Samen aan tafel: over de waarde van mondiale gesprekken tussen bibliotheekleiders

Dit is het eerste deel van een driedelige reeks over mondiale samenwerking tussen bibliotheekleiders, geschreven door Ellen Hartman, manager van de OCLC Leaders Council.

Tijdens een recente bijeenkomst van de OCLC Leaders Council gebeurde iets wat ik altijd hoop te zien, maar nooit als vanzelfsprekend beschouw. Er werden verbindingen gelegd, er werd gelachen, er waren goede gesprekken tijdens de lunch en het diner, en mensen waren bereid elkaars ideeën ter discussie te stellen. Er was openheid over wat hen bezighield en oprechte nieuwsgierigheid naar wat anderen doen. Dit alles was mogelijk dankzij een gedeeld vertrouwen dat de basis legde voor deze diepgaande gesprekken.

Zulke momenten gebeuren niet vanzelf. Ze kosten tijd, en vaak ook de mogelijkheid om elkaar in het echt te ontmoeten. Online vergaderen is efficiënt, maar voelt al snel gehaast en onpersoonlijk. Via een scherm leer je elkaar maar moeizaam echt kennen. Een paar dagen samen optrekken in een kleine groep legt een stevige basis. Die kun je verder uitbouwen wanneer je elkaar daarna online of fysiek weer spreekt.

Wat deze bijeenkomst bijzonder maakte, was de internationale schaal. Bibliotheekleiders komen regelmatig samen, maar doorgaans binnen hun eigen regio of met collega's van hetzelfde type bibliotheek. Leiders van wetenschappelijke en openbare bibliotheken krijgen bijvoorbeeld niet altijd de kans om echt met elkaar in gesprek te gaan, terwijl ze juist veel van elkaar kunnen leren. Bijeenkomsten georganiseerd per type of regio zijn natuurlijk waardevol, maar er ontstaat iets extra's wanneer je verder kijkt dan je eigen netwerk, zonder het bibliotheeklandschap uit het oog te verliezen. Elke stem telt, ongeacht wat een instelling al heeft bereikt of nog niet. Juist die verscheidenheid aan ervaringen maakt het waardevol.

OCLC Research heeft eerder gepubliceerd over het opbouwen van relaties tussen afdelingen binnen instellingen (sociale interoperabiliteit) en over het opzetten en in stand houden van succesvolle samenwerkingsverbanden tussen instellingen. Maar ik wil het hier hebben over iets fundamentelers: de vraag wat succesvolle samenwerking nu eigenlijk mogelijk maakt. Die basis is dat bibliotheekleiders van over de hele wereld, met uiteenlopende achtergronden en ervaringen, samen om de tafel gaan. Aan de hand van de recente Leaders Council-bijeenkomst deel ik hier enkele praktische observaties, in de hoop dat ze herkenbaar zijn en van pas komen.

Dezelfde woorden, andere werkelijkheden

Tijdens internationale bijeenkomsten van bibliotheekleiders duiken opvallend vaak dezelfde woorden op. Bepaalde termen keren keer op keer terug in uiteenlopende sessies, regio's en formats. Door die herhaling lijkt het net alsof iedereen op dezelfde lijn zit: een bevestiging dat deelnemers zich bezighouden met dezelfde brede uitdagingen en wereldwijd ruwweg dezelfde richting op bewegen.

Het probleem is dat gedeeld taalgebruik niet automatisch betekent dat je ook dezelfde werkelijkheid deelt. Wie deze gesprekken volgt, merkt al snel hoe vaak hetzelfde woord anders geïnterpreteerd wordt, afhankelijk van wie er aan tafel zit.

Neem efficiëntie, een term die regelmatig opduikt in gesprekken over hoe bibliotheken werken en strategisch plannen. In sommige contexten omvat efficiëntie ook beslissingen over de omvang en samenstelling van het personeel. Maar voor andere bibliotheken gelden heel andere arbeidsomstandigheden en regelgeving, waardoor het gesprek een heel andere kant opgaat. De focus verschuift dan naar technologie, software of nieuwe manieren van werken binnen bestaande structuren. Het woord is hetzelfde. De behoefte die het beschrijft en de oplossingen die beschikbaar zijn, niet. Zonder begrip van elkaars context kun je dus dezelfde woorden gebruiken en toch langs elkaar heen praten.

Wat je ziet, is nooit het hele verhaal

Zelfs met dat begrip in het achterhoofd bieden internationale gesprekken tussen bibliotheekleiders nooit meer dan een glimp van elkaars werkelijkheid. Je ziet genoeg om de uitdaging te herkennen, maar zelden genoeg om alle beperkingen erachter te begrijpen.

Dat is belangrijk, want juist die beperkingen maken vaak het verschil. Neem iets waar veel bibliotheekleiders mee worstelen: aantonen wat de waarde van de bibliotheek is voor de bredere instelling of gemeenschap waarvan ze deel uitmaken (meer hierover in het nieuwste rapport van OCLC Research). Sommige leiders zijn er na jarenlange inspanning en doorzettingsvermogen in geslaagd de bibliotheek neer te zetten als een zichtbare pijler van hun instelling of binnen hun gemeenschap, en een sleutelfactor in haar succes. Voor anderen blijft dat een moeizaam gevecht. De reden hiervoor kan structureel of persoonlijk zijn: de fysieke of organisatorische afstand tussen de bibliotheek en het deel van de instelling dat de beslissingen neemt, de beschikbare data om de impact van de bibliotheek te onderbouwen, of de positie, stem en toegang van de bibliotheekleider zelf tot de juiste gesprekken op het juiste moment.

