Overzicht gebruik OCLC data in GGC/NCC

Achtergrond herziening regeling voor Consortium en uitgangspunten voor regeling over NBC (en mogelijk andere toekomstige initiatieven)

De intellectuele eigendomsregeling (hierna: de Regeling) die aan de consortiumovereenkomst is toegevoegd is in deze vorm tot stand gekomen in 2007, toen Stichting Pica het resterende deel van de aandelen in OCLC PICA B.V. verkocht aan OCLC Inc. (US).

De Regeling is gebaseerd op de regeling die tot stand kwam in 1999/2000 toen Stichting Pica juridisch werd gesplitst tot Stichting Pica (100% aandeelhouder van Pica B.V.) en Pica B.V. (bijlage A). Ook werd toen in fases 60% van de aandelen van Pica B.V. door Stichting Pica verkocht aan OCLC Inc. Deze wijzigingen leidden tot een grondige discussie over de eigendomsrechten op de data in de centrale database van Pica (GGC en NCC). Immers, de waarde van Pica werd voor een groot deel bepaald door de exploitatie van de data in de nationale infrastructuur met GGC en NCC/IBL. Verschillende varianten zijn toen de revue gepasseerd maar uiteindelijk is gekozen voor de volgende oplossing: Er werd een Stichting Pica Database opgericht, welke de juridische eigenaar is van de Centrale Pica Database. Dit voor het geval de B.V. failliet zou gaan of zou besluiten de diensten te staken. De doelstelling van de Stichting Pica Database is als volgt geformuleerd:

Doel en middelen.
Artikel 2.

De stichting heeft ten doel het verkrijgen, houden en beveiligen van de rechten op de database en het beschikbaar doen stellen aan de Nederlandse gebruikers, zulks op eigen naam, maar in opdracht en voor rekening en risico van anderen, alsmede het verrichten van al hetgeen met het vorenstaande verband houdt. De database is opgebouwd met behulp van het Gemeenschappelijk Geautomatiseerde Catalogiseer Systeem (GGC) en de subset daarvan die de basis vormt van het Nederlandse Centrale Catalogus/Interbibliothecair Leenverkeer - Systeem (NCC/IBL).
De exclusieve gebruiksrechten op genoemde database komen ingevolge een daartoe gesloten overeenkomst toe aan de te Leiden gevestigde besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: OCLC PICA B.V. met handelsregisternummer 28115418, dan wel aan OCLC Online Computer Library Center, Inc. volgens de voorwaarden van voornoemde overeenkomst. In geval van beëindiging van genoemde gebruiksrechten is de stichting bevoegd de gebruiksrechten op de database ofwel zelf te gebruiken, ofwel aan een derde ter beschikking te stellen, teneinde de dienstverlening aan Nederlandse gebruikers te continueren.
De stichting zal zich onthouden van andere activiteiten dan de hiervoor genoemde en zal zich met name onthouden van activiteiten die enig commercieel risico kunnen meebrengen anders dan ter uitvoering van de hiervoor genoemde doelstellingen. De stichting heeft geen winstoogmerk.

Onderdeel van de licentieovereenkomst waaraan artikel 2.2. van de statuten refereert is een regeling over het gebruik van de data door bibliotheken. Daarbij is getracht de belangen van de bibliotheken en die van Pica als exploitant van de data met elkaar in balans te brengen. Kern van de regeling vanaf 1999 is dat voor niet standaard gebruik toestemming van Pica moet worden gevraagd. Het betrof voornamelijk gecombineerd gebruik van data van meerdere bibliotheken of gebruik voor bijzondere doelen, zoals bibliografieën.

Op grond van deze licentieovereenkomst inclusief een regeling voor het gebruik van data was OCLC Inc. bereid een prijs voor Pica B.V. te betalen. Hierin was de waarde voor de database opgenomen. De door OCLC betaalde bedragen vormen het vermogen van de huidige Stichting Pica. Deze Stichting beoogt de wetenschappelijke en openbare informatieverzorging in Nederland te bevorderen en te stimuleren. Met deze middelen kunnen (innovatieve) initiatieven worden gesubsidieerd waarvan de resultaten ten goede komen aan Nederlandse bibliotheken.

Toen in 2007 de resterende aandelen van Stichting Pica aan OCLC Inc. werden verkocht is opnieuw over de regeling en het gebruik van de database door bibliotheken gesproken. Dit leidde tot een aanpassing waardoor er voor de bibliotheken minder restricties golden: de bibliotheek moest nog steeds toestemming vragen voor gebruik zoals bovengenoemd, maar de criteria op grond waarvan Pica, in middels OCLC PICA B.V. geheten de toestemming mocht weigeren werden gespecificeerd (bijlage B). Indien OCLC PICA niet binnen de bepaalde termijn reageerde mocht de bibliotheek van instemming uitgaan.

