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Entrega automatizada en acción

Maximice la velocidad de entrega de su servicio de intercambio de recursos

La nueva funcionalidad de entrega automatizada de todos los servicios de intercambio de recursos de OCLC ayuda a las bibliotecas a cumplir satisfactoriamente con las expectativas de los usuarios, a la vez que ahorra tiempo y dinero.

Las personas esperan toda la información que necesitan en el formato que prefieren en cualquier momento y lugar. Los servicios de recursos compartidos de OCLC ya satisfacen esta expectativa con una experiencia sencilla y una velocidad de entrega impresionante. Y ahora, las nuevas capacidades de entrega, disponibles de manera gratuita con el préstamo interbibliotecario de WorldShare ®, Tipasa ®, e ILLiad ®, llevan esto a un nuevo nivel. Obtenga más información sobre cómo las bibliotecas aprovechan las siguientes capacidades de entrega automatizada.


Minimice la intervención del personal con disponibilidad en tiempo real

Fotografía: Brian Miller

En la Universidad Estatal de Ohio, el personal de préstamos interbibliotecarios, que utiliza ILLiad, rechazaba de manera trascendental una de cada tres solicitudes porque los materiales estaban prestados. Después de implementar la función de disponibilidad en tiempo real, ahora solo rechazan una de cada 20 solicitudes. Esto ha dado como resultado una reducción significativa en el tiempo que el personal dedica a las solicitudes de ILL que no pueden despachar.

"En el estado de Ohio, observamos una reducción del 30 al 5% en las solicitudes de ILL de materiales que se pueden retirar. Ese es un gran ahorro del tiempo para el personal", afirmó Brian Miler, jefe de préstamo interbibliotecario. Su tasa de despacho también ha mejorado de alrededor del 50% a más del 70%.

"La [disponibilidad en tiempo real] es lo mejor, porque es muy personalizable y todas las bibliotecas pueden determinar qué estados quieren rechazar y cuáles deben llegar".

 

Brian Miller
Jefe de préstamo interbibliotecario, Universidad Estatal de Ohio


Ahorre tiempo al personal con el administrador de solicitudes automatizado

La biblioteca de la ciudad y el condado de St. Charles, que utiliza ILL de WorldShare, configuró una automatización para materiales audiovisuales y otra para libros mediante el administrador de solicitudes automatizado. "Descubrí que valía la pena tomarse unas pocas horas para configurar las automatizaciones, dadas las horas que ahorramos en tiempo del personal", afirmó Laura Barber, asistente profesional de préstamos interbibliotecarios.

Para reducir la cantidad de intervención del personal, Laura ha configurado el administrador de solicitudes automatizado para dirigir nuevas solicitudes a la cola "Nuevo para revisión" "si WorldCat® muestra que nuestra institución cuenta con existencias del material, si parece ser una solicitud duplicada, es decir, el mismo usuario ha solicitado el mismo elemento y si hay menos de dos entidades prestadoras".

"En el último año, le hemos ahorrado aproximadamente 152 horas al personal con solo usar el administrador de solicitudes automatizado y con el hecho de no tener que manejar esas solicitudes de manera individual. Eso es un ahorro de casi tres horas del tiempo del personal por semana".

 

Laura Barber
Paraprofesional de préstamos interbibliotecarios, St. Charles City-County Library

Fotografía: Laura Barber

Mejore los flujos de trabajo con el administrador de solicitudes automatizado

Fotografía: Nicole Reuter

"En las Universidades de Saint Benedict y de Saint John's, donde usamos Tipasa, el administrador de solicitudes automatizado es una excelente manera de mantener nuestro Departamento de ILL en marcha, incluso si nuestros horarios de trabajo cambian", dijo Nicole Reuter, gerente de servicios de acceso.

Nicole configuró el administrador automatizado de solicitudes con dos automatizaciones básicas: una para copias y otra para préstamos. La automatización funciona muy bien con las asociaciones preexistentes de su biblioteca, incluido el grupo de bibliotecas Express LVIS (bibliotecas muy interesadas en compartir) que utilizan para hacer copias y tres grupos Minitex que utilizan para hacer préstamos. También destacó el ahorro de tiempo. "Ahora que hemos aumentado nuestra automatización, pasamos mucho menos tiempo revisando cada solicitud de ILL".

"El administrador de solicitudes automatizado es bastante fácil de configurar y puede ser tan complejo o tan simple como desee".

 

Nicole Reuter
Gerente de servicios de acceso, College of Saint Benedict, Saint John's University


Personalice las automatizaciones para que se adapten a sus necesidades

La Odum Library, considerada la "esencia" de la Valdosta State University, gestiona unas 800 solicitudes de préstamo al mes por medio de ILLiad "Siempre estoy muy ocupada y nunca me quedo en un mismo lugar, así que era evidente que necesitaba la automatización a fin de tener más tiempo para hacer lo que necesito. Por supuesto, quería que mis usuarios recibieran el mejor y más rápido servicio posible", dijo Amy Chew, bibliotecaria de la facultad.

Por medio del administrador de solicitudes automatizado, Amy configuró sus flujos de trabajo para que todas las solicitudes de préstamo interbibliotecario con un ISSN o un número de OCLC sean procesadas por la automatización sin que ella tenga que preocuparse por estas. Por lo general, la solicitud se tramita sin inconvenientes; sin embargo, Amy cuenta con procedimientos de protección para los derechos de autor y las notas de los usuarios.

"La automatización es totalmente personalizable. Usted puede modificar la manera en la que llegan y se envían las solicitudes. Además, si le preocupan situaciones en las que los estudiantes solicitan materiales en idiomas extranjeros que realmente no necesitan, usted puede desactivar las automatizaciones para todos los estudiantes y tener únicamente las solicitudes automatizadas de los profesores".

"La automatización me permite realizar más actividades académicas, como trabajar en publicaciones, hacer mis tareas de referencia y enfocarme en el desarrollo profesional, como hacer presentaciones".

 

Amy Chew
Bibliotecaria de la facultad, Valdosta State University

Foto: Amy Chew

Implementar la automatización para mejorar la experiencia del usuario de la biblioteca

Foto: Brandon Martin

Antes de comenzar a trabajar con Tipasa, en 2019, la Northeastern State University no había establecido ninguna automatización. Según Brandon Martin, instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos, las automatizaciones no solo le parecían intimidantes, sino que también pensaba que todo debía hacerse sin intermediarios. Cuando la biblioteca migró a Tipasa, el equipo de implementación de OCLC invitó a Brandon y a su equipo a revisar las ventajas de la automatización.  

Empezaron con una o dos automatizaciones y a partir de ahí fue creciendo. Ahora cuentan con diez y esperan agregar más. "No tenemos que interceder tanto con la automatización", señaló Brandon. "Nos ahorra tiempo en tareas como la aplicación de datos constantes y la creación de cadenas de entidades prestadoras. Además, etiqueta de manera automática las solicitudes en función de los criterios que seleccionamos, de modo que nos permite destacar cosas que podríamos pasar por alto".

"En realidad se trata del servicio al usuario, y si podemos proveer los materiales de manera más rápida por medio de la automatización, entonces esto es genial". Además, si tiene la ventaja adicional de hacernos la vida más fácil, esto sería la cereza del pastel".

 

Brandon Martin
Instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos