Automatice los flujos de trabajo y cree nuevas posibilidades para los servicios bibliotecarios

El hardware y software de la biblioteca de la Universidad Oxford Brookes ya no podían seguir actualizándose. El personal se dio cuenta de que era necesario un cambio significativo si querían seguir respondiendo a las expectativas de un entorno académico variable y a los objetivos establecidos por la universidad. “Queríamos deshacernos de algunas de las restricciones del alojamiento local cambiándonos a un sistema alojado SaaS [software como un servicio], en el que el nuevo proveedor se encargaría del trabajo de mantenimiento requerido, lo que nos permitiría enfocarnos en la entrega y desarrollo", explica Tamsin Rothery, ex gerente de Infraestructura digital. Y así, en el 2018, el personal de la biblioteca escogió los Servicios de Administración de WorldShare^® (WMS) como su nueva plataforma bibliotecaria totalmente integrada. 

Con la biblioteca del campus principal abierta las 24 horas del día, los siete días de la semana durante el semestre, el personal no siempre puede estar disponible durante todo el día. Sin embargo, el cambio a los WMS les permitió satisfacer la necesidad de servicios digitales de alta calidad con un sistema más flexible, intuitivo y más fácil de usar para los estudiantes. Significa que también pueden administrar los contenidos de libre acceso por medio de flujos de trabajo integrados, lo que conduce a un aprendizaje y ejecución sin problemas para sus estudiantes.

Era importante que los estudiantes pudieran acceder a todos los detalles de su cuenta en un solo lugar, incluidos sus préstamos, solicitudes de ILL y cargos. Antes de la implementación de los WMS, para que un estudiante pagara una multa o cualquier otro cargo, tenía que ir hasta la biblioteca, y un miembro del personal tenía que interceder en el proceso y liquidar la multa, lo cual no es práctico para una biblioteca que funciona las 24 horas. Así que la universidad preparó el camino para la integración de los pagos en línea con los WMS. Kate Alderson-Smith, ex líder del equipo de Servicio al cliente, explicó de qué manera esto ha ayudado. “Con la integración entre los WMS y WPM Education, nuestro sistema de pago en línea, el personal ahora puede ofrecer muchos más servicios, puesto que se ha conseguido disponer parte de su tiempo. El sistema es intuitivo; no necesita instrucciones y los estudiantes están acostumbrados a esta funcionalidad de pago en línea". 

Gracias a este y otros flujos de trabajo automatizados, el personal ahora cuenta con más tiempo para buscar otras posibilidades en torno al análisis de datos y trabajar en otros proyectos como el sitio web de la biblioteca.

Gracias a los informes de WorldShare y a los registros de datos de EZproxy^®, el personal de la biblioteca ha podido analizar sus colecciones y servicios con los datos que los respaldan. Esto les ha dado la oportunidad de explorar a fondo los datos de cada material y cómo esto puede ayudarles a ofrecer una mejor experiencia a los estudiantes. Además, han estado trabajando con analistas de datos y con el depósito de datos de la universidad para identificar las métricas clave y desarrollar un proceso analítico de aprendizaje que ayude a comprender los niveles de participación de los estudiantes y el papel de la biblioteca en esto.

Ubicación

• Oxford, Reino Unido

La biblioteca en cifras

• Respalda a una de las mejores universidades modernas del Reino Unido, clasificada como la mejor universidad más joven por cuarto año consecutivo en la Clasificación mundial de las 50 mejores universidades del mundo
• Ubicada en cuatro sedes, la biblioteca apoya a más de 16 600 estudiantes de todo el mundo y a 2800 empleados
• Aloja importantes colecciones especiales en la biblioteca principal, Headington Library, que incluye temas como alimentación y bebida, arte y arquitectura, y publicaciones y premios literarios