Direct door naar pagina.

Menu

Search

Bergen Community College vereenvoudigt de operationele activiteiten en verbetert de vindbaarheid met WMS

Na jarenlang met een lokaal geïntegreerd bibliotheeksysteem (ILS) te hebben gewerkt, is Bergen Community College inmiddels overgestapt op WorldShare Management Services (WMS). Dit platform brengt catalogisering, resource sharing en vindbaarheid samen in de cloud en maakt bibliotheekbeheer eenvoudiger. Medewerkers profiteren hierdoor van meer flexibiliteit om de dienstverlening steeds verder te optimaliseren.

Belangrijkste resultaten

  • Minder werkdruk voor de lokale IT-afdeling dankzij de overstap van een eigen serveromgeving naar een cloudplatform
  • Catalogisering, interbibliothecair leenverkeer, collectie en discovery zijn samengebracht in één omgeving, waardoor de kosten voor een aparte discoverylaag vervallen
  • Efficiëntere werkprocessen voor e-resources dankzij collectie-updates via KBART en API
  • Meer vertrouwen in de continuïteit van het platform dankzij de samenwerking met een onafhankelijke non-profitorganisatie
Foto: Studenten in de bibliotheek van Bergen Community College
Fotocredits: Bergen Community College

David Marks, decaan van de bibliotheek van Bergen Community College, werkt al sinds zijn opleiding tot bibliothecaris met WorldCat. Toen de onderwijsinstelling zich ging oriënteren op een nieuw platform voor bibliotheekdiensten, waren ook al OCLC-services in gebruik voor belangrijke werkprocessen zoals catalogisering en interbibliothecair leenverkeer. De bestaande omgeving van Bergen draaide op een lokale server, waardoor medewerkers zelf verantwoordelijk waren voor de lokale infrastructuur, back-ups en doorlopende updates. En hoewel een cloudversie de voor de hand liggende opvolger van het bestaande platform leek, besloot Bergen de mogelijkheden opnieuw te beoordelen en voor een andere aanpak te kiezen.

Eén platform dat alle bibliotheekprocessen samenbrengt

Omdat Bergen al OCLC-services gebruikte voor bibliografische records en beschikte over een goed ontwikkeld programma voor interbibliothecair leenverkeer, was de overstap naar WMS een logische volgende stap. De bibliotheek zocht namelijk een oplossing die lokale collecties en het delen van informatiebronnen tussen aangesloten bibliotheken in één omgeving samenbracht en tegelijk het technisch beheer vereenvoudigde. Omdat discovery al in het platform was geïntegreerd, was het voor Bergen niet nodig om te investeren in een afzonderlijke discoverylaag en kon de bibliotheek zich richten op het ontwikkelen van één consistente gebruikerservaring.

Besluit in overleg met de mensen uit de praktijk

Voor het beoordelen van de verschillende mogelijkheden stelde Bergen een bibliotheekcommissie samen met vertegenwoordigers van zowel de toegangsdiensten als de technische diensten. Er werd onder meer gekeken naar de kosten: wanneer alle bestaande systemen, diensten en ondersteuning werden meegerekend, bleken de totale kosten van WMS vergelijkbaar met die van de bestaande bibliotheekomgeving. Daarnaast hechtte het bibliotheekteam veel waarde aan de continuïteit van de leverancier, om te voorkomen dat overnames of eigendomswisselingen later opnieuw zouden leiden tot de overstap naar een nieuw systeem.

"OCLC is non-profit en onafhankelijk van leveranciers. Dat gaf voor ons de doorslag: we willen niet dat we om de zoveel tijd moeten overstappen naar een ander systeem."

David Marks
Decaan Library Services, Bergen Community College (VS)

Efficiënter beheer van e-resources en steeds betere vindbaarheid

Met de overstap naar WMS heeft Bergen de werkprocessen voor het beheer van e-resources verder geoptimaliseerd, onder meer door collectie-updates op basis van KBART en efficiëntere gegevensverwerking via API’s. Ook worden de discovery-instellingen voortdurend aangepast aan veranderingen bij leveranciers en in het aanbod van contentbronnen. Tijdens het implementatie bood het cohortmodel van OCLC waardevolle ondersteuning doordat de bibliotheek het traject samen met andere instellingen voor hoger onderwijs doorliep. De groep bestond uit organisaties met zowel tweejarige als vierjarige opleidingen, waaronder vergelijkbare instellingen uit dezelfde regio. Dankzij deze opzet kon Bergen profiteren van de ervaringen van andere bibliotheken en sneller beslissingen nemen over de configuratie.

Doorontwikkeling dankzij een sterk netwerk

Ook na de migratie bleef Bergen actief samenwerken met bibliotheken in de regio, onder meer via regionale OCLC-bijeenkomsten en structurele samenwerking. Volgens Marks biedt zo’n netwerk waardevolle mogelijkheden om ideeën uit te wisselen over beleid, werkprocessen en optimalisatie. Zo kunnen bibliotheken van elkaar leren en hun dienstverlening verder verbeteren.

Juli 2026