Membres du Comité consultatif d'OCLC Canada

Réunions du Comité consultatif d'OCLC Canada

Présentations du Comité consultatif d'OCLC Canada

Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada

Cette charte a été adoptée le 7 mai 2007 et révisée / modifiée pour la dernière fois le 15 mars 2021.
Note.- Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.

Mission

La mission du Comité consultatif d'OCLC Canada (CCOC) est d'offrir conseils et informations à OCLC Canada sur des questions touchant les bibliothèques au niveau régional, national et international. La mission du CCOC est également de s'assurer qu'OCLC Canada évolue dans un esprit de collaboration avec les organismes canadiens tant pour identifier les opportunités que pour créer des services.

Les conseils et informations seront utilisés pour mieux répondre aux besoins des bibliothèques membres situées à l'intérieur du Canada, et le CCOC transmettra régulièrement les résultats de ces initiatives à la direction supérieure d'OCLC. Le CCOC aidera OCLC Canada à déterminer les directions futures incluant des possibilités de coopération avec d'autres organismes ou initiatives reliés aux activités d'OCLC Canada. Les tâches spécifiques du CCOC sont les suivantes :

• Conseiller OCLC Canada sur la planification et les politiques.
• Solliciter des informations d'une grande variété de sources et partager idées, commentaires, suggestions et préoccupations avec OCLC Canada.
• Être le lien entre les membres canadiens, le Conseil mondial d’OCLC et le Conseil de région des Amériques d’OCLC.
• Conseiller OCLC Canada sur les services et produits offerts.
• Passer en revue les résultats des sondages sur la satisfaction des bibliothèques membres à intervalles réguliers.
• Conseiller OCLC Canada sur les manières de collaborer efficacement avec d'autres initiatives de bibliothèques au Canada et mondialement.
• Offrir son support à OCLC Canada pour ses projets régionaux (solliciter CARL, CULC et d'autres conseils d'associations de bibliothèques du pays).

Membres du Comité consultatif d'OCLC Canada

Les délégués au Conseil mondial d’OCLC qui travaillent activement dans le marché canadien des bibliothèques seront membres du CCOC. Ces délégués seront automatiquement assignés comme membres votants au CCOC durant leur mandat respectif. Il y aura trois (3) membres votants d’office au CCOC : l’un représentant Bibliothèque et Archives Canada (BAC); l’un représentant le groupe Gestion du savoir de la Bibliothèque scientifique nationale du Conseil national de recherches Canada; et l’un représentant Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Les nouveaux membres supplémentaires du CCOC sont nommés par les membres existants avec l’aide du directeur d’OCLC Canada. Tant les membres que le directeur doivent veiller à ce que la représentation géographique, linguistique et des types de bibliothèques soit équilibrée. Le nombre de délégués souhaité est de neuf (9) membres votants mais, de temps à autre, et selon le nombre de représentants étant délégués au Conseil mondial d’OCLC sans être déjà délégués au CCOC, et selon la durée des mandats des délégués existants, ce nombre peut être dépassé au besoin.

Les membres du CCOC choisiront le président du Comité consultatif.

Le directeur d'OCLC Canada et jusqu'à deux employés supérieurs d'OCLC seront membres d'office du CCOC.

Responsabilités des délégués du Comité consultatif d'OCLC Canada

1. Les membres du CCOC, à l'exception des responsabilités et devoirs assignés par le CCOC même, doivent être égaux en pouvoirs et responsabilités.
2. Les membres du CCOC doivent s'efforcer de mener, de bonne foi, les affaires du CCOC par consensus et travailler avec diligence pour remplir le mandat du CCOC.
3. Les membres du CCOC qui ne peuvent plus assumer leurs responsabilités de façon consciencieuse au sein du CCOC doivent démissionner par écrit (par lettre signée et envoyée au président du CCOC et au directeur d'OCLC Canada).
4. Les membres du CCOC doivent faire connaître les activités d'OCLC et de la Coopérative OCLC auprès de clientèles locales et nationales du Canada.
5. Les membres du CCOC doivent faire la promotion des valeurs communes de la coopérative OCLC.

Durée du mandat

Un membre du CCOC sera nommé pour un mandat de trois ans. Ce mandat peut être renouvelé.

Le mandat du président du CCOC sera déterminé par le CCOC lors de sa sélection, mais devrait idéalement être d'une durée de trois ans.

Au minimum, un nouveau membre devrait remplacer un membre existant pour un mandat de trois ans chaque année.

Réunions

Normalement, le CCOC se réunira en personne annuellement (à l'automne). Le lieu de la rencontre sera choisi par les délégués au CCOC afin de correspondre aux profils des membres et changera chaque année afin de permettre au CCOC et au personnel d'OCLC Canada de rencontrer les membres et utilisateurs de la coopérative OCLC Canada à travers le Canada.

Le CCOC se réunira deux fois par année, ou plus si le président le juge nécessaire, via conférence téléphonique. Ces conférences téléphoniques pourraient avoir lieu avant les réunions du Conseil mondial d'OCLC et/ou du Conseil de région des Amériques d'OCLC.

Les procès-verbaux et les conclusions des réunions seront rédigés par le directeur d'OCLC Canada et révisés par le président du CCOC. Les procès-verbaux seront accessibles au public.

La traduction simultanée en anglais ou en français sera fournie lorsque nécessaire. Tous les documents du Comité consultatif d'OCLC Canada seront disponibles dans les deux langues officielles du Canada.

OCLC Canada fournira les services de secrétariat (préparation de l'ordre du jour, procès-verbaux, rapports, etc.) pour le CCOC. La correspondance additionnelle peut être effectuée par le biais du courrier électronique et les appels téléphoniques au besoin.

Révision annuelle

Le CCOC doit réviser annuellement sa Charte afin d'en assurer la pertinence.

Déplacements et conférences téléphoniques

OCLC Canada remboursera les frais de transport, de repas et d'hébergement liés aux réunions du CCOC, incluant les fais de transport terrestre dans, et de la, localité du délégué. Les dispositions pour les voyages et les conférences téléphoniques seront transmises aux délégués par OCLC Canada.