestadoras. Además, etiqueta de manera automática las solicitudes en función de los criterios que seleccionamos, de modo que nos permite destacar cosas que podríamos pasar por alto".

"En realidad se trata del servicio al usuario, y si podemos proveer los materiales de manera más rápida por medio de la automatización, entonces esto es genial". Además, si tiene la ventaja adicional de hacernos la vida más fácil, esto sería la cereza del pastel".

 

Brandon Martin
Instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos


Mejore el tiempo de respuesta con la integración de la base de conocimiento de WorldCat

El departamento de préstamo interbibliotecario (ILL) de la Pearson Library de la California Lutheran University cuenta con un bibliotecario a tiempo completo y dos estudiantes empleados a tiempo parcial. Como miembro participante de Express de OCLC, este pequeño equipo siempre tiene un tiempo de respuesta inferior a seis horas para las 643 solicitudes de copias que atiende en promedio cada mes. Como resultado, desde 2021, la biblioteca se ha ubicado entre las cinco primeras bibliotecas Express por volumen.

Leanna Pagano, gerente de intercambio de recursos y bibliografía recomendada, dijo que la clave es la ayuda de los estudiantes trabajadores y el uso de WorldShare ILL y la base de conocimiento de WorldCat. En cada solicitud de copias, el estudiante revisa primero para ver si el solicitante es una biblioteca LVIS (Bibliotecas muy interesadas en compartir) o una entidad prestadora recíproca. Luego, comprueban qué puede prestar la biblioteca y cómo lo pueden prestar para cada base de datos. "Lo que hace esto muy fácil es el enlace de la base de conocimiento de WorldCat que está integrado con WorldShare ILL", señaló Leanna. "Suele ser tan sencillo como hacer clic en ese enlace, que les lleva a la base de datos correcta y al artículo de texto completo para que simplemente lo descarguen y luego lo suban a Article Exchange".

Leanna también contó que configurar dos monitores para cada puesto de trabajo, desarrollar un programa de capacitación para estudiantes y programar de manera estratégica a los estudiantes a lo largo del día, les ayuda a tener éxito.

"Yo recomiendo que se asegure de que sus colecciones se encuentren en la base de conocimiento de WorldCat. De esta manera, se consigue una perfecta integración entre sus existencias y el préstamo interbibliotecario, lo que garantiza una localización rápida y eficaz de los materiales de la colección y su distribución".

 

Leanna Pagano
Gerente de intercambio de recursos y bibliografía recomendada, California Lutheran University

Fotografía: Leanna Pagano

Cumpla de manera rápida con las solicitudes de copias con Express y la entrega automatizada

Fotografía: William Gee

La Joyner Library de la East Carolina University, una universidad pública de investigación en Greenvale, Carolina del Norte, es uno de los tres principales proveedores por volumen en el programa de entrega digital Express de OCLC. El personal de la biblioteca utiliza ILLiad para completar aproximadamente 1000 solicitudes de copias Express al mes y mantiene un tiempo de respuesta inferior a 12 horas.

William Gee, director de circulación y préstamo interbibliotecario, explicó que sus rápidos tiempos de respuesta y sus excelentes estadísticas de préstamo Express se deben a una serie de factores, entre ellos, la automatización de los flujos de trabajo del préstamo interbibliotecario. Según William, "la automatización es absolutamente imprescindible. Lo invito a que explore la nueva funcionalidad de la entrega automatizada. Todo esto le ayuda a automatizar los flujos de trabajo del préstamo interbibliotecario".

El equipo de William confía en la red de WorldShare ILL de OCLC, su Directorio de Políticas y el servicio de Administración de cargos del préstamo interbibliotecario (IFM) para respaldar su trabajo. Señaló que los impresionantes tiempos de respuesta también pueden atribuirse a que conocen lo que sus acuerdos de licencia les permiten prestar, aprovechan al máximo las funciones de gestión de ILLiad, contratan excelentes empleados y despachan solicitudes dos veces al día. También intentan mantener con precisión las existencias físicas en WorldCat y las existencias electrónicas en la base de conocimiento de WorldCat a fin garantizar que los usuarios de su biblioteca puedan encontrar y acceder a todos los recursos disponibles actualmente en las colecciones de su biblioteca.

"Estoy entusiasmado con la nueva funcionalidad de entrega automatizada porque con esta es mucho más fácil automatizar los flujos de trabajo".

 

William Gee
Director de circulación y préstamo interbibliotecario, East Carolina University