Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal — 29 novembre 2024

Présents

Joseph Hafner - président, doyen associé, Services des collections, Université McGill May Chan, directrice des services de métadonnées, Université de Toronto
Mélanie Dumas, directrice de la collection de la Grande Bibliothèque, BAnQ
Caitlin Horrall, directrice générale, Archives privées et patrimoine publié Bibliothèque et Archives Canada
Gabrielle Prefontaine, doyenne de la bibliothèque Université de Winnipeg
Renee Reaume, directrice des services de métadonnées Université de Calgary
Debbie Schachter, vice-présidente adjointe, étudiants & directrice intérimaire, Services de bibliothèque et Ressources d’apprentissage Langara College
Renee Venne, gestionnaire, ATIP, Bibliothèque et services IM Conseil national de recherches Canada

Daniel Boivin, Directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Eric van Lubeek, chef des revenues et directeur général, EMEA/APAC, OCLC
Michael Vandenberg, doyen des bibliothèques, Dalhousie University

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
2. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2024
3. Présentation/discussion sur le Conseil mondial modifié en Conseil des leaders
   
4. Quelques nouvelles d'OCLC (CloudLibrary, Services de gestion WorldShare, PEB, données liées)
   
5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques canadiennes
   • Priorités nouvelles/révisées
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
6. Autres sujets (la date de la réunion du printemps 2025 sera déterminée par un sondage Doodle)
7. Levée de la réunion (téléconférence)

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
   • M. Hafner demande s'il est possible d'ajouter quelque chose à l'ordre du jour.
   • Mme Chan demande si un suivi de la discussion sur Relais lors de la dernière réunion pourrait être fourni soit lors du « Brainstorming sur le paysage canadien », soit lors de la discussion sur les « Autres sujets ».
   • Il a été accepté de le faire.

2. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2024
   • Le procès-verbal a été approuvé.

3. Présentation/discussion sur le Conseil mondial modifié en Conseil des leaders
   
   • Étant donné que M. Hafner a été étroitement associé à la transition et qu'il sera prochainement vice-président/président élu (2025/2026) du Conseil des leaders, il a fait le point sur la transition entre le Conseil mondial et le Conseil des leaders. Voici quelques détails importants :
   • Le nouveau Conseil des leaders d'OCLC sera mis en place progressivement au cours de la prochaine année avec des objectifs clairs : fournir des perspectives de bibliothèque afin d'éclairer OCLC quant à ses objectifs stratégiques, et élire six administrateurs au conseil d'administration.
   • En 1978, le premier Conseil des utilisateurs a été créé pour fournir un mécanisme de gouvernance des membres afin d'élire les administrateurs du conseil d'administration d'OCLC et fournir des commentaires directs des utilisateurs sur les produits et sur les services d'OCLC. Depuis, OCLC et ses membres ont considérablement augmenté, et la structure des Conseils a également évolué. En 2000, le Conseil des utilisateurs est devenu le Conseil des membres et c'est en 2008 que le Conseil des membres est devenu le Conseil mondial, compte tenu de la rapidité avec laquelle le nombre de membres s'est accru à travers le monde. Trois Conseils de région ont également été créés à l'époque (Amériques, EMEA et Asie-Pacifique).
   • Un élément commun à tous ces changements est qu'ils ont été menés dans le cadre d'une étude indépendante.
   • Beaucoup de temps s'est écoulé depuis ce dernier changement en 2008. Une enquête plus approfondie sur l'état actuel des Conseils s'imposait donc.
   • L'un des éléments qui a joué un rôle dans l'examen du rôle du Conseil mondial est le fait que le paysage de l'engagement d'OCLC s'est considérablement développé au cours des cinq dernières décennies. Aujourd'hui, les possibilités de participer à des discussions (blogues, réseaux sociaux, etc.), d'apporter des idées pour les produits et de communiquer avec d'autres membres d'OCLC ont considérablement augmenté par rapport à l'époque où le premier groupe d'utilisateurs d'OCLC a été formé en 1978.
   • Le rôle et les objectifs du Conseil mondial n'étaient plus très clairs. La déclaration des objectifs récemment définie pour le Conseil des leaders clarifie et met à jour le rôle unique du Conseil dans le paysage de l'engagement des membres d'OCLC et dans sa structure de gouvernance. Le rôle unique de cette prochaine itération des Conseils est de fournir les perspectives des bibliothèques pour guider les objectifs stratégiques d'OCLC, tels qu'établis par le conseil d'administration et l'équipe de gestion d'OCLC.
   • Du point de vue de la gouvernance, le Conseil, comme il l'a fait dans toutes ses versions précédentes, continuera d'élire six administrateurs au conseil d'administration d'OCLC.
   • Le nouveau Conseil des leaders réunira les trois Conseils de région distincts actuels en un seul conseil composé de deux délégations : l'une composée de membres d'Amérique du Nord, d'Amérique centrale et d'Amérique du Sud, et l'autre de membres d'Europe, du Moyen-Orient, d'Afrique et d'Asie-Pacifique.
   • Cette structure permet une certaine souplesse dans la composition du comité, qui peut compter entre 20 et 24 leaders de bibliothèques.
   • Les membres de ce nouveau groupe sont appelés « conseillers » au lieu de délégués, et ces conseillers seront désormais sélectionnés, et non plus élus. La sélection des conseillers sera effectuée par le Joint Membership Committee (un comité du conseil d'administration qui comprend les membres du Conseil des leaders) parmi les bibliothèques membres des pays à travers le monde.
   • Le mandat des conseillers restera de trois ans, avec la possibilité d'effectuer deux mandats consécutifs au sein du Conseil.
   • Les membres du Conseil des leaders seront élus par les conseillers, les postes de président et de vice-président étant attribués chaque année à tour de rôle aux deux délégations (Amériques et EMEA/Asie-Pacifique).
   • Le Conseil des leaders a entamé son premier mandat le 1^er novembre et s'est réuni virtuellement pour la première fois le 20 novembre.
   • Deux membres du Comité consultatif d'OCLC Canada (CCOC), May Chan et Joseph Hafner, font partie du Conseil des leaders pour 2024-2025.
   • Au cours de cette année de transition, l'accent sera mis sur la création de nouveaux groupes d'engagement et sur l'élaboration de lignes directrices procédurales pour le Conseil des leaders.
   • Mme Schachter, membre actuel du conseil d'administration, qui en est à sa ^troisième année d'un mandat de quatre ans, a confirmé que le processus d'élection d'un membre au conseil d'administration est maintenu et qu'il s'agit d'un rôle très important joué par le Conseil des leaders.

