Prepárese para garantizar una implementación sin dificultades

Utrecht University es una universidad líder en investigación en los Países Bajos que obtiene una alta puntuación en las clasificaciones internacionales. La biblioteca ofrece apoyo profesional en cada fase del ciclo de investigación. Desde 1998, el personal de la biblioteca de Utrecht University había estado trabajando con un sistema bibliotecario creado para procesar documentos físicos. Dado que el contenido en línea es una parte cada vez más importante de las colecciones bibliotecarias, sabían que era hora de actualizar el sistema. Sin embargo, algunos miembros del personal de la biblioteca tuvieron que acostumbrarse a dejar de lado un sistema de hace 20 años que estaba bastante adaptado a las necesidades de la biblioteca.

La administración de la biblioteca buscaba mejores procesos de estandarización y conexión con las regulaciones internacionales, a fin de hacer sus flujos de trabajo más eficientes. “Por ello, en 2016, empezamos a trabajar con el catálogo internacional de WorldCat^® y a aplicar cada vez más formatos y sistemas internacionales de regulación de metadatos", explicó Saskia Franken, gerente de proyectos de la biblioteca de Utrecht University. “Un nuevo sistema bibliotecario era el siguiente paso lógico”.

“Esta transición representó un gran momento de aprendizaje,” afirmó Saskia. La introducción de los Servicios de Administración de WorldShare^® (WMS) afectó a casi todos los departamentos de la biblioteca. Uno de cuatro miembros del personal participaron activamente en el proyecto, reuniéndose con el grupo de trabajo cada dos semanas durante casi nueve meses. “Nuestro sistema heredado estaba completamente en sintonía con ‘Utrecht.’ Fue fácil cambiar las cosas rápidamente cuando era necesario, por lo tanto tomó un tiempo acostumbrarse a trabajar en un entorno internacional compartido”, aseguró. La conversión de más de 3,5 millones de existencias fue una operación enorme: las preparaciones tomaron cinco meses mientras que la conversión real tardó dos meses. Y la conversión de los datos del usuario y préstamos tomó incluso más tiempo. No obstante, OCLC estuvo allí para ayudarnos en cada paso.

“Estábamos muy complacidos con la ayuda de OCLC durante la transición. Especialmente, con las personas que desarrollaron las capacitaciones y nos ayudaron con el proceso de implementación. Ellos hablaron con nosotros y realmente se tomaron el tiempo para responder al sinfín de preguntas que teníamos. Eso realmente nos ayudó a completar este proyecto largo, intenso y complicado". Los flujos de trabajo flexibles de los WMS permiten al personal de la biblioteca repensar cómo desean trabajar. “Este será uno de nuestros puntos de enfoque en el próximo período”, agregó Saskia.

La biblioteca se puso en marcha con los WMS en dos fases. Al momento en que se lanzó la segunda fase, Saskia explicó que “Todo el país estaba confinado debido a la COVID-19, por lo que el lanzamiento fue solo a nivel técnico. La biblioteca estaba cerrada, pero nuestro personal había comenzado a trabajar con los WMS. ¡Fue difícil trabajar de manera remota y ayudar a los colegas en el trabajo al mismo tiempo!”

Los WMS ya han ayudado al personal de la biblioteca a procesar materiales digitales. “Configuramos interfaces robustas conectadas a la arquitectura de la universidad usando las API de WorldShare”, afirmó Saskia. “Actualmente, usamos la infraestructura de WorldShare para todos los procesos de las grandes bibliotecas. Los dos aportes clave de este proceso son que ya no necesitamos mantener nuestros datos en dos bases de conocimiento distintas y que esto nos permite utilizar la funcionalidad completa de Tipasa^®, la solución de intercambio de recursos basada en la nube. ¡Ah, y poder trabajar de manera remota en momentos de necesidad también fue importante!”

Ubicación

• Utrecht, Utrecht, los Países Bajos

La biblioteca en cifras

• Fundada en 1584 y cuenta con aproximadamente 3,5 millones de existencias
• El Departamento de colecciones especiales alberga manuscritos, mapas, globos terráqueos, partituras y obras impresas antiguas poco comunes, valiosas y exclusivas, así como otros materiales especiales
• Atiende a 32 300 estudiantes y cuenta con 5865 empleados (3244 investigadores/profesores) con 1 750 000 usuarios bibliotecarios en 2 sucursales
• Apoya a la universidad que produce 8000 publicaciones científicas al año