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Drake University

Aportar estabilidad y resiliencia al préstamo interbibliotecario con Express

foto: Interior de la Biblioteca Cowles de la Drake University
logo: Biblioteca Cowles de la Drake University

"Convertirnos en participantes de Express e implantar funciones de automatización, nos ha permitido idear un flujo de trabajo sostenible que nos ayudará a satisfacer sistemáticamente las expectativas de nuestros usuarios. Aportó estabilidad y nos ayudó a demostrar que podemos seguir siendo resilientes, incluso en situaciones difíciles.

Joanna Stankiewicz
Directora de Servicios de Acceso, Drake University

Ubicada en Des Moines, Iowa,Drake University es una institución mediana de carácter privado con tres bibliotecas en su campus. La más grande, la Biblioteca Cowles, atiende a la mayoría de los estudiantes universitarios de Drake, alberga las colecciones especiales y los archivos de la universidad, y funciona como biblioteca depositaria federal.

En 2021, la Biblioteca Cowles se enfrentó a recortes presupuestarios y de personal, lo que supuso un reto para los miembros restantes de la biblioteca a la hora de encontrar nuevas formas de mantener su alto nivel de servicio. "Ya no teníamos un cargo a tiempo completo dedicado a tramitar las solicitudes de préstamos interbibliotecarios. Pero al participar en el programa de entrega digital Express de OCLC, hemos encontrado una manera de mantener nuestro alto nivel de servicio al cliente", afirmó Joanna Stankiewicz, Directora de Servicios de Acceso.

Colaborar para mantener un servicio excepcional

Antes de estos recortes, el personal, los estudiantes y los docentes estaban acostumbrados a tiempos de respuesta rápidos, como resultado de contar con un único miembro del equipo responsable de procesar las solicitudes de préstamos interbibliotecarios. Pero avanzar sin ese puesto específico requirió un gran esfuerzo de gestión del cambio.

"En primer lugar, evaluamos todo nuestro flujo de trabajo de préstamo interbibliotecario", explica Joanna. "Desmontamos nuestros procesos anteriores y los reconstruimos desde cero. Hicimos una transición a Tipasa y establecimos automatizaciones, confiando en que el sistema hiciera el trabajo por nosotros. Esto nos ha ahorrado mucho tiempo".

Al participar en el programa Express de OCLC y distribuir las responsabilidades de préstamo interbibliotecario entre varios miembros del equipo, la biblioteca reestructuró sus flujos de trabajo de procesamiento de préstamos interbibliotecarios.

"Desmontamos nuestros procesos anteriores y los reconstruimos desde cero. Hicimos una transición a Tipasa y establecimos automatizaciones, confiando en que el sistema hiciera el trabajo por nosotros. Esto nos ha ahorrado mucho tiempo".

"Repartimos las responsabilidades de préstamo interbibliotecario entre las funciones de dos bibliotecarios", afirmó Joanna. "También hemos formado a tres estudiantes y a los cuatro bibliotecarios de los Servicios de Acceso. Gracias a la reorganización, como equipo hemos podido gestionar mejor nuestras cargas de trabajo y, al mismo tiempo, ofrecer un alto nivel de servicio".

Con un enfoque colaborativo, el equipo de Servicios de Acceso desarrolló una nueva estrategia para el préstamo interbibliotecario y actualizó las descripciones de los cargos para reflejar las nuevas responsabilidades, permitiendo un modelo de servicio sostenible.

Mejorar los plazos de entrega por medio de automatizaciones y flujos de trabajo optimizados

Para Joanna, era importante recalcarle al Decano que participar en el programa Express no solo era gratis, sino que además beneficiaría considerablemente al personal de la biblioteca, a los estudiantes y a los docentes.

"Convertirnos en miembros de Express e implantar funciones de automatización nos ha permitido crear flujos de trabajo sustentables que satisfacen sistemáticamente las expectativas de nuestros usuarios", afirmó Joanna. "Aportó estabilidad y nos ayudó a demostrar que podemos mantenernos resilientes, incluso en situaciones difíciles".

Desde que se unió a Express, la biblioteca ha logrado un tiempo de respuesta promedio de préstamos de 18 horas para solicitudes de copias, lo que supone una notable mejora con respecto al promedio anterior de 30 horas.

"Con Express, tenemos una relación realmente recíproca", afirmó Joanna. "Atendemos las solicitudes con mayor rapidez y recibimos los materiales a un ritmo más rápido. Desde que nos convertimos en una biblioteca Express, atendemos las solicitudes de copias de nuestros estudiantes y docentes en una media de 14,75 horas, —32 horas más rápido que antes—. Es impresionante".

En su enfoque de equipo de préstamo interbibliotecario, quien pueda ayudar con las solicitudes de préstamo interbibliotecario se encarga de ellas, lo que ha permitido a la Biblioteca Cowles mantener la eficiencia de sus operaciones a pesar de los problemas de personal. "Hemos adaptado nuestra experiencia de préstamos interbibliotecarios con Express a la configuración específica de nuestro equipo, y los resultados han sido muy positivos. Esperamos que nuestro enfoque ayude a otros que se enfrentan a situaciones similares", señaló Joanna.

Ubicación

  • Des Moines, Iowa, Estados Unidos

La biblioteca en cifras

  • La mayor biblioteca académica privada de Iowa
  • Más de 4.500 estudiantes
  • Amplias colecciones físicas y digitales, incluidas revistas, libros electrónicos y bases de datos de investigación

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