Workflows automatisieren und neue Möglichkeiten für Bibliotheksdienste schaffen

Aufrüstung und Upgrade der Hard- und Software der Oxford Brookes University waren nicht mehr möglich. Die Mitarbeiter*innen kamen zu dem Schluss, dass es Zeit für eine grundlegende Veränderung war, wenn sie weiterhin die Erwartungen einer sich verändernden akademischen Umgebung erfüllen und die von der Universität gesteckten Ziele erreichen wollten. „Wir wollten uns einiger Einschränkungen des lokalen Hostings entledigen, indem wir zu einem SaaS [Software as a Service]-System migrieren, wo der neue Anbieter sich um die erforderliche Wartung kümmert, sodass wir uns auf die Bereitstellung und Weiterentwicklung unserer Dienst konzentrieren können“, so Tamsin Rothery, ehemaliger Digital Infrastructure Manager. Daher entschied sich das Bibliothekspersonal 2018 für WorldShare^® Management Services (WMS) als neue, vollständig integrierte Bibliotheksplattform. 

Obwohl die Bibliothek am Hauptstandort der Universität während des Semesters rund um die Uhr geöffnet ist, kann da Personal nicht immer tags und nachts verfügbar sein. Der Umstieg auf WMS ermöglichte ihnen jedoch, bei Bedarf qualitativ hochwertige, digitale Dienste mit einem flexibleren System bereitzustellen, das intuitiv und benutzerfreundlicher für die Studierenden war. Dies ermöglichte außerdem die Verwaltung von Open Content durch integrierte Workflows und nahtlose Recherche im Sinne der Studentenzufriedenheit.im Sinne einer höheren Zufriedenheit bei den Studierenden.

Eine wichtige Funktion des neuen Systems sollte sein, dass Studierende alle ihre Kontodetails einschließlich ihrer Ausleihen, Fernleihanfragen und Gebühren einsehen können. Vor der Einführung von WMS mussten Studierende Mahngebühren oder andere Beiträge vor Ort in der Bibliothek bezahlen. Das Personal musste den Vorgang bearbeiten und die Mahngebühr entgegennehmen, was für eine rund um die Uhr geöffnete Bibliothek nicht praktikabel ist. Daher ermöglichte die Universität die Einbindung eines Online-Zahlungssystems in WMS. Kate Alderson-Smith, ehemalige Teamleiterin des Kundenservice, erläutert die vielen Vorteile. „Durch die Einbindung des Online-Zahlungssystems WPM in WMS kann unser Personal viele weitere Dienste anbieten, für die vorher die Zeit fehlte. Das System ist intuitiv und kann ohne Anleitung gestartet werden. Studierende sind an die Funktion der Online-Zahlung gewöhnt.“ 

Durch dieses System und andere automatisierte Workflows haben die Bibliotheksmitarbeiter*innen nun mehr Zeit, sich um andere Möglichkeiten der Datenanalyse sowie um andere Projekte, z. B. den Internetauftritt der Bibliothek, zu kümmern.

Durch die Verwendung von WorldShare Reports und EZproxy^® zur Datenerfassung konnten die Bibliotheksmitarbeiter*innen mit den entsprechenden Daten Diskussionen zu ihren Beständen und Diensten anregen. Dadurch konnten sie die einzelnen Einträge genauestens analysieren und sehen, wie sie die Nutzung für Studierende verbessern können. Zusätzlich haben sie mit Datenanalysten und dem Data Warehouse der Universität zusammengearbeitet, um wichtige Kennzahlen zu identifizieren und einen Lernanalyseprozess zu entwickeln, der Erkenntnisse über das Level der studentischen Lernaktivitäten und die Rolle der Bibliothek in diesem Zusammenhang liefern soll.

Standort

• Oxford, Vereinigtes Königreich

Die Bibliothek auf einen Blick

• Unterstützt eine der modernsten Universitäten im Vereinigten Königreich, die zum vierten Mal in Folge im Rahmen des QS Top 50 Under 50 World University Rankings als beste junge Universität ausgezeichnet wurde.
• Verteilt auf vier Standorte unterstützt die Bibliothek mehr als 16.000 Studierende aus der ganzen Welt sowie 2.800 Mitarbeiter*innen.
• Führt bedeutende Spezialbestände in der Hauptbibliothek, der Headington Library, die Bereiche wie Ernährung, Kunst und Architektur sowie mit Verlags- und Literaturpreisen ausgezeichnete Werke abdecken.