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New York University

Mejore el acceso a los recursos electrónicos con procesos automatizados que ahorran tiempo

Fotografía del atrio de la biblioteca de la NYU tomada por Bob Handelman
Fotografía de Bob Handelman

“Las actualizaciones automatizadas de existencias a través del Administrador de colecciones de WorldShare nos han hecho ahorrar tiempo, y hemos podido ser más rápidos para obtener registros en el sistema. Con el tiempo que hemos ahorrado, hemos podido enfocarnos en otras partes del flujo de trabajo".

Nancy Lin
Especialista en tecnología de metadatos de la New York University

Nancy Lin, especialista en tecnología de metadatos de las bibliotecas de la New York University, explicó que la biblioteca tiene "más de un millón y medio de libros electrónicos. Es una colección bastante grande, por lo que este gran volumen requiere que seamos realmente eficientes acerca de la forma como manejamos los metadatos y la identificación". Los recursos electrónicos son especialmente importantes para ayudar a los campus en el extranjero. "Contamos con campus globales en Abu Dhabi, Shanghai y otras ubicaciones internacionales, por lo que es importante tener recursos electrónicos que sean fáciles de identificar para todos los usuarios", expresó.

Sin embargo, al personal de metadatos de la biblioteca le resultó difícil mantenerse al día con las colecciones de recursos electrónicos que cambian con frecuencia. Por ejemplo, el flujo de trabajo para hacer coincidir su colección Ovid, le tomó al personal aproximadamente 29 horas. Nancy indicó que la catalogación de archivos de proveedores era problemática en parte porque los registros no contenían suficientes metadatos. Además, la biblioteca recibió múltiples registros para el mismo título en diferentes formatos de diferentes proveedores, que el personal tuvo que deduplicar de manera manual.

Las bibliotecas de la NYU comenzaron a recibir actualizaciones automatizadas de existencias específicas en la institución a través del Administrador de colecciones de WorldShare. "Esto nos ha ahorrado mucho tiempo", dijo Nancy, "además obtenemos otros beneficios". Nancy y su equipo usan actualizaciones automatizadas de existencias para sus colecciones adquiridas en Ebook Central, Elsevier, Ovid y Springer, así como para colecciones de adquisición basadas en la evidencia en JSTOR y Taylor & Francis por medio de Ebook Central. A través de estas actualizaciones, "obtenemos registros de forma más rápida en comparación con el hecho de ir todo el tiempo a diferentes sitios de proveedores para obtener los registros", explicó.

"Ahora el flujo de trabajo para nuestra colección Ovid solo nos toma alrededor de 2 horas, en comparación con las 29 horas que nos tomaba antes; además, nuestro contenido recién adquirido se refleja automáticamente en el Administrador de colecciones de WorldShare y en la base de conocimiento de WorldCat".

En vez de cargar registros de proveedores con datos mínimos, OCLC proporciona el registro de WorldCat con actualizaciones posteriores a través de las actualizaciones automatizadas de existencias del Administrador de colecciones. "Hemos podido aumentar rápidamente el número de registros sólidos de libros electrónicos", dijo Nancy. "Una vez que activamos estas colecciones, recibimos mejores metadatos para nuestro catálogo". Estas actualizaciones también combinan información de diferentes editoriales en un registro único y completo. “Mis colegas están contentos porque ya no tienen que elegir entre muchas colecciones diferentes que no reflejan con precisión lo que hemos adquirido. Tener un conjunto específico de la institución notable es mucho más fácil de administrar", contó. E incluso si la NYU se da cuenta de que existe un problema con una actualización, agregó, "la NYU puede editar el registro de WorldCat y notificarle a OCLC y al proveedor sobre los registros faltantes. De esa manera, las otras bibliotecas que obtienen los registros también se benefician de nuestras correcciones”.

Estos registros actualizados han ayudado a la NYU a mejorar su catálogo y la accesibilidad a los recursos electrónicos, ayudando a todos los estudiantes y docentes en su investigación. "Los usuarios están comenzando a darse cuenta de que pueden dirigirse al catálogo para obtener una idea de los libros electrónicos que tenemos", añadió Nancy. "En definitiva, los usuarios obtienen más coincidencias de las que solían tener, y de manera más eficiente". Ella espera poder ampliar las actualizaciones automatizadas de existencias a más editoriales. "Espero que más bibliotecas trabajen con los proveedores para alentarlos a proporcionar actualizaciones institucionales a través del Administrador de colecciones", dijo. "A medida que los registros automatizados de la editorial crezcan y se vuelvan más precisos, esto nos ayudará a mejorar la capacidad de identificación y conectar de manera eficiente a los usuarios con nuestros libros electrónicos".

Ubicación

  • Nueva York, Nueva York, Estados Unidos

La biblioteca en cifras

  • Compuesta por 8 bibliotecas con un total de 4,6 millones de volúmenes
  • La biblioteca principal, Elmer Holmes Bobst Library, contiene millones de volúmenes, 272 000 publicaciones seriadas y más de 43 000 pies lineales de archivos
  • La Bobst Library tiene capacidad para 11 000 visitantes al día y circula 246 000 materiales al año

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