Voorts werden de licentieregeling en de statuten van de Stichting Pica Database aangepast. Het bestuur wijzigde (1 Stichting Pica, 1 OCLC PICA B.V. en 1 onafhankelijk lid, gekozen door beiden gezamenlijk). Ook de licentieovereenkomst werd aangepast waardoor OCLC PICA bij ernstige verwaarlozing van de GGC- en NCC/IBL dienstverlening ook de rechten op de data zou kunnen verliezen. Tevens werd gewerkt aan een escrow regeling om de beschikbaarheid van data en software voor de bibliotheken, voor het geval dit conform de afspraken noodzakelijk zou zijn, beter te waarborgen.

Er zijn in de periode vanaf 1999 binnen het kader van de regeling nauwelijks formele verzoeken binnen gekomen om van de geboden mogelijkheden gebruik te maken. Dit kan enerzijds te maken hebben met beeldvorming dat (in tegenstelling tot de mogelijkheden die de Regeling biedt) nauwelijks gebruik van de data toegestaan zou zijn. Het kan anderzijds echter ook betekenen dat zich geen reële behoefte heeft voorgedaan om van de Regeling gebruik te maken. Ook in een ander opzicht heeft beeldvorming mogelijk een rol gespeeld. De bestaansredenen voor de Regeling zijn vooral in verband gebracht met de bedrijfseconomische belangen van eerst Pica B.V. en thans OCLC B.V.. Dit is op zich niet onjuist, maar achter dit belang van OCLC B.V. ligt een gemeenschappelijk belang van alle bibliotheken die in de loop van decennia hebben meegewerkt aan de opbouw van de database en voor de financiering hebben zorg gedragen. Het is in het belang van alle deelnemende bibliotheken dat de continuïteit van de Centrale Pica Database en de bijbehorende dienstverlening zo goed als mogelijk wordt veiliggesteld. Die continuïteit komt in het gedrang, als de bedrijfseconomische basis wordt ondermijnd. Welk arrangement er ook gekozen wordt voor beheer en ontwikkeling van de database, de bedrijfseconomische basis zal er altijd moeten zijn.

Tegelijkertijd met de Nederlandse discussie over het gebruik van de Centrale Pica database speelde een zelfde soort discussie over gebruik van de data in de Verenigde Staten. OCLC Inc. kende een regeling voor gebruik van de WorldCat data die nog van 1987 dateerde. Een eerste herziening van deze regeling in 2008 was sterk juridisch gericht en werd als erg protectionistisch van OCLC ervaren. Naar aanleiding van deze kritiek werd een beleidsgroep ingesteld grotendeels bestaande uit (ook Europese) lidbibliotheken, gebruikers van WorldCat. Deze groep heeft nieuw beleid opgesteld, waarin het gebruik van data wordt geoptimaliseerd en gestimuleerd met zo min mogelijk beperkingen. Enige beperkingen werden echter wel noodzakelijk geacht voor de instandhouding van de diensten en producten van OCLC op de lange termijn. De intentie van het nieuwe beleid is door voornoemde beleidsgroep omschreven als een balanceerroefening die analoog ook voor de Nederlandse situatie van toepassing is: "Maximize the utility and viability of WorldCat, enable and facilitate innovation based on WorldCat, and support the substantial network of relationships between OCLC members and their partners in today's information landscape, while sustaining the integrity of the WorldCat database and its economic underpinnings." (1) Het beleid, geformuleerd in "WorldCat Rights and Responsibilities for the OCLC Cooperative" is bedoeld als een code van 'good practice', gebaseerd op gedeelde waarden, vertrouwen en wederkerigheid. (bijlage C)

OCLC PICA B.V., inmiddels OCLC B.V., ondersteunt het gewijzigde beleid van OCLC voor WorldCat en denkt dat dit ook binnen de Nederlandse bibliotheekwereld van toepassing kan worden. Dit is ook gewenst omdat de Nederlandse data opgenomen zijn in WorldCat. Daarnaast is er dan één duidelijke regeling voor de gehele OCLC gemeenschap. Om dit te bewerkstelligen zou "WorldCat Rights and Responsibilities for the OCLC Cooperative" hierbij grotendeels in de plaats moeten komen van artikel 3 van de Regeling.