4. Quelques nouvelles d’OCLC (cloudLibrary, Services de gestion WorldShare, PEB, données liées)
   • La présentation utilisée sera publiée sur le portail.
   • En ce qui concerne les discussions en cours sur le PEB Relais avec les utilisateurs actuels et la communauté du PEB à travers le pays, M. Boivin a indiqué qu'en effet, les discussions se sont poursuivies. Le personnel d'OCLC chargé du partage des ressources a organisé plusieurs réunions et plusieurs visites dans des bibliothèques clés cet automne : Université de l'Alberta, Université de Colombie-Britannique, Simon Fraser, Bibliothèque publique de l'Alberta et quelques autres. Des conférences téléphoniques avec le groupe CAUL et l'Université du Nouveau-Brunswick, utilisateur actuel des Services de gestion WorldShare, sont également prévues. Parallèlement, le groupe OLS (Ontario Library Services) a commencé à utiliser le Partage de ressources pour groupes d’OCLC pour remplacer VDX le 12 novembre. OCLC travaille également en étroite collaboration avec BAnQ et le Réseau BIBLIO pour poursuivre leur transition vers le Partage de ressources pour groupes d’OCLC. La fin de vie de VDX pour ces deux groupes a été prolongée au moins jusqu'au début de l'année 2026 afin d'assurer une transition en douceur pour toutes les bibliothèques de ces groupes.
   • Mme Chan, avec cet ajout à l'ordre du jour, voulait s'assurer que les groupes qui l'avaient contactée, ainsi que d'autres délégués du CCOC, au sujet du statut du PEB Relais avaient été contactés, ce qui est le cas.
   • M. Boivin a également ajouté qu'un nouveau consultant en services de bibliothèque pour l'Ouest du Canada avait récemment été recruté pour remplacer Nigel Long qui a récemment pris sa retraite d'OCLC après 21 ans. Il s'appelle David Adimora et habite en Colombie-Britannique.
     

