Dejar tiempo libre para trabajar en las colecciones especiales

El material atrasado de la biblioteca de la Universidad McGill University ocupaba varias salas de la biblioteca principal, sucursales de la biblioteca y un anexo. El trabajo atrasado incluía materiales en idiomas diferentes al inglés, colecciones de libros poco comunes y frágiles, y materiales de antes de que la biblioteca se pasara al sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso en 1969. Como vicedecano de Servicios de colecciones, Joseph Hafner explicó: "teníamos problemas para ponernos al día con nuestro nuevo sistema de catalogación, sin hablar de estas colecciones".

Para ayudar con las obras que no eran en inglés, la biblioteca tuvo la fortuna de contar entre su personal con un catalogador que hablaba urdu y que podía procesar la colección de varios miles de títulos en urdu. No obstante, debido a sus otras responsabilidades, solo podía catalogar unos dos títulos en urdu por semana. "A este ritmo", dijo Joseph, "¡nos iba a llevar al menos 150 años!". Después, debido a que la situación económica empeoró, no se reemplazó al personal que se jubiló. "Perdimos aproximadamente un cuarto del personal", agregó Joseph. "No podíamos seguir trabajando del modo en que siempre lo hicimos".

Joseph calculó que la biblioteca hubiera tenido que contratar y capacitar a 20 empleados de carrera de tiempo completo para ponerse al día con el trabajo atrasado, si lo hacían ellos mismos, debido a la variedad de idiomas y tipos de materiales. En lugar de esto, Joseph y su personal buscaron la ayuda de la Catalogación por contrato de OCLC. "Nos dimos cuenta de que, por un precio realmente razonable, podíamos pedir que se hiciera este trabajo en otro lugar".

Comenzaron por enviar un montón de fichas de catalogación de una colección de libros poco comunes que aún no se habían agregado al catálogo en línea. "Cuando vimos que eso funcionó bien", dijo Joseph, "empezamos a enviar los materiales físicos de algunas otras colecciones que aún no tenían registros".

Combinando la ayuda de OCLC, el personal bibliotecario y los estudiantes, "pudimos ponernos al día con todo el trabajo atrasado y despejar las áreas donde estaba este material", continuó. Una de esas áreas pasó a ser un gran espacio de uso común para estudiantes. Otra se convirtió en el nuevo laboratorio de digitalización para digitalizar los libros poco comunes catalogados recientemente y compartir los títulos de acceso público en HathiTrust.

McGill luego volvió a evaluar los procesos para la catalogación de material nuevo. Vieron que ordenar los libros de diversos proveedores listos para la comercialización era un trabajo intenso y demandaba mucho tiempo. "Comenzamos a pedir a nuestros proveedores de materiales en idiomas extranjeros —de Europa, China y el Medio Oriente— que enviaran nuestros pedidos directamente a OCLC", explicó Joseph. Actualmente, OCLC envía por correo electrónico la factura del paquete escaneada a McGill, que la paga mientras OCLC comienza con la catalogación. Este proceso redujo el tiempo de procesamiento de aproximadamente seis meses a menos de un mes.

"La reacción, especialmente del personal, fue muy buena", continuó Joseph. "Ahora las sucursales saben que, si hacen un pedido de material, no desaparecerá aquí. Una de nuestras metas es que los materiales estén en las estanterías de las sucursales en un plazo de 48 horas". La biblioteca también volvió a capacitar a algunos catalogadores para trabajar con recursos electrónicos, una gran colección de impresiones artísticas y los restantes libros poco comunes que no se pueden enviar. "El personal siente que ahora su trabajo es más gratificante, ya que no se ocupan de las cosas triviales que se presentan cada día".

Desde que trabaja con la Catalogación por contrato de OCLC, la biblioteca de McGill puso a disposición del público más de 200 000 libros poco comunes a través del catálogo y en las sucursales de la biblioteca, amplió el área de uso común, abrió un laboratorio de digitalización, mejoró notablemente el tiempo de procesamiento de nuevos materiales y ofreció al personal de catalogación un trabajo más satisfactorio e interesante. Como dice Joseph, "el resultado ha sido muy bueno para nosotros".

La biblioteca en cifras

• La colección incluye más de dos millones de libros impresos y la misma cantidad de libros electrónicos.
• El sistema de la biblioteca de McGill incluye una biblioteca principal y 14 sucursales.
• La colección de libros poco comunes y materiales especiales incluye materiales como tablillas de Babilonia, material de interés de los Juegos Olímpicos, manuscritos del sur de Asia, libros de cocina y marionetas.