Wie zit er aan tafel: wat internationale bibliotheekgesprekken écht vragen

Ellen Hartman, manager van de OCLC Leaders Council, vervolgt haar blogreeks over internationale gesprekken tussen bibliotheekleiders. De reeks is geïnspireerd op een recente bijeenkomst van de OCLC Leaders Council. In het eerste deel stond ze stil bij de bijzondere waarde van zulke gesprekken en de praktische uitdagingen die daarmee samengaan.

Nu ik verder nadenk over de meest recente bijeenkomst van de OCLC Leaders Council, wil ik stilstaan bij een ander aspect van internationale gesprekken: wat ze vragen van de mensen die eraan deelnemen, en of die last eerlijk verdeeld is. Wat bedoel ik daarmee? Een internationale bijeenkomst zoals de Leaders Council stelt deelnemers en organisatoren voor concrete uitdagingen: de tijd die deelname kost, de druk om een bredere gemeenschap te vertegenwoordigen, en de complicaties van verschillende tijdzones. Al die uitdagingen zijn herkenbaar voor wie zulke bijeenkomsten faciliteert of bijwoont. In dit stuk deel ik wat we ervan hebben geleerd en hoe we dat meenemen naar volgende bijeenkomsten.

Samen verantwoordelijk voor het resultaat

Er hangt altijd een zekere druk in de lucht als je internationale bibliotheekleiders bij elkaar brengt. Deelnemers moeten geïnspireerd of uitgedaagd naar huis gaan. Het moet de moeite waard zijn geweest: de voorbereiding, de reis, de dagen weg van een bibliotheek die gewoon door moet draaien zonder haar directeur.

Hoe zorgvuldig een bijeenkomst ook is voorbereid en begeleid, wat er in de zaal gebeurt is uiteindelijk ieders verantwoordelijkheid. Wie de tijd heeft genomen om aanwezig te zijn, brengt ook de bereidheid mee om bij te dragen, te leren en te delen.

Maar bereidheid alleen is niet genoeg. Samenwerken over grenzen heen vraagt meer dan het uitwisselen van perspectieven of ideeën. Het vraagt om vertaling, abstractie en een voortdurende inspanning. En die inspanning is niet eerlijk verdeeld maar bepaalt wel wie er gehoord wordt, welke perspectieven doorkomen en hoe een gedeeld begrip tot stand komt.

Niemand begint op gelijke voet

Er bestaat helaas geen vergadertijd die voor iedereen op de wereld goed uitkomt. Dat klinkt als een kleine logistieke kanttekening, maar het wijst op iets wezenlijkers: internationale deelname werkt nu eenmaal niet voor iedereen hetzelfde.

Elke internationale bijeenkomst, fysiek of online, vraagt iets onevenredigs van de deelnemers. Er is altijd iemand die het onderspit delft in de planning. Bij een fysieke bijeenkomst kan dat betekenen: vliegen door meerdere tijdzones voor een gesprek van twee of drie dagen, terwijl de jetlag net begint te slijten als het tijd is om weer te vertrekken. Mensen komen vol energie en laten zich meevoeren door de sfeer in de zaal. Maar de vermoeidheid slaat op gegeven moment toch genadeloos toe, misschien al tijdens de bijeenkomst zelf, onderweg naar huis of in de dagen daarna.

Bij online bijeenkomsten ziet de de ongelijkheid er anders uit. Zoals gezegd, er is geen tijdzone die voor iedereen even goed werkt: iemand sluit altijd aan midden in de nacht of na een lange werkdag. Die inzet verdient erkenning, en mag niet gezien worden als vanzelfsprekendheid.

Wie internationale gesprekken organiseert, moet oog hebben voor wat deelname fysiek vraagt. Betrokkenheid heeft pas waarde als mensen er met volle aandacht bij kunnen zijn. Weten onder welke omstandigheden mensen aanschuiven, hoort bij het serieus nemen van internationale samenwerking.

De last van het vertegenwoordigen

Deelname aan internationale bijeenkomsten wordt vaak beperkt door beschikbare middelen, geografische ligging en institutionele prioriteiten. Daardoor ontstaat er onbedoeld een verwachting: wie er wél bij kan zijn, spreekt niet alleen vanuit eigen ervaring, maar ook namens een veel grotere gemeenschap.

Bibliotheekleiders zijn vaak onderdeel van meerdere gesprekken tegelijk: binnen hun eigen instelling, op nationaal of regionaal niveau, of binnen bibliotheekverenigingen en adviesgroepen. Aanwezig zijn in al die verschillende ruimtes, met al die verschillende perspectieven, is waardevol. Maar het is ook zwaar. Een leider wil misschien uiteenlopende meningen en ervaringen doorgeven die in andere gesprekken zijn gedeeld, ook als ze niet hun eigen mening zijn. Dat vraagt om meerdere niveaus van vertaling: van persoonlijke ervaring naar nationaal of regionaal niveau, en van daar naar het mondiale gesprek. En niemand kan dat perfect.