5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
   • M. Hafner a parlé des outils d'intelligence artificielle (IA) utilisés pour le catalogage. Ils sont également utilisés pour se connecter aux règles de catalogage afin de faciliter les tâches.
   • Mme Chan a poursuivi sur le sujet du catalogage et a donné son point de vue.
   • Le Program for Cooperative Cataloging (PCC) au Canada a tenu deux réunions à Washington. Une sur les données liées et une sur le PCC.
   • Des fournisseurs étaient présents : Casilini, Ex-Libris, OCLC, EBSCO. Le groupe a soulevé l’idée de l’urgence d’adopter les données liées au lieu d’attendre de voir qui sera le premier à les utiliser et à les mettre en œuvre. De nombreuses attentes ont été exprimées quant à la nécessité de développer de la formation. Mme Chan pariticipe au développement d’une formation sur les données liées à l’Université de Toronto.
   • Elle a mentionné que le congrès de DCMI (Dublin Core and Metadata Applications) s'est tenu à Toronto et qu'elle y a assisté.
   • L'initiative « Linked data for production » s'est également déroulée en ligne. Elle estime que les bibliothèques sont à la traîne alors que les chercheurs mettent beaucoup de métadonnées en ligne.
   • Elle estime également que les bibliothèques canadiennes du PCC pourraient être affectées par cet élan. À l'Université de Toronto, la mise en œuvre de BIBFRAME est prévue pour avril 2026. Il faut passer au niveau suivant, le niveau pratique, et cela demande encore du travail. Les organisations doivent cependant s'engager pour atteindre ce niveau supérieur.
   • Elle a indiqué que l'IFLA s'est penchée sur les données liées. Une enquête a été réalisée en 2023.
   • Des bibliothèques canadiennes en dehors du PCC travaillent en partenariat avec divers fournisseurs pour tester les éditeurs de données liées. Il semble que l'on envisage à nouveau de passer à la mise en œuvre dans les cinq prochaines années, pas plus.
   • Lien à la présentation Forward Linking Partnership, mai 2024
   • Mme Chan a également indiqué que la bibliothèque de l'Université de Toronto est poussée à s'intéresser à l'IA. Elle estime qu'il faut davantage coordonner ces initiatives et ne pas les isoler.
   • M. Boivin a ensuite demandé comment les budgets étaient affectés, ou non, par toutes les discussions tarifaires en cours, une éventuelle récession, etc.
   • Mme Horrall a répondu que cette question était certainement à l'ordre du jour chez Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Ils ont procédé à des réductions et s'attendent à d'autres réductions dans les années à venir. En termes de priorités, BAC construit le nouveau bâtiment avec la Bibliothèque publique d'Ottawa en collaboration avec la communauté autochtone pour la durabilité environnementale. Le projet devrait être achevé au début de l'année 2026, avec une ouverture pour l'été 2026. Ils tentent de concilier cette transformation avec les services publics et les ressources disponibles. Ils s'attendent à plus d'un million de visites par an après l'ouverture du nouveau bâtiment, contre 40 000 auparavant : ādisōke. Ils envisagent également de remplacer leur système d'information archivistique. Ils poursuivent leurs projets de numérisation avec Internet Archives pour les documents qui sont dans le domaine public. Ils continuent également à soutenir l'Alliance nationale des connaissances et des langues autochtones.
   • Lien vers Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).
   • Mme Venne a ajouté qu'au CNRC, ils sont également touchés par les réductions budgétaires. Ils ont mis fin à des abonnements et en réduiront le nombre dans les années à venir. Ils révisent les chaînes de travail et les diverses initiatives en vue d'éventuels ajustements. La pression au sein du gouvernement s'accroît et celui-ci s'attend à des réductions. Ils envisagent également de rénover le bâtiment M-55, la bibliothèque pour les deux prochaines années, de sorte qu'ils emballent beaucoup de choses ces jours-ci (livres rares et collections du premier étage).
   • Mme Dumas a indiqué que, sur le plan budgétaire, la situation est difficile à BAnQ, en particulier depuis quelques semaines. Ils ne peuvent pas embaucher et c'est le cas de tout le gouvernement du Québec. Ils classent les projets par ordre de priorité. Le Conseil de l'innovation du Québec a demandé à être prêt pour l'IA dans son récent rapport. Elle a indiqué que BAnQ pourrait s'occuper de la base de données de l'IA sur la culture, c'est-à-dire qu'ils peuvent alimenter l'IA avec ce contenu français. Ils travailleront donc sur une étude de faisabilité dans les prochains mois. Elle a enfin indiqué que toutes les bibliothèques publiques de la province cherchaient à identifier un éventuel SIGB partagé. Il s'agit d'une initiative gérée par l'ABPQ.
   • Mme Prefontaine tient à préciser que les universités canadiennes sont toutes concernées par le plafonnement du nombre d'étudiants. Cela se traduit par une baisse des revenus provenant des frais de scolarité. Au Manitoba, ils se débattent avec le stockage physique malgré l'attrition et le passage au numérique. L'infrastructure de conservation numérique est une priorité pour eux et pour le marché des bibliothèques au Canada. La mise en place d'une infrastructure à cet effet reste un défi.
   • Mme Reaume a confirmé que les budgets sont également au centre de leurs préoccupations. Le gouvernement provincial n'a encore rien annoncé et c'est de qui les « tient en haleine » jusqu'à ce que cela soit fait. La fluctuation du dollar canadien est également une préoccupation croissante. L'Université de Calgary a présenté le Centre for Artificial Intelligence Ethics, Literacy and Integrity. Ils ont organisé des ateliers et autres événements sur le thème de la musique et de l'IA, de l'IA dans les cours, des droits de l'homme, de l'intégrité académique, etc. Participer à ces activités permet à la bibliothèque de développer ses relations et son réseau sur le campus.
   • L'Université de York a perdu plusieurs milliers d'étudiants étrangers avec le nouveau plafond, alors que les frais de scolarité n'augmentent pas. Cela entraîne une pression financière importante à l'Université. L'initiative Nord: Réseau canadien de conservation partagée des documents imprimés progresse avec les trois projets (University Presses devraient être en mesure de prendre des engagements l'année prochaine). OCLC a publié un nouveau guide pour la mise en valeur des collections collectives et le Nord: Réseau canadien de conservation partagée des documents imprimés en fait partie. M. Hafner a été élu coprésident de cette initiative. À noter :
   • La Rosemont Shared Print Alliance et le Partnership for Shared Book Collections étaient des organisations distinctes visant à assurer la conservation et l'accès aux archives des revues imprimées et aux monographies, respectivement.
   • OCLC Research.

6. Autres sujets
   • Aucun.

7. Fin de la réunion
   • À 16 h 10, heure de l'Est.