Seguir brindando excelentes servicios al usuario incluso con poco personal

Las dos bibliotecas de Northern Kentucky University, la biblioteca principal W. Frank Steely Library y la Chase Law Library, hace poco tiempo se reorganizaron como dos unidades independientes, después de años de haber funcionado como una sola. En la época en que se produjo esta reorganización, muchos miembros del personal se jubilaron y no se los reemplazó de inmediato, por lo que la biblioteca legal ha quedado con una cantidad mínima de personal. Además, en este período, la biblioteca implementó los Servicios de Administración WorldShare^® (WMS) de modo que estuviera listo para el semestre correspondiente al otoño de 2015.

"En este punto", expresó el director adjunto de tecnología de la información Tom Heard, "debido a que hay unas cuantas vacantes por cubrir, simplemente estamos intentando… mantenernos a flote". Gracias a WMS, el personal que queda de la biblioteca legal está comenzando a optimizar algunos de sus procesos de rutina. Este grado de eficacia ha permitido a la biblioteca continuar brindando el alto nivel de servicio al que están habituados los estudiantes y docentes.

Debido a que los WMS están basados en la nube, el personal bibliotecario puede compartir parte del trabajo con otras bibliotecas legales de todo el mundo. Por ejemplo, Tom observó que se ahorra mucho tiempo con los procedimientos de registro de recepción de publicaciones seriadas. "WMS ofrece la opción de compartir patrones de registro de recepción de revistas", explicó. "Por consiguiente, nuestro personal no debe crearlos desde cero para cada título".

Jane Underwood, directora adjunta de servicios al usuario, también valora la característica de los WMS de estar basados en la nube, ya que da lugar a mejoras continuas. "Hay cambios que se producen en todo momento", dijo Jane. "Realmente me agrada el hecho de que les hagan retoques y cambios más de una vez al año". Tom añadió que solía actualizar el antiguo software basado en cliente de la biblioteca en cada una de sus computadoras. "Podía llevarme hasta un cuarto de hora por computadora", mencionó. "Ahora, ese costo está completamente erradicado".

Chase Law Library ya usaba el Servicio de préstamo interbibliotecario de WorldShare y tenía una Suscripción a metadatos y catalogación de OCLC; entonces, los WMS ayudan a "integrar aún más todo lo que ofrecemos a nuestros usuarios", indicó Tom. En los cursos que dictan, Jane y Tom también notaron que a los estudiantes les resulta fácil usar la interfaz de los servicios de WorldCat® Discovery. "Es fácil para ellos", dijo Tom, "porque la idea de tomar la columna de la izquierda y usarla para refinar los resultados es [similar a] lo que se usa en la iteración actual de Lexis y Westlaw". Jane considera que los estudiantes valoran especialmente el hecho de que no "saltan de una base de datos a otra", debido a que los resultados de las búsquedas pueden aparecer perfectamente en una sola lista. "He trabajado en la parte relacionada con la identificación de muchos catálogos", agregó Jane, "y esta me agrada mucho".

La biblioteca en cifras

• Brinda servicios a 430 estudiantes de tiempo completo y de tiempo parcial, así como a docentes del Chase College of Law de Northern Kentucky University, con acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Contiene más de 313 700 volúmenes y aproximadamente 57 859 títulos de monografías y publicaciones seriadas.
• Chase College of Law es una de las tres facultades de derecho que existen en Kentucky y la única que ofrece un programa vespertino.