Bovendien is volledige vertegenwoordiging in één gesprek simpelweg niet haalbaar, hoe graag we dat ook zouden willen. Een zaal die elk land, elke regio en elk type instelling probeert te vertegenwoordigen, kan geen gesprek meer voeren. Het doel is dus niet perfecte vertegenwoordiging, maar bewustzijn van waar die tekortschiet, en wat dat betekent voor hoe je de uitkomsten weegt.

De gevolgen van de rol als 'vertegenwoordiger in de zaal' reiken verder dan de persoon die die rol op zich neemt. Wanneer één stem de hele context van een land of regio moet dragen, heeft dat ook invloed op het gesprek zelf. De echte verscheidenheid binnen een nationaal of regionaal systeem verdwijnt dan uit beeld, wat een vertekend beeld kan geven van wat gangbaar, haalbaar of wenselijk is. Zoals ik in het eerste deel beschreef: internationale gesprekken zijn zelden zo ingericht dat de volledige context van alle betrokkenen zichtbaar wordt. Wat eruitziet als een gedeeld begrip, weerspiegelt in feite de stemmen van wie aanwezig was en, impliciet, van wie er niet bij was.

Abstractie heeft een prijs

Om effectief deel te nemen aan internationale gesprekken worden leiders vaak impliciet gevraagd afstand te doen van hun eigen lokale urgentie, soms zonder dat ze het zelf doorhebben. Hun institutionele werkelijkheid moet vertaald worden naar een taal die iedereen in de zaal kan volgen. Dat betekent dat context wordt vereenvoudigd zodat ideeën vergelijkbaar worden, ook al komen ze uit heel verschillende omgevingen.

Zonder een zekere mate van abstractie wordt internationale uitwisseling al snel onwerkbaar. Maar abstractie gaat altijd gepaard met verlies. Hoe overdraagbaarder een idee wordt, hoe meer het zijn nuance en context verliest. Oplossingen circuleren makkelijker dan beperkingen. Succesverhalen reizen verder dan de randvoorwaarden die dat succes mogelijk maakten. Een aanwezige hoort wat er is gedaan, maar begrijpt niet altijd wat er institutioneel, politiek en financieel voor nodig was om het mogelijk te maken.

Die vertaalslag bepaalt mede wat er wél en niet wordt besproken. Perspectieven die zich snel laten generaliseren, komen makkelijker door. Verhalen die passen binnen bekende kaders, vinden sneller weerklank. Ervaringen die diepgeworteld zijn in een specifieke lokale werkelijkheid, vinden moeilijker hun plek. Wat steeds terugkeert, wordt een referentiepunt. Wat structureel afwezig blijft, verdwijnt langzaam uit beeld.

Dat is nog een reden om te beseffen dat een gesprek zelden het volledige beeld geeft. Als we wat er gedeeld wordt zien als een verzameling bijdragen en niet als een compleet overzicht, zijn we minder geneigd om wat zich goed laat vertalen te verwarren met wat het meest representatief of belangrijk is.

Conclusie

Wie beseft dat internationale gesprekken veel vragen van deelnemers, en dat die inspanning zelden eerlijk is verdeeld, neemt daar iets van mee in hoe hij of zij deelneemt. Het betekent erkennen wat mensen investeren ondanks grote obstakels: de druk om meer te vertegenwoordigen dan gewenst, en het vertaalwerk dat zulke gesprekken überhaupt mogelijk maakt.

Een paar gedachten om mee te nemen:

• Gun ruimte aan de persoon die dit gesprek voert in hun tweede of derde taal, of die midden in de nacht is opgestaan om erbij te zijn.
• Stel vragen die uitnodigen in plaats van veronderstellen.
• Verbind persoonlijke ervaringen aan die van anderen, maar laat die verbinding niet verdoezelen wat de situatie van die ander juist uniek maakt.
• Breng oprechte nieuwsgierigheid mee naar wat anderen meemaken en waar ze tegenaan lopen. Iedereen in de zaal komt uit een andere context en heeft te maken met andere uitdagingen. Vragen stellen over die verschillen is misschien wel de waardevolste bijdrage die je kunt leveren.

Het volgende en laatste deel van deze reeks gaat over waarom internationale samenwerking, zelfs onder leiders die er oprecht in geloven, moeilijker vol te houden is dan vroeger.