Het gebruik van de data in het nieuwe beleid gaat in hoge mate uit van het gezamenlijk belang van bibliotheken en OCLC om een goede infrastructuur voor bibliotheken wereldwijd in stand te houden; bibliotheken zijn deelnemers in de OCLC bibliotheekgemeenschap en voelen jegens deze ook een verantwoordelijkheid terwijl OCLC wordt uitgedaagd goede diensten te leveren. Het beleid gaat ervan uit dat bibliotheken hun abonnementen bij OCLC laten doorlopen terwijl zij tegelijkertijd gestimuleerd worden de data zo optimaal mogelijk te gebruiken. De wereldwijde samenwerking binnen het OCLC coöperatief is zo optimaal gewaarborgd.

Al met al betekent dit beleid dat een bibliotheek veel met de data mag, mits bepaalde basisregels en waardes in acht worden genomen.

Dit beleid zou vanwege de specifieke situatie in Nederland (waarbij Stichting Pica Database de eigendomsrechten op de in de centrale database verzamelde data heeft) aangevuld moeten worden met een aantal nadere afspraken. Dit is voornamelijk het geval indien een substantieel deel van de Nederlandse data buiten de bestaande gemeenschappelijke infrastructuur wordt gebruikt, waardoor de kwaliteit en continuïteit van deze infrastructuur, de exploitatie van de data en uiteindelijk het voortbestaan van de B.V. zelf in gevaar zouden kunnen komen. "WorldCat Rights and Responsibilities" biedt hiertoe ook aanknopingspunten: bibliotheken hebben een 'responsible use' verplichting en mogen geen zaken doen die de waarde van WorldCat (analoog GGC/NCC) verminderen. Het is niet in het belang van de Nederlandse bibliotheken als naast de reeds door OCLC opgebouwde nationale infrastructuur van GGC en NCC een andere infrastructuur wordt gebouwd die in hoge mate van de data in GGC en NCC gebruik maakt en die bovendien het economisch voortbestaan van OCLC B.V. in Nederland in belangrijke mate zou ondergraven. Ook hierbij kan de soortgelijke argumentatie van de WorldCat Record Policy beleidsgroep geciteerd worden: "The fact that OCLC has a public purpose does not mean that WorldCat is a "public good" in the economic sense. The goal of sharing widely the benefits of WorldCat sits alongside the practical need to sustain the economic viability and value of WorldCat over the long term... If the database does not receive the continued organizational support of OCLC members, there is a very real danger that it will become fragmented and lose its integrity, that its quality will be diminished, and that, consequently, its utility to the OCLC cooperative will be reduced." (2)

Concreet betekent dit voor de situatie in Nederland dat het (her)gebruik van de data in GGC/NCC (of deze data in WorldCat) als geheel of substantiële delen (vb: OB/PlusB/UKB data) daarvan buiten de infrastructuur van OCLC niet zonder nadere afspraken kan worden toegestaan en nauw samenhangt met gewaarborgde betaling en voortgezette abonnementen voor de OCLC dienstverlening.

Voor een invulling van de nadere afspraken wil OCLC B.V. samen met het Consortium GII criteria opstellen die dienen om de minimale kwaliteit en continuïteit te waarborgen van de databestanden en de bijbehorende functionaliteiten. Binnen het kader van de institutionele structuur die in Nederland is gegroeid, waarbij Stichting Pica Database een licentie heeft verleend aan OCLC B.V., betekent dit vanzelf ook, dat de economische levensvatbaarheid van OCLC B.V. voor de dienstverlening moet worden gewaarborgd. Als de kosten van beheer en ontwikkeling van databestanden en bijbehorende functionaliteiten niet meer kunnen worden gedekt, komt de continuïteit in het gedrang. Ter wille van een toekomstvaste ontwikkeling zullen telkens weer de doelstellingen en belangen van alle betrokken partijen met elkaar in evenwicht moeten worden gebracht. Met de komst van de Stuurgroep Consortium GII is een platform ontstaan waar OCLC B.V. verantwoording kan afleggen over het gevoerde beleid en van jaar op jaar in goed overleg de werkplannen kunnen worden opgesteld.

Tot slot dient voor de goede orde nog te worden vermeld dat wijziging van de intellectuele eigendomsregeling de instemming van de Stichting Pica Database behoeft omdat het een aanpassing van de licentieovereenkomst van OCLC B.V. met Stichting Pica Database betekent.

OCLC B.V. 18 mei 2011, rev. 3 november 2011

(1) Bron: WorldCat Rights and Responsibilities for the OCLC Cooperative, section 1.
(2) Bron: WorldCat Rights and Responsibilities for the OCLC Cooperative, section 2.D.