Logre tiempos de respuesta increíblemente rápidos para los préstamos

Las bibliotecas de la Eastern Kentucky University (EKU) lograron algunos de los tiempos de préstamos más rápidos entre los miembros del programa de entrega digital Express de OCLC. En un período de seis meses, los dos miembros del personal de ILL a tiempo completo de las bibliotecas de la EKU y los dos estudiantes empleados a tiempo parcial atendieron, en conjunto, unas 1500 solicitudes de copias en las bibliotecas Express: de estas, el 30 % se completaron en una hora o menos, el 40 % se completaron en dos horas o menos, y 10 solicitudes se completaron en dos minutos o menos.

Configure los flujos de trabajo de los préstamos interbibliotecarios para lograr una máxima eficiencia

Ashley Cole, Directora adjunta de estrategias de colecciones, compartió cómo lograron alcanzar tiempos de respuesta increíbles para los préstamos. "Durante nuestra migración a Tipasa^® a principios de 2021, trabajé estrechamente con nuestro administrador de sistemas para configurar el servicio de la manera más eficiente según nuestras necesidades utilizando sesiones de capacitación grabadas para ILL."

A partir de esa información, ella empezó a crear rutas y grupos de existencias personalizados que identificaban a sus "mejores" entidades prestadoras, es decir, aquellas que proporcionaban los materiales de forma rápida y gratuita. "Ahora tenemos rutas de existencias personalizadas para nuestras mejores bibliotecas de copias, nuestras mejores bibliotecas de préstamo, además de las bibliotecas que compartirán los materiales audiovisuales de forma gratuita", afirmó. También activó la integración de la base de conocimiento de WorldCat para el préstamo interbibliotecario (ILL) y trabajó para garantizar un registro preciso de sus existencias.

La automatización del uso compartido de recursos acelera el tiempo de entrega

Ashley explicó sus próximos pasos: "A fin de aprovechar el poder de esos grupos y rutas de existencias personalizadas, configuré varias automatizaciones de préstamos a través del administrador de solicitudes automatizado". Para las solicitudes de copias, agregó una automatización para que Tipasa verificara primero si las bibliotecas EKU poseen el material localmente. Si es así, la solicitud se dirige a la entrega de documentos. De lo contrario, la solicitud se enruta a sus mejores prestamistas de copias para generar automáticamente una cadena de préstamo, que incluye a las bibliotecas Express.

"Un paso más que ayuda a agilizar el cumplimiento de nuestros préstamos es configurar un grupo de ‘remitentes comprobados', que incluye bibliotecas de eficacia comprobada en cuanto a proporcionar documentos de calidad", compartió Ashley. Al utilizar esa designación en combinación con Article Exchange, las bibliotecas de la EKU reciben automáticamente los materiales en Tipasa y los entregan inmediatamente a los usuarios.

"Aproveche los seminarios web, como la serie de talleres de OCLC, que nos ayudaron a tener éxito desde el principio. Además, el personal debe participar en el centro comunitario de OCLC y en los servidores de listas de ILL, por lo que si no puede definir el mejor flujo de trabajo, podrá consultar con otras bibliotecas".

Ubicación

• Richmond, Kentucky, EE. UU.

La biblioteca en cifras

• Universidad pública fundada en 1874
  
• Más de 14 000 estudiantes
  
• Más de 40 empleados bibliotecarios
• El 40 % de los estudiantes son de primera generación