Tijd vrijmaken voor speciale collecties

De informatiebronnen uit de backlog van de bibliotheek van McGill University vulden verschillende kamers in de hoofdvestiging van de bibliotheek, andere vestigingen en een bijgebouw. Tot de backlog behoorden items in andere talen dan Engels, zeldzame en fragiele boekencollecties en items van vóór 1969, toen de bibliotheek overging naar het classificatiesysteem van de Library of Congress. Joseph Hafner, Associate Dean of Collection Services licht toe: "We konden maar ternauwernood bijblijven met nieuw catalogiseerwerk, laat staan dat we deze collecties konden aanpakken."

Voor de niet-Engelse werken had de bibliotheek gelukkig een Urdu-sprekende catalogiseerder in dienst die de collectie van enkele duizenden Urdu-titels kon verwerken. Omdat hij ook nog andere verantwoordelijkheden had, kon hij echter maar twee Urdu-titels per week catalogiseren. "Op die manier," lacht Joseph, "zou het nog zeker 150 jaar gaan duren!" Door de economische recessie werden er daarna ook verschillende medewerkers die met pensioen gingen, niet vervangen. "We raakten bijna een kwart van ons personeel kwijt. We konden niet op dezelfde manier verder als altijd."

Joseph schat dat de bibliotheek vanwege het feit dat de backlog uit meerdere talen en materiaalsoorten bestond, zo'n 20 fulltime medewerkers had moeten trainen en aannemen om de backlog zelf weg te werken. In plaats daarvan schakelden Joseph en zijn medewerkers de hulp in van OCLC Contract Cataloging. "We beseften dat we dit werk konden uitbesteden voor betrekkelijk weinig geld."

Eerst stuurden ze een stapel catalogiseerkaarten voor een zeldzame boekencollectie die ze nog niet aan de online catalogus hadden toegevoegd. "Dat ging goed," vertelt Joseph, "dus daarna stuurden we ook fysieke items van andere collecties waar we nog geen records van hadden."

Met de gezamenlijke inzet van OCLC, bibliotheekmedewerkers en studenten "konden we het werk in onze backlog volledig wegwerken en die ruimtes vrijmaken," vervolgt hij. Een van die ruimtes hebben we kunnen inrichten als grote gezamenlijke ruimte voor studenten. Een andere ruimte werd het nieuwe digitaliseerlab ter ondersteuning van het digitaliseren van nieuw te catalogiseren zeldzame boeken en het delen van de vrij toegankelijke titels met HathiTrust.

Vervolgens nam McGill zijn processen voor het catalogiseren van nieuw materiaal opnieuw onder de loep. Ze kwamen tot de conclusie dat het bestellen van boeken die klaar zijn voor de plank bij meerdere leveranciers zeer arbeidsintensief is en veel tijd in beslag neemt. "We vroegen onze leveranciers van anderstalige items (uit Europa, China en het Midden-Oosten) om onze bestellingen direct naar OCLC te verschepen," legt Joseph uit. Nu mailt OCLC de factuur van het gescande pakket aan McGill, die deze betaalt terwijl OCLC al begint te catalogiseren. Dit proces heeft de verwerkingstijd verminderd van circa zes maanden naar minder dan een maand.

"We hebben geweldige reacties gehad, vooral van onze medewerkers," vervolgt Joseph. "Nu weten de bibliotheken dat als ze iets bestellen, het hier niet verdwijnt. We hebben onszelf ten doel gesteld om items binnen 48 uur bij onze vestigingen op de plank te hebben." De bibliotheek heeft ook enkele catalogiseerders opgeleid om te werken aan elektronische bronnen, een grote collectie kunstwerken en de overige zeldzame boeken die niet kunnen worden verzonden. "De medewerkers ervaren hun werk nu als een stuk prettiger, nu ze sommige van de alledaagse taken die binnenkomen niet meer hoeven te doen."

Sinds ze begonnen te werken met OCLC Contract Cataloging, heeft de bibliotheek van McGill University meer dan 200.000 zeldzame boeken beschikbaar gemaakt via zijn catalogus en bij de verschillende vestigingen, is de gezamenlijke ruimte van de bibliotheek uitgebreid, hebben ze een digitaliseerlab geopend, de doorlooptijd voor de verwerking van nieuw materiaal aanzienlijk verbeterd en houden de catalogiseerders tijd over voor meer bevredigende en interessante werkzaamheden. Of zoals Joseph het beschrijft: "het resultaat is voor ons gewoon heel er goed."

Overzicht van deze bibliotheek

• De collectie bevat meer dan twee miljoen gedrukte boeken en een gelijk aantal elektronische boeken
• Het McGill-bibliotheeksysteem bevat een hoofdbibliotheek en 14 vestigingen
• De bibliotheek met zeldzame boeken en speciale collecties bevat items zoals Babylonische tabletten, Olympische memorabilia, Zuid-Aziatische manuscripten, kookboeken en marionetten