Préstamo interbibliotecario automatizado que crea mejores experiencias para el personal y los usuarios

1.º de julio de 2025

La fusión de dos sistemas bibliotecarios no es tarea fácil, pero para la St. Louis Public Library y la St. Louis County Library esto representó una oportunidad de crear una experiencia moderna y sin inconvenientes para su comunidad. En 2023, la St. Louis Public Library, con sus 15 sucursales, y la St. Louis County Library se unieron para llegar mejor a la población conformada por 2,8 millones de personas en el área metropolitana de Saint Louis. Ambas bibliotecas fusionaron sus catálogos y sistemas de administración de bibliotecas, creando un catálogo compartido que ha mejorado el acceso para su comunidad.

Facilitar la implementación

Después de la fusión de las bibliotecas, Laura Kuhl, administradora de servicio al cliente de la St. Louis Public Library, centró su atención en modernizar los servicios de préstamo interbibliotecario (ILL). Tipasa surgió como la solución ideal, al ofrecer una interfaz para el personal moderna y fácil de usar, y que optimizó los flujos de trabajo. Además, tiene la ventaja adicional de estar basada en la nube, lo que le permitió al departamento de TI centrarse en otras prioridades.

“La capacitación que recibimos de parte de OCLC fue increíblemente clara”, compartió Laura. “Tuvimos mucho tiempo para hacer preguntas, y los gerentes de proyecto respondieron a todas nuestras necesidades. Todo se presentó de manera detallada, con abundante documentación útil. No esperaba que el proceso fuera sencillo (las implementaciones rara vez lo son), pero este fue fácil. Cualquier inconveniente encontrado fue menor y se resolvió rápidamente. Fue una gran victoria”.

El proceso de implementación se completó en tres meses. Incluso los miembros del personal que al principio tenían dudas respecto al cambio, rápidamente aceptaron a Tipasa. “Al final de la primera semana, uno de los miembros del personal con más años de servicio, quien admitió que no le gustaba el cambio, me dijo: ‘Esto es mucho mejor’”, recordó Laura.

Ahorrar tiempo mediante procesos intuitivos

Las funciones de automatización de Tipasa, como la gestión de derivaciones y solicitudes de préstamos, redujeron significativamente la carga de trabajo del personal y agilizaron los procesos. “Es muchísimo más fácil. Las automatizaciones han facilitado un trabajo más eficiente y ágil de nuestro equipo, especialmente las solicitudes de préstamos, que ahora son mucho más sencillas que antes”, dijo Laura.

Los resultados de la migración a Tipasa han sido impresionantes. Los préstamos aumentaron en casi 100 solicitudes al mes, lo que refleja la mejora en la eficiencia del sistema. La automatización ha reducido la necesidad de intervención manual por parte del personal, lo que le permite al equipo tener mayor flexibilidad y más tiempo para dedicarlo a sus otras responsabilidades, como responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y consultas por chat a nivel de todo el sistema. “Hay muchas cosas sucediendo detrás de escena que ni siquiera tenemos que tocar: simplemente funcionan”, explicó Laura. Un miembro de su equipo compartió: “¡Nos encantan las automatizaciones!”.

Tipasa ha eliminado la necesidad de crear perfiles para nuevos usuarios de la biblioteca al reemplazar este procedimiento de varios pasos con un proceso optimizado que supone un gran ahorro de tiempo para el personal. Además, Tipasa bloquea automáticamente las solicitudes provenientes de usuarios que no son aptos, como aquellos que exceden sus límites de préstamo, ahorrándole tiempo al personal al eliminar la necesidad de realizar verificaciones manuales.

Los usuarios de la biblioteca también se han beneficiado de la transición, ya que encuentran el nuevo sistema intuitivo y fácil de usar. Las actualizaciones y los estados precisos en la página web de ILL para el usuario han resuelto gran parte de la confusión que experimentaban los usuarios anteriormente. “No hemos escuchado ni una sola queja de ningún cliente, lo cual es sorprendente”, afirmó Laura. “Ha sido una experiencia sin inconvenientes para el cliente, y eso es lo ideal”.

Ubicación

• Saint Louis, Misuri, EE. UU.

La biblioteca en cifras

• Presta servicios a una población de 250 000 personas en la ciudad y 2,8 millones en el área metropolitana de Saint Louis.
• Cuenta con más de 1,2 millones de materiales en sus colecciones.
• La Central Library, la sucursal principal de la SLPL, es un punto de referencia histórico diseñado por el reconocido arquitecto Cass Gilbert, y en 2012 fue sometida a una renovación con un costo de USD 70 millones, lo que restauró su grandeza e integró comodidades modernas.