Bij internationale bijeenkomsten voert het succesverhaal de boventoon. Wat veel moeilijker zichtbaar te maken is, is de weg ernaartoe: de jaren van lobbyen, de honderden gesprekken met betrokkenen, de kleine stapjes de goede richting uit die dit resultaat mogelijk hebben gemaakt. Een leider die die erkenning heeft bereikt, deelt in goed vertrouwen wat diegene heeft gedaan en wil anderen oprecht helpen hetzelfde te bereiken. Maar omdat de omstandigheden die dit succes mogelijk maakten doorgaans onzichtbaar blijven in de manier waarop het verhaal wordt verteld, is het voor diegene moeilijk te begrijpen waarom dezelfde uitdaging voor een collega als onoverkomelijk voelt.

De waarde buiten het programma

Internationale bijeenkomsten van bibliotheekleiders worden vaak beoordeeld op wat er tijdens het officiële programma gebeurt. Maar sommige van de meest waardevolle uitwisselingen vinden elders plaats. Dat erkennen hoort bij een goed begrip van hoe zulke bijeenkomsten in de praktijk werken.

Bij kleinere bijeenkomsten speelt zich veel af buiten de formele agenda om. Wanneer een groep bibliotheekleiders elkaar voor het eerst ontmoet, zijn ze nog bezig elkaar te leren kennen. Je kunt dan niet verwachten dat ze meteen hun grootste uitdagingen of acute zorgen delen. Vertrouwen opbouwen kost tijd en groeit gaandeweg, zeker als een bijeenkomst meerdere dagen duurt. Vaak komen de meer persoonlijke en complexe onderwerpen pas ter sprake nadat het officiële programma is afgelopen. Dan is er ruimte om samen te ontspannen en na te praten, of dat nu bij het diner is of aan de bar.

Zulke gesprekken vragen om genoeg voorafgaand contact om je een beetje kwetsbaar te durven opstellen. De meeste mensen geven niet zomaar toe dat hun bibliotheek moeite heeft haar positie te verstevigen, of dat ze er nog niet in zijn geslaagd hun meerwaarde concreet te maken voor de degenen die over de financiering beslissen. Dat doe je niet tegenover collega's die je net hebt ontmoet. Het lukt pas als mensen elkaar wat beter hebben leren kennen.

Dit is een van de redenen waarom kleinere, terugkerende bijeenkomsten een ander soort gesprek mogelijk maken dan grote conferenties. Het is ook waarom de informele momenten binnen die bijeenkomsten de aandacht verdienen die ze nodig hebben, in plaats van volledig aan het toeval te worden overgelaten.

Geen nette conclusies nodig

Een verwachting die je beter los kunt laten, is dat zulke bijeenkomsten moeten uitmonden in heldere conclusies. Dat is zelden het geval, en dat betekent zeker niet dat de bijeenkomst geen succes was.

Deze gesprekken hoeven niet te eindigen in consensus of een concreet stappenplan. Juist het proces van delen en reflecteren op zowel verschillen als overeenkomsten levert vaak de meeste waarde op. Dat kan een idee zijn dat je wilt toepassen in je eigen bibliotheek. Een perspectief dat je echt nieuw is en je anders naar een onderwerp doet kijken. Of simpelweg de kans om een onderwerp dat alleen aan de oppervlakte is besproken bij een volgende gelegenheid verder uit te diepen.

Daarom is voortdurende betrokkenheid belangrijker dan het vinden van oplossingen. Begrip groeit door meerdere gesprekken, meerdere bijeenkomsten en soms meerdere jaren. Dat vat je niet samen in één vergadering, hoe goed die ook is opgezet. Juist de momenten dat het gesprek een beetje schuurt of echt verrassend is maken deel uit van de waarde. Als je daar te snel overheen probeert te stappen ga je voorbij aan wat internationale uitwisseling nou juist de moeite waard maakt.

Tot slot

Internationale bijeenkomsten van bibliotheekleiders worden vaak afgerekend op de ideeën die ze opleveren of de consensus die ze lijken te produceren. Maar hun diepere waarde zit elders: in het inkijkje dat ze bieden van werkelijkheden die anders zijn dan de onze. Afzonderlijk vertellen die eerste indrukken niet het volledige verhaal, maar samen schetsen ze een rijker beeld van wat er speelt.

Wanneer zulke bijeenkomsten goed zijn georganiseerd en er ook ruimte is voor informele ontmoetingen, ontstaan de voorwaarden voor de gesprekken die het diepst gaan. Die gesprekken staan zelden op de agenda, maar komen op gang wanneer er genoeg vertrouwen is opgebouwd om open en eerlijk te zijn. Dat gaat niet vanzelf: het vraagt een blijvende investering in het samenbrengen van mensen, en in de tijd die nodig is om elkaars context, ervaringen en standpunten te leren kennen. Vertrouwen bouw je immers niet in één nacht.

Het volgende deel van deze reeks gaat dieper in op wat mondiale betrokkenheid in de praktijk inhoudt, voorbij het gesprek zelf, en waarom aanwezig zijn, in de breedste zin van het woord, voor sommigen meer kost dan voor